Perk lanza una solución impulsada por IA para automatizar la planificación de eventos. El nuevo Perk Events automatiza la planificación de reservas grupales, búsqueda de espacios, y coordinando viajes de hasta 5.000 empleados. Se trata del primer proyecto en ver la luz de la incubadora interna de la empresa.
Perk, la plataforma inteligente de gestión de viajes y gastos, ha lanzado Perk Events, un nuevo módulo impulsado por inteligencia artificial (IA) que automatiza todo el proceso de planificación de eventos, desde la selección del espacio hasta la gestión y comunicación con los asistentes, y el desplazamiento.
El 64 % de los empleados españoles han asumido tareas de organización de eventos para su empresa en algún momento, y la mitad (56%) lo ha hecho fuera de sus responsabilidades laborales, según un reciente estudio de Perk. Los principales problemas que reportaron fueron la gestión de presupuestos y aprobaciones (35%), la coordinación de viajes (35%) y la búsqueda de espacios (33%).
Por otra parte, una investigación de Forrester Consulting encargada por Perk, muestra que el 57 % de las empresas españolas no cuenta con procesos de organización de eventos automatizados o solo dispone de una mínima automatización. Como resultado, los empleados dedican horas a gestionar eventos y viajes en grupo en lugar de centrarse en el trabajo para el que fueron contratados.
Perk denomina a esta carga trabajo oculto, y ha cuantificado que contribuye a una pérdida anual de productividad de 1,7 billones de dólares en seis mercados debido a tareas no esenciales. Solo en España, el trabajo oculto cuesta a las empresas 43.600 millones de euros al año.
“Los eventos generan una carga considerable de trabajo oculto, restando tiempo que debería dedicarse a estrategia y conexión, no a coordinar desplazamientos o espacios», afirma Jean-Christophe Taunay-Bucalo, presidente y COO de Perk. “Para solucionar este problema, decidimos eliminar la complejidad detrás de cada evento de equipo, devolviendo tiempo a los empleados para centrarse en lo que realmente importa: construir relaciones, fomentar la colaboración y realizar trabajo real”.
Perk Events es el primer producto desarrollado por la incubadora interna de Perk, la Real Work Incubator. La incubadora funciona como un entorno al estilo startup, donde los empleados pueden presentar y desarrollar productos innovadores que eliminen el trabajo oculto de procesos empresariales. Fundada formalmente en 2024, ofrece a los equipos apoyo directivo, tiempo e inversión financiera para llevar sus ideas al mercado.
Perk automatiza todo el proceso de planificación de eventos, desde reuniones de 9 personas hasta encuentros de 5.000, eliminando la gestión manual y los intercambios constantes de correos y llamadas. La plataforma centraliza reservas, encuentra lugares con ayuda de IA según presupuesto y necesidades, y coordina viajes de grupo de forma automática.
Dentro de la misma plataforma, los organizadores pueden crear fácilmente páginas de eventos personalizables para los asistentes, con controles administrativos para compartir mensajes clave, gestionar confirmaciones de asistencia y supervisar detalles como restricciones alimentarias o horarios de llegada de vuelos, todo con el apoyo del equipo de expertos de Perk para necesidades más complejas.
Al consolidar flujos de trabajo dispersos en una sola plataforma, Perk Events proporciona a los organizadores visibilidad, control y un ahorro de tiempo significativo.
El lanzamiento marca un hito en la misión de la compañía de eliminar el trabajo oculto y potenciar el trabajo real en el entorno laboral, fortaleciendo su plataforma en un momento en que la categoría de eventos representa una de las mayores oportunidades no explotadas de automatización y IA.
