DIGITALIZACIÓN DE GASTOS. Papeles fuera

DIGITALIZACIÓN DE GASTOS. Papeles fuera

FERNANDO SAGASETA

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En los últimos años se han multiplicado en el mercado las soluciones para llevar un control efectivo de los gastos de viaje. Y no es para menos. En algunas ocasiones estas partidas suman montantes nada despreciables, incluso superiores al gasto en avión o alojamiento. Los últimos avances en este campo tienen mucho que ver con la omnicanalidad, para ofrecer al viajero la posibilidad de gestionar su desplazamiento y automatizar los procesos desde cualquier dispositivo. En medio de esta tendencia, la crisis de la covid-19 ha venido a reforzar el avance hacia la digitalización.

 

Una de las consecuencias más extendidas de la pandemia es el recurso de las empresas al teletrabajo y, si bien es cierto que los gastos corporativos han disminuido y cambiado ante la supresión de viajes no esenciales, el hecho es que siguen produciéndose. Según un estudio realizado por Captio, el 68 % de los gastos profesionales durante la situación de confinamiento en España tuvo que ver con el teletrabajo, la formación y la restauración.

Por un lado, la proporción de gastos de formación se ha multiplicado por cuatro, concretamente del 1,63 % antes del confinamiento al 5,47 % durante este. Aunque ha bajado la formación presencial, aumentan significativamente, como es lógico, las sesiones online. En cuanto a la restauración, a pesar de que el número absoluto de gastos ha descendido considerablemente, la proporción sobre el total sube con fuerza, debido al recurso generalizado a la comida a domicilio.

Capítulo aparte merece el teletrabajo, cuyo coste se ha multiplicado por diez, desde el 4,1 % antes del estado de alarma hasta el 42,2 % durante de las medidas excepcionales dictadas por el Gobierno.

Un porcentaje significativo se encuentra en la telefonía móvil o fija, con nuevas altas de líneas, que han disparado el coste 7 puntos, según el informe de Captio. Partidas como el envío de paquetes o la papelería y el material de oficina registran ligeros descensos, mientras que el hardware y las licencias para su uso se mantienen prácticamente invariables.

Independientemente de la incidencia de la covid-19 en el reparto de los gastos dentro de las empresas, los argumentos para mejorar su control no han variado. Como recuerdan algunos clientes de esta compañía, las ventajas son muchas : mayor eficiencia en la gestión, recuperación del IVA, suministro inmediato de información, alertas sobre desviaciones, protección de datos, cumplimiento de las distintas normativas de Hacienda… Y, sobre todo, decir adiós a las tediosas tareas manuales en la gestión de gastos de viaje.

En Tickelia observan un movimiento muy similar en el mercado. Este software de gestión de gastos creado por Inology en 2013 informa de un aumento significativo de las cuotas de internet, las facturas de teléfono y las licencias de software para videoconferencias, al igual que la inversión en material de oficina y mensajería.

Cambio de paradigma

Lo que ha venido a acelerar la pandemia es una tendencia que se venía observando hace tiempo : la digitalización de las empresas en un entorno de multicanalidad. Como explicó María Teresa Rendo, responsable de Ventas Internacionales de Expensya, en el webinar de Forum Business Travel «Travel Expenses. Nueva puesta a punto», celebrado en el mes de junio, « la enfermedad nos obliga a hacer más con menos: o trabajamos más horas o somos más eficientes».

En este contexto, las herramientas de gestión de gastos resultan más útiles que nunca porque, al automatizar los procesos, los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas más esenciales.

Para Joaquim Segura, cofundador y vicepresidente de Ventas de Captio, estamos viviendo un cambio de paradigma : «La organización y la necesidad de mayor eficiencia en el trabajo requieren una digitalización, una virtualidad de las soluciones en cualquier momento y lugar y una humanización de las gestiones más engorrosas».

En su opinión, «además del ahorro de tiempo y la facilidad de uso, los proyectos de implantación de tecnología también tienen que tener un retorno de la inversión. Esto se consigue, entre otras cosas, con la eliminación de papel, el control de los casos de fraude interno y, sobre todo, en la recuperación del IVA».

Por otra parte, como señala Raquel Ibáñez, del Departamento de Comunicación de Inology, «la correcta gestión de los gastos de viaje es algo que no todas las empresas llevan a cabo siempre y, cuando lo hacen, muchas veces tienen dificultades para procesarlos y analizarlos. Las pérdidas económicas pueden ser importantes».

Para este proveedor de software, las ventajas de una herramienta como la que comercializa son evidentes : «Ayuda a simplificar los procesos, controlar y registrar los tiques y las solicitudes de viaje de forma automática, ahorrar tiempo y eliminar papel. Además, se reduce el fraude interno y se controla el cumplimiento de las políticas de gastos de las compañías».

Los representantes de Tickelia aseguran que con su solución el tiempo de gestión de gastos se reduce un 75 %. La compañía facilita tarjetas Visa con las que el empleado realiza sus compras. Después solo tiene que efectuar una foto al tique y listo. Su tecnología de reconocimiento de caracteres (OCR+ICR) puede capturar hasta 18 campos, independientemente del idioma o del país. La aplicación gestiona el flujo de empresa, la aprobación, los posibles anticipos, el pago y la contabilización con el ERP. También recupera el IVA nacional e internacional en más de 42 países.

Una de las consecuencias de la digitalización es, lógicamente, la eliminación del papel, lo que ayuda también a cumplir los objetivos de responsabilidad social corporativa. Según María Teresa Rendo, el consumo medio de papel está en torno a 150 euros al año por empleado. En las empresas con grandes plantillas, la suma total no es nada desdeñable.

Además, la representante de Ventas Internacionales de Expensya llama la atención sobre el efecto en las desviaciones de presupuesto y los fraudes. De acuerdo con las estadísticas que maneja su empresa, los consumos de los viajeros que están fuera de política ascienden a los 700 u 800 euros por persona y año. Suma y sigue.

El Informe de tendencias en gestión de viajes y representación , publicado por Captio este año, resulta de lo más esclarecedor en este sentido: casi la mitad (46 %) de las empresas encuestadas declaran una tasa de cumplimiento con su política de viajes del 75 %. Solamente el 27 % cuentan con un sistema de alertas automáticas de gastos que no se ajustan a la política. Mientras, el 13 % no cuenta con límites establecidos por tipo de gasto.

Nuevos players

La utilidad de las herramientas de gestión de gastos se ha mostrado más evidente con la irrupción en el mercado de nuevos operadores de servicios turísticos. Según João Carvalho, responsable de SAP Concur para el sur de Europa, «lo bueno es que se trata de nativos digitales, por lo que la integración con ellos resulta muy fácil».

Aunque en el mercado existen integraciones de la herramienta de autorreserva con la parte de gastos de viaje, como es el caso de la propia SAP Concur o de Cytric, la solución lanzada por Amadeus para sustituir a eTravel Management, algunos piensan que es una ilusión pensar que una sola herramienta es capaz de hacerlo todo bien. Como apunta Joaquim Segura, «hay muchos actores y muy buenos, cada uno en su especialidad». El reto es lograr que se comuniquen entre sí.

El vicepresidente de Captio recuerda: «Una solución de gestión de gastos de viaje es el último eslabón de la cadena. Tiene que conciliar con todo tipo de aplicaciones : de taxi, de medios de pago, de servicios que solo existen en determinados países… Por ello, necesitamos ser muy flexibles, para convivir con todos estos players ».

Según María Teresa Rendo, lo más importante es la agilidad. «Las herramientas tienen que ser muy fáciles de usar desde cualquier dispositivo, como ocurre con las aplicaciones para uso personal. Muchas empresas tienen necesidades particulares, y nosotros ofrecemos asistencia para la adaptación. Construimos como un pulpo con las patas necesarias. La integración con proveedores mediante API es fundamental».

Y una cosa más: «En algunos casos no hay una integración real, sino un intercambio de información. Lo que aporta valor es ir de un extremo al otro durante todo el proceso de viaje de una forma digitalizada para obtener la máxima visibilidad y control », añade João Carvalho.

Así lo entienden también en Travelperk, que tiene conectada su herramienta de reserva con un módulo de gastos de desarrollo propio, denominado Expensify. Como indica Natacha Raveendran, directora de Marketing de la compañía, «lo importante es ofrecer al viajero una solución que centralice todas sus necesidades cuando se desplaza y acompañarla de un servicio de atención 24/7 para resolver cualquier problema que pueda surgir».

La implantación

La implantación, acompañada de un nivel de adopción satisfactorio, es quizá la madre del cordero del todo el proceso. Así lo considera Joaquim Segura al subrayar que «es esencial para ajustar todas las necesidades de la empresa, realizar la pedagogía necesaria y establecer unos objetivos de utilización entre la plantilla».

João Carvalho añade que «es importante para una empresa tener claro cómo se producen los flujos de gastos, en qué casos y quién o quiénes los aprueban. También saber cómo se realizan los pagos. Existe un gran auge de los nuevos medios de pago, ya que aportan información valiosa, pero hay que conciliarlos bien con la herramienta de expenses».

Todas las fuentes consultadas insisten en que apostar por una solución automatizada de gestión de gastos es una estrategia inteligente, porque la inversión se recupera con bastante rapidez. Un sondeo realizado por Captio en junio del año pasado entre responsables financieros y contables de 585 empresas, concretaba este periodo en un año en el 57 % de los casos. La cifra llegaba al 70 % antes de los dos años. No está mal. •

 

JOÃO CARVALHO
RESPONSABLE DE SAP CONCUR PARA EL SUR DE EUROPA

«No podemos confiar solo en la presencia humana
en los procesos de gestión de notas de gasto»

Joao Carvalho_SAP Concur

¿Por qué es importante contar con una herramienta de gestión de gastos?
Ayuda a digitalizar un proceso típicamente manual y engorroso, con gran impacto en la experiencia y satisfacción del empleado. La digitalización ofrece una visión y un control completo sobre los gastos, además de mejorar el cumplimiento de las políticas y los controles internos, al tiempo que impulsa el ahorro de costes y mejora la productividad.

¿ Qué nuevas categorías de gasto han surgido a raíz de la covid-19 ?
El confinamiento y la necesidad del teletrabajo a causa de la covid-19 han traído nuevas tipologías de gastos, como la electricidad, internet o los planes de telefonía en las viviendas de los empleados que teletrabajan, además del material informático y de oficina. En nuestra plataforma hemos verificado además un incremento significativo de gastos en pedidos online, una de las principales fuentes de gasto durante la pandemia.

¿ Cuáles han sido las consecuencias en cuanto a los procesos ?
Más allá de la tipología de gasto, lo que esta crisis nos ha hecho entender es que no podemos confiar solo en la presencia humana en los procesos de gestión de notas de gasto, que típicamente son manuales y que son gestionados desde la oficina. La covid-19 ha traído la imposibilidad de entregar físicamente esas notas de gasto, así como la de conseguir la firma manual de los responsables para obtener su aprobación. Hay que tomar esto como una oportunidad para revisar las políticas existentes y ajustarse a las necesidades de lo que podría ser un futuro muy distinto.

¿ Cuáles son las características de la solución de SAP Concur ?
Se trata de una solución end-to-end en la nube, incluido el proceso de autorreserva online y la gestión offline de solicitudes, que se puede implementar y consumir de forma modular. Es altamente escalable y realmente global. La característica más relevante es que se trata de una solución web y móvil desplegable en cualquier dispositivo, que incluye todos los procesos internos de aprobación. SAP Concur es utilizada por más de 60 millones de usuarios finales de 150 países.

¿ Cómo se integra con la herramienta de autorreserva u otras aplicaciones de viajes ?
SAP Concur dispone de una herramienta propia de autorreserva totalmente integrada que permite gestionar todo el proceso, de principio a fin, en una sola solución con todas las ventajas que eso implica: trazabilidad, experiencia de usuario, control de gastos, etc. En el caso de que la empresa no disponga de la solución, hay varias formas de integración con otras soluciones de autorreserva. Contamos con una plataforma de api abierta y un centro de aplicaciones, cuyas conexiones a las soluciones del ecosistema de SAP Concur da acceso a más de 200 partners, desde agencias de viajes, hoteles y compañías aéreas hasta proveedores como Airbnb, Uber, Booking, Freenow o Imbric, entre otros.

¿Cómo implicar al usuario final en la implantación?
Pasa por entender las necesidades del cliente para adaptar su proceso a la herramienta. Hay que involucrar al menos un representante de cada perfil de usuario. Su implicación puntual es relevante para entender la situación actual, validar el diseño de proceso futuro y testear la solución final. También hay que escuchar las recomendaciones del usuario y contrastarlas con las mejores prácticas. •