Una de las fases más impopulares de los desplazamientos profesionales se produce cuando el empleado regresa del viaje y le toca completar la liquidación de gastos. Por fortuna, gracias a las soluciones digitales que han ido apareciendo, cada vez es más sencillo y requiere de menos tiempo. Gestionar bien las dietas y los costes de representación interesa, y mucho, a las empresas y a los viajeros, porque forman parte de la remuneración y hay que tenerlos en cuenta a la hora de pagar impuestos.
Las empresas inciden cada vez más en el control de dietas y gastos de viaje porque ya tienen muy interiorizada la filosofía end-to-end, la que considera globalmente todos los costes asociados, y no solo con el ánimo de obtener ahorros directos, sino también para la conciliación administrativa, la detección de fraudes internos, el acceso a beneficios fiscales o el análisis de la información para generar business intelligence.
Uno de los vídeos que la empresa Expensya utiliza para ofrecer su plataforma de gestión lo explica muy bien: “El seguimiento de los gastos es un trabajo agotador. Implica una gran cantidad de tareas. La información llega de todas partes, en diferentes impresos, y a menudo de forma incompleta. La gestión de los gastos es como el cuento de nunca acabar”. Por eso hay aplicaciones que automatizan todas las etapas en una sola plataforma.
Expensya gestiona todo tipo de gastos profesionales, desde el kilometraje, hasta las dietas o los gastos online, incluso en múltiples divisas. Gracias a las tarjetas de pago asociadas al sistema se pueden asignar cada gasto a un equipo, empleado o proyecto concreto. Solo hay que establecer un presupuesto y configurar los niveles de aprobación. Todo lo demás queda automatizado.
“La idea es dar autonomía a los equipos sin perder la visibilidad y ahorrar tiempo. Solo hay que escanear los documentos con la aplicación y en cuestión de segundos tener todos los datos importantes a mano, archivados como exige la ley y listos para enviar al departamento financiero o exportar a cualquier software de contabilidad. Además, todos los datos se recopilan y clasifican en tiempo real para generar informes con los que establecer políticas de gastos”, señala María Teresa Rendo, Senior International Sales Manager de la compañía.
MIRANDO POR LA FISCALIDAD
Además de todas estas ventajas, el control efectivo de las dietas y gastos de representación es determinante a efectos de fiscalidad, algo que afecta tanto a la empresa como a los trabajadores. Las gestorías insisten mucho en este aspecto, porque la política retributiva es una de las grandes armas que tienen las empresas para tener a la plantilla contenta, lógicamente. La clave está en conocer bien los distintos gravámenes a los que están sometidos los llamados pagos en especie.
Sonia Álvarez, directora del Departamento Fiscal de Ayming, abunda en esta idea: “Es importante tener una política retributiva óptima. Por un lado, para retener el talento, sobre todo en los mercados dinámicos, ya que favorece el compromiso del empleado y la conciliación laboral, uno de los incentivos no salariales cada vez más valorados. Estudiarla bien desde el punto de vista fiscal permite obtener mayores beneficios con los mismos recursos”.
Toda esta estrategia pivota en torno a la llamada retribución flexible, que supone una parte en efectivo y otra en productos y servicios, habitualmente con un tratamiento fiscal más beneficioso. Como recuerda, Álvarez “este sistema tiene que estar pactado, bien por convenio colectivo o contrato particular”.
La cuestión es que los gastos de representación son también rendimientos del trabajo, incluidas las dietas y las asignaciones de gastos de viajes, básicamente el transporte, el alojamiento y la manutención. Estos pagos tributan a través del IRPF y a escala progresiva. Ojo con ello. En algunas comunidades puede llegar al 48% de la base imponible, como ocurre Cataluña, Asturias y Cantabria.
Sin embargo, hay rendimientos del trabajo en especie que están exentos: por ejemplo, los vales de comida o las tarjetas virtuales donde se van cargando los gastos en los restaurantes. También se aplica cuando el trabajador realiza el consumo fuera del establecimiento, en su casa o en otro lugar acordado para la entrega. Se trata de una novedad del Real Decreto 35/2020 de medidas para el comercio y la hostelería, aprobado a raíz de la crisis de la covid-19.
En cualquier caso, es incompatible con las dietas y asignaciones de viaje no sujetos a tributación. El límite son 11 euros diarios. Además, los vales tienen que estar numerados y ser nominativos e intransferibles. La cantidad que se deja de consumir no puede ser transferida al día siguiente, algo que la empresa no tiene obligación de controlar. Tampoco es reembolsable. Sí que está sujeto a tributación si la empresa entrega un dinero al empleado por un desplazamiento y este no puede acreditar todos los gastos. También si la empresa abona una cuantía para que los empleados gasten libremente.
Como explican en Ayming, para los conceptos que no están sujetos a tributación es importante considerar la carga de la prueba. Por ejemplo, para la manutención es la empresa la que tiene que demostrar el día, lugar y motivo del desplazamiento. En el caso de una estancia la acreditación corresponde al empleado. En los gastos de transporte la responsable es la empresa si se produce en un vehículo de su propiedad o en leasing y del viajero en el caso de utilizar transporte público. Aquí no existen límites: lo que cueste según la factura o el título de viaje. En caso de transporte privado el máximo es de 0,19 euros por km, más peajes. En fin, un lío. Lo mejor es ponerse en manos de expertos.
Otro punto donde se generan grandes ahorros por la vía fiscal es en la recuperación del IVA. Muchas empresas viven ajenas a esta posibilidad. Según Sonia Álvarez, esto se debe a la falta de recursos internos o a no disponer de documentos válidos para acreditar la deducción. “En Ayming hacemos dos procesos en paralelo: en el ámbito local, rectificar o canjear las facturas simplificadas por una correcta; y en el caso del IVA extranjero, presentamos las solicitudes de devolución para obtener un reembolso en la cuenta bancaria de la compañía”, añade.
RUMBO A LA DIGITALIZACIÓN
“La digitalización no es una meta, sino un proceso, un ciclo continuo en el que hay que ir detectando los cuellos de botella. Estos procesos suponen un reto. Es necesario un cambio cultural en la empresa, porque, si no, la tendencia es que todo el mundo se mantenga en su zona de confort”, subraya Jordi Sala, director de Ventas para la Península Ibérica de Emburse-Captio, uno de los grandes proveedores de soluciones para la gestión de gastos de viaje.
Con la pandemia, los confinamientos, el teletrabajo y demás, la necesidad de digitalización se ha acelerado. Pero, cuidado. A medida en que las empresas han ido procesando más datos —y con la tendencia actual de tenerlos alojados en la nube— también ha subido la ciberdelincuencia. “Una circunstancia que hay que tener muy en cuenta, porque irá en aumento”, recuerda Sala.
Según un estudio de Captio, en 2017 un 46% de las compañías españolas aun utilizaban procesos manuales en la gestión de los gastos, porcentaje que bajó al 37% en 2019 y al 29% en 2021. No está mal la progresión. Las causas de no abordar este cambio son, sobre todo, por falta de recursos, no tener conocimiento sobre posibles soluciones, estar inmersos en proyectos más prioritarios o contar con un bajo volumen de viajes.
Un dato que llama poderosamente la atención de esta encuesta es el siguiente: el 43% de las empresas considera que sus procesos manuales funcionan “suficientemente bien”. Pero, ¿cómo valorar la efectividad de un proceso? Según Tania Bazzano, Client Sales Manager de Captio, fundamentalmente hay dos métricas: el coste medio y el tiempo medio de procesar un informe de gastos.
Los últimos indicadores a nivel global señalan que el 33% de las compañías gastan menos de 10 dólares por liquidación. “Es una cantidad aceptable y en principio no sería muy necesario realizar cambios”, valora Bazzano. Sin embargo, para el 21% el coste es de 11 a 31 dólares. “Aquí el potencial de ahorro empieza a ser importante, por supuesto, mayor cuanto más grande sea la plantilla”. Otro dato llamativo: un 35% no sabe lo que les está costando. “Por lo tanto, no pueden decir que les funciona”, considera la experta.
En cuanto al tiempo, el beneficio más inmediato redunda en el empleado e indirectamente en la empresa. “A veces los reembolsos de una liquidación se pagan dos nóminas después de realizado el viaje, con el consiguiente malestar del empleado”, lamenta Bazzano. En su opinión, 3 días es un plazo razonable, algo que consigue un 35% de las empresas sondeadas. Sin embargo, un 32% tardan en torno a una semana, un 27% entre 8 y 14 días y un 3%, más de un mes.
El retorno de la inversión de los procesos de digitalización es otra de las consideraciones a tener en cuenta antes de abordar un proyecto de estas características. Los estudios de Captio indican que el 46 % de las empresas logra amortizar el coste en menos de un año. Otro campo donde estas herramientas resultan útiles es en la relación con los proveedores, aunque solo el 5 % de las organizaciones consultadas utiliza esta información en las negociaciones.
ENTORNO 360º
Los entornos de gestión de viajes están cada vez más integrados. Empresas como Emburse-Captio, que empezó ofreciendo soluciones para las notas de gastos, ahora ha generado un sistema end-to-end que incluye la solicitud de viaje con Emburse Travel o la experiencia durante el desplazamiento con Emburse Roadmap. También ofrece tarjetas físicas y virtuales que se pueden parametrizar según importes, conceptos de gasto, categorías, horarios, etc. Con Captio Analytics permite la interpretación de datos en relación a los consumos y costumbres de los empleados cuando tienen que salir fuera.
Lo mismo ocurre con Expensya. Además de facilitar también tarjetas perfectamente conciliadas con su sistema, gracias a los acuerdos que mantiene con varias entidades bancarias, trabaja con Zapier, que sincroniza varias herramientas corporativas, y está integrando el sistema de videoconferencia Microsoft Teams. “Es muy interesante porque, sin salir de la aplicación, se pueden mantener reuniones online para aclarar cualquier cosa sobre la marcha”, apunta María Teresa Rendo.
Una integración que está resultando fundamental para este tipo de soluciones es la autorización de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), hasta tal punto que el usuario solo tiene que escanear el tique con la aplicación y olvidarse de todo lo demás. En el caso de la solución de Expensya, el icono de un candado abierto o cerrado le informa en el momento si el comprobante es válido o no después de ser digitalizado para que pueda deshacerse del papel. La lucha contra el fraude interno es otra de las ventajas colaterales. La aplicación es capaz de detectar pdfs manipulados y documentos ya presentados para evitar que sean reembolsados de nuevo.
Herramientas de autorreserva tan potentes como Concur, de SAP, o Cytric, de Amadeus, incorporan desde hace tiempo módulos de gestión de gastos. “Cuando implementamos el sistema, tenemos en cuenta las integraciones con el departamento de Recursos Humanos para replicar los datos básicos del perfil de viajero y otros adicionales”, señala Sergio Iznájar, consultor de SAP Concur.
En el caso de Amadeus, su batería de soluciones incluye también los aspectos fiscales gracias a un acuerdo con la consultora PwC y su aplicación MyTrips, ideada para cumplir con todas las obligaciones legales y tributarias que implican los viajes. El funcionamiento es sencillo, según explica, Jesús Cervantes, Senior Sales & Account Manager en Amadeus: “el empleado introduce los datos de su viaje en Cytric, la información se transfiere a MyTrips y la solución evalúa el previaje en tiempo real y qué tipo de necesidades tiene”.
Como siempre que se habla de estos temas, no hay que obviar el factor humano. “La tecnología no es magia —recuerda María Teresa Rendo—. Ayuda y facilita, pero hay que pensar siempre en las personas: no solo en el que hace el gasto; también en el supervisor, en el contable, en el administrativo o en el de recursos humanos… Hay que tener en cuenta su intervención. Todos necesitan apoyo y ayuda”.
JORGE RISUEÑO
DIRECTOR FINANCIERO DE BUREAU VERITAS PARA EL SUR DE EUROPA
Bureau Veritas, que en España y Portugal cuenta con más de 2.000 empleados distribuidos en 50 oficinas, abordó el año pasado la digitalización de su sistema de gestión de gastos de viajes gracias a un acuerdo alcanzado con Expensya. En una reciente sesión formativa de Forum Business Travel, el director financiero de la certificadora para el sur de Europa, Jorge Risueño, explicó a Natalia Ros, editora de MeetIN, cómo fue el proceso.
¿Cuál era el procedimiento en la empresa antes de implantar la digitalización de los gastos?
Nuestro sistema de contabilidad tenía un módulo para liquidar los gastos, pero solo se podía hacer desde la oficina, no cuando estabas de viaje. Antes tenías que abrir el ordenador, conectarte a la red, meter los datos a manos, escanear los documentos…
¿Qué ventajas habéis encontrado?
El reporte inmediato es muy importante. Estamos tardando dos o tres días en procesar los gastos y en aprobarlos. También se ahorra en papel. Son muchos tiques y muchas oficinas.
¿Cómo fue el proceso de implantación?
Fue bastante rápido, unos cuatro meses o así. Empezamos en marzo de 2021 y en junio ya estábamos funcionando. Las primeras semanas son más complicadas. Hay que ver las posibilidades de la herramienta para poder parametrizarla y obtener todo su rendimiento. También hay que conciliarla con la política de viajes de la empresa. Pero la acogida ha sido muy buena por parte de toda la plantilla.
¿De alguna forma los viajeros se sienten más vigilados?
La gente valora sobre todo el ahorro de tiempo. También es mucho más fácil para la persona que tiene que autorizar los gastos. Además, los informes te permiten ver comportamientos y tendencias o detectar desvíos sobre la política de la empresa y también aportan argumentos de negociación con los proveedores.
¿Qué otras ventajas destacaría?
Toda la documentación está en el mismo sitio y se evita el deterioro de los tiques, que ya no son necesarios una vez escaneados. A nivel fiscal, permite recuperar el IVA y cuando hay auditorías todo está más ordenado. Esto es muy importante. La tecnología de reconocimiento de caracteres aporta datos como la hora en que se realiza el consumo, un dato necesario cuando las dietas no son iguales para comer o cenar…
