Las empresas empiezan a fiscalizar los gastos extras de sus empleados

Las empresas empiezan a fiscalizar los gastos extras de sus empleados

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Según se explicó en la última sesión de Forum Business Travel, comidas, aparcamientos, taxis o los cargos añadidos de aerolíneas y hoteles pueden alcanzar el 30% del coste total de un desplazamiento.

 

Aunque la mayoría de las empresas no lleva a cabo un control exhaustivo de los gastos extras que realizan sus empleados durante el viaje, muchas de ellas ya tienen planes para empezar a fiscalizarlos, debido al elevado porcentaje que están alcanzando en la factura global. Así se dijo en la última sesión de Forum Business Travel, celebrada el 29 de octubre en Madrid. 

El hecho de que aerolíneas y hoteles, entre otros proveedores de viajes, estén cobrando servicios como la facturación de equipaje, el embarque preferente, el acceso a Internet y otros aspectos que se originan durante el desplazamiento, ha incrementado significativamente unas partidas difíciles de contabilizar por parte de las empresas.

Basándose en diversos estudios, la experta de Forum Business Travel Pilar Navas, ponente principal de las sesiones celebradas este mes de octubre en Barcelona y Madrid, indicó que los taxis suponen entre el 5% y el 10% del gasto en un viaje de negocios; las comidas, en torno al 9%; y la movilidad en destino, cerca del 18%. Haciendo alusión a un informe de Gebta, Navas subrayó que el 41% de las empresas no contabilizan correctamente estos costes.

"Para optimizar la inversión en sus viajes, muchas empresas se están planteando de cara al año que viene establecer sistemas de gestión de los gastos extras en los viajes", explicó Navas.

Charles de Bonnecorse, director de Ventas para España en American Express Barceló Viajes, añadió que "hoy en día las empresas exigen a su agencia de viajes que no sólo monitorice sus gastos directos, sino también que aporte soluciones y herramientas para controlar los costes indirectos: taxi, restaurantes, parking, procesos, etc. Esta partida de gasto supone una fuente adicional de posible ahorro para la gran mayoría de las empresas".

Entre las iniciativas que se están tomando destacan la adopción de herramientas tecnológicas para procesar los tickets y recibos; la negociación de servicios no incluídos en la tarifa de base y, sobre todo, concienciar a los viajeros frecuentes para que racionalicen sus gastos e informen de ellos a sus departamentos financieros.