TECNOLOGÍA. El travel manager en la era digital

TECNOLOGÍA. El travel manager en la era digital

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La conectividad del viajero y su movilidad focalizan las tendencias sobre tecnología en el mundo de los viajes de empresa. El origen principal de las grandes transformaciones que está experimentado el business travel tiene que ver con la necesidad conexión permanente. Como consecuencia, se multiplican exponencialmente los dispositivos inteligentes, según el estudio “El ciclo del viaje de negocios”, elaborado por Forum Business Travel en colaboración con Amadeus España.

 

La innovación ha avanzado mucho en la consolidación de aplicaciones que ayudan al viajero, especialmente durante su desplazamiento, que es cuando se genera más estrés por la falta de información. No obstante, el desarrollo de dicha conectividad móvil se ve condicionado por los esfuerzos para eliminar el sobrecoste de las comunicaciones en itinerancia (roaming), al menos en Europa.

La conectividad de los viajeros en la actualidad está ligada a nuevos sistemas de información, alertas de seguridad o servicios de geolocalización. En el futuro próximo, la tecnología del viajero pasará por la realidad virtual como complemento de los procesos de reservas o las redes sociales corporativas en las que compartir conocimientos y experiencias a nivel profesional.

  1. NUEVAS APP

Las grandes agencias especializadas en viajes corporativos han tenido que desarrollar aplicaciones integradoras de las funcionalidades esenciales, lo que se denomina one-stop shop o power apps: CWT to Go (CWT), TripCase (American Express Global Business Travel), TripNavigator (Egencia), TripSource (BCD Travel), Contigo (Halcón Empresas), etc.

Por otra parte, las últimas tendencias pasan por las búsquedas semánticas a través de la voz (ej.: Evature); la monitorización de todo tipo de servicios, incluso los ligados a la economía colaborativa (ej.: Hipmunk); las soluciones para compartir recursos (ej.: Drivy, RideWith); los recordatorios (ej.: TripList, PackPoint); los sistemas predictivos de precios futuros (ej.: Hopper); el rastreo de plazas de aparcamiento (ej.: Parking Kong); o las que pueden salvar de algún que otro apuro (ej.: RainAlarm, Flush).

Otras aplicaciones vinculadas a ciertos proveedores resultan muy útiles al gestionar desde el móvil en cuestiones como el room service o cualquier otra necesidad del huésped, el auto check in o check out para evitar esperas, la elección de asiento en el avión o el acceso a promociones locales. Incluso sectores muy tradicionales, como la banca y los medios de pago, ha sacado sus propias aplicaciones para ayudar al viajero corporativo. También están las starups, como Mytaxi o Cabify, con aplicaciones específicas para gestionar sus servicios.

 

  1. ROAMING

Después de muchos tiras y aflojas, el Consejo Europeo ha aprobado definitivamente las nuevas normas que pondrán fin a los recargos por utilizar el móvil en otro país comunitario a partir del 15 de junio de 2017. Las tarifas ya han bajado de forma generalizada y algunos operadores, después de entorpecer por todos los medios la medida, están anunciando ahora la supresión anticipada del recargo como forma de ganar cuota de mercado, adelantándose así a la competencia.

Según la nueva normativa, las compañías de telefonía tendrán que tratar en igualdad de condiciones todo el tráfico, aunque podrán aplicar “medidas de gestión razonables”. En virtud de ellas, la eliminación del roaming solo será aplicable en estancias cortas o viajes periódicos.

Lo que no queda muy definido en la reglamentación es la neutralidad en la red. En principio, los proveedores tienen que dar un trato equitativo a todo el tráfico, sin restricciones ni discriminaciones, “con independencia de quien sea el remitente y el receptor”. El bloqueo de contenidos solo se permitirá en circunstancias limitadas, por ejemplo, para evitar ciberataques, luchar contra la pornografía infantil o garantizar la seguridad frente al malware, pero también cuando se produzca “congestión del tráfico”, excepción vista por algunos grupos políticos y asociaciones de consumidores como una excusa para que las operadoras prioricen ciertos flujos en función de sus intereses.

  1. GESTIÓN DE REDES WI-FI

Mientras la eliminación del roaming se hace realidad en Europa —y en cualquier caso en las salidas fuera de ella— lo cierto es que el viajero de negocios depende de los accesos inalámbricos a Internet que puede encontrar en los hoteles y en ciertos lugares públicos, dado que las tarifas de datos resultan absolutamente inasumibles. También le queda la opción de llevar un segundo móvil liberado y adquirir una tarjeta SIM local para utilizar este dispositivo como módem del ordenador o de su teléfono principal y no quedarse incomunicado.

Algunos hoteles ofrecen a sus clientes módems de bolsillo al que se pueden conectar varios dispositivos, con libertad para sacarlos fuera del establecimiento. Son servicios con costes añadidos, pero infinitamente más baratos que las tarifas internacionales de datos. Asimismo, en el mercado existen varias aplicaciones para localizar redes wi-fi gratuitas.

 

  1. INFORMES, ALERTAS Y GEOLOCALIZACIÓN

Unas de las soluciones en movilidad más utilizadas por las empresas como parte de la estrategia de gestión de riesgo de sus empleados son las que tienen que ver con la documentación de viaje, los informes de destino, las alertas y la geolocalización. Las grandes agencias especializadas en corporate o algunas consultoras de seguridad cuentan con herramientas que integran algunas de estas funciones o todas ellas. Amadeus Mobile Messenger, por ejemplo, ofrece asistencia profesional para manejar situaciones  de riesgo y permite a la agencia de viaje comunicarse con sus viajeros en cualquier momento en tiempo real. También operan otras empresas como Tripcare y multinacionales como Healix o International SOS.

Las más efectivas son las que están conectadas con la herramienta de autorreserva. En este caso, los datos del itinerario se trasladan directamente a la aplicación, que además recoge las posibles alteraciones desde la reserva hasta que se realiza efectivamente el desplazamiento, o incluso durante el mismo.

 

  1. REALIDAD VIRTUAL Y REALIDAD AUMENTADA

El viajero de negocios puede encontrar verdaderamente útil dar un recorrido de 360º por una habitación antes de reservarla o por el restaurante en el que ha pensado cenar por la noche con un cliente importante. Desde luego, este tipo de proyecciones virtuales se están extendiendo cada vez más, y tomarán un impulso mayor cuando los hoteles permitan elegir habitación, un proyecto en el que ya están embarcadas algunas cadenas.

El salto al 3D hace tiempo que se dio, pero no acaba de incorporarse a la vida cotidiana. Esas gafas tan aparatosas que enseñan en las ferias parecen realmente mágicas, pero poco aptas para llevar en el bolsillo. En la medida que vayan reduciendo su tamaño —como ocurrió en su momento con los móviles— y mejorando sus prestaciones, será común en un futuro no muy lejano tenerlas siempre a mano en la mesa del despacho o en la bolsa de viaje. El mercado se está inundando de modelos y a precios realmente baratos.

  1. REDES SOCIALES CORPORATIVAS

La increíble —y viral— expansión de las redes sociales, auténticas protagonistas en ciertos ámbitos de la comunicación de masas, aún tienen que pegar el salto al entorno profesional. Ventajas no le faltan. Es cuestión de innovar en la cultura empresarial. Como indica Zyncro, uno de los grandes especialistas del mercado y de origen español, estas soluciones permiten agregar y compartir contenidos de distintas fuentes, conocer los detalles de la movilidad de los trabajadores mediante sistemas de check in y check out o geolocalizar a los usuarios a través de sus móviles.

Pero su alcance va mucho más allá. Con las redes sociales corporativas se puede generar Business Inteligence (BI); crear y gestionar proyectos de manera social y colaborativa; impulsar lazos de relación entre compañeros, clientes o colaboradores; conectar hardware y otros dispositivos a través del sistema Arduino; manejar de forma inteligente flujos de trabajo asociados a grupos, departamentos o diferentes áreas de negocio; o construir entornos de formación asociando soluciones de elearning con aportaciones de todos los miembros de la comunidad.