Un contexto global inestable, la expansión a nuevas áreas geográficas y una mayor actividad empresarial son algunos de los factores que según Gebta España –el principal grupo de agencias de viajes corporativos- hacen ineludible un mayor control por parte de las empresas de los riesgos que implican los desplazamientos profesionales.
Según el estudio ‘Gestión y seguridad en viajes de empresa en España’ realizado por el consorcio de agencias GEBTA España, solo el 45% de las empresas afirman tener una política de seguridad escrita. Es decir, los datos de 104 empresas, tanto grandes como medianas y pequeñas, que analiza el informe realizado por Gebta en colaboración de Aon y Healix ponen de manifiesto que el 55 % de las compañías «tendría pendiente definir y escribir una política de seguridad para sus viajes corporativos».
El 61 % de las empresas no tiene un sistema de alerta actualizado para detectar problemas del empleado en el territorio que se encuentre, únicamente el 41 % tiene en su política de seguridad disposiciones sobre la repatriación de los viajeros y el 54 % no dispone de planes de crisis o de emergencia ante situaciones como accidentes, secuestros o fallecimientos de sus empleados.
Si a esto se le añade que desde hace cuatro años, el número de viajes corporativos en España crece a un ritmo anual de entre un 3 % y un 5 %, y que las previsiones para 2016 apuntan a un repunte de entre un 4 % y un 5 %; y que dado el elevado dinamismo y nivel de internacionalización de la empresa española, así como un contexto global más inestable, es imprescindible que las corporaciones dispongan de políticas viajes claras y adaptadas a los actuales escenarios, en materia de seguridad y asistencia, según GEBTA.
GEBTA busca con este estudio que las compañías analicen las necesidades que tienen en materia de viajes y elaboren una política de seguridad acorde a ellas, es decir, una normas y protocolos de seguridad que estén en constante revisión y actualización.
GEBTA ha detectado en este estudio una serie de mejoras para las empresas, entre ellas, la necesidad de ampliar el conocimiento del alcance y consecuencias del deber de protección de los viajeros por parte del empleador, el aseguramiento de la trazabilidad de los viajeros vinculada con la creciente movilidad y complejidad de los viajes, la adaptación de los seguros, coberturas y niveles de asistencia aplicables en cada caso, a la casuística de cada organización o a la aplicación de normativas internacionales como consecuencia de los países de destino de los viajeros.
Áreas de mejora
GEBTA España, detectando las distintas áreas de mejora, ha elaborado 10 recomendaciones para las empresas. La primera de ellas es una mayor participación e intervención de los departamentos de recursos humanos, sobre todo, en cuanto a la elaboración de las políticas de viajes y la inclusión en estas de la seguridad de los viajeros.
La segunda es la incorporación a la política de viajes de un conjunto claro y escrito de normas y protocolos de seguridad y asistencia en viajes de los empleados en sus desplazamientos profesionales para su difusión y conocimiento entre los viajeros. La tercera es la revisión y actualización periódicas de este conjunto de normas de seguridad.
La cuarta es la elaboración de un mapa de riesgo actualizado y la implementación o contratación de un servicio de alertas capaz de generar información actualizada y solvente con el fin de identificar posibles incidencias y riesgos asociados a los viajes, y diseñar respuestas preventivas o de emergencia. La quinta es la puesta a disposición de información antes de iniciar el viaje sobre las características y circunstancias de seguridad del lugar al que se dirige el viajero.
La sexta es la implementación o puesta a disposición de un servicio 24 horas de atención a los viajeros con el objeto de tutelar y atender a los empleados en itinerancia. La séptima es la constitución de un gabinete de crisis que tenga un protocolo básico y unas pautas de actuación establecidas en caso de tener alguna incidencia.
La octava es la comunicación al Ministerio de Asuntos Exteriores de los datos de los viajes y los viajeros. La novena es la revisión y adecuación de los seguros y coberturas asociados a los viajes. Y la décima es apoyarse en empresas y profesionales especializados en cada materia.
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