Según un estudio de American Express Global Business Travel y ACTE, las compañías deben reforzar y optimizar sus esfuerzos en el diseño de planes para posibles situaciones de emergencia y el travel manager cada vez es más consciente de ello. La preocupación por la seguridad tiene que extenderse aún a la política de viajes de las compañías.
Frente a un protagonismo creciente de la seguridad en el sector de los viajes a nivel global, las compañías se adaptan y centran sus esfuerzos en la puesta en marcha de herramientas que permitan enfrentarse a la cada vez más palpable preocupación del viajero de negocios por la seguridad.
No obstante, según un nuevo estudio de ACTE (Association of Corporate Travel Executives) en colaboración con American Express Global Business Travel (GBT), esta preocupación se ha convertido en una oportunidad para el travel manager. Y es que el responsable de viajes se perfila, dentro de las compañías, como la figura clave para el cumplimiento y la puesta en marcha de herramientas y procedimientos que garanticen la seguridad de sus viajeros.
La investigación, bajo el título ‘Take the Lead on Duty of Care for the Modern Business Traveller’, ha mostrado que más de un tercio de los travel managers participantes (37%) están viendo cómo en sus compañías está aumentando de forma progresiva la preocupación por aquellas cuestiones relacionadas con la seguridad.
Por su parte, un 35% de los participantes manifiesta que esta preocupación se ha mantenido estable. Sin embargo, y a pesar de que la seguridad esté cada vez más presente entre las preocupaciones de las compañías, gran parte de estas empresas aún no han puesto en marcha los mecanismos necesarios para hacer frente de forma rápida y efectiva a esta prioridad.
De hecho, más de un cuarto de los travel managers (27%) no cuentan con un plan de emergencia detallado a seis meses vista para hacer frente a posibles situaciones críticas en destino. La ausencia de estos planes puede estar conectada con el hecho de que gran parte de las reuniones y encuentros son rara vez planificadas con suficiente antelación. Solamente un 14% de los las compañías afirman que convocan a sus stakeholders clave a reuniones planificadas una vez o más de una vez al mes.
Además, la creciente preocupación por la seguridad tiene aún que calar y extenderse a la política de viajes de las organizaciones. Una encuesta realizada en el marco de este estudio en septiembre de 2016 revelaba que más de la mitad de los travel managers (54%) han ajustado su política de viajes para adaptarse a las nuevas necesidades del viajero relacionadas con la seguridad. Datos más recientes, sin embargo, dejan en evidencia esta tendencia: a día de hoy un 58% de los travel managers no han llevado a cabo ningún cambio en su política de viajes en los primeros seis meses del año (2017) como respuesta a una creciente preocupación por la seguridad.
EL TRAVEL MANAGER BUSCA SER EL CONDUCTOR DEL CAMBIO
A pesar del bajo ritmo en el que que suceden los cambios en cuanto a políticas corporativas se refiere, muchos travel managers han comenzado ya a actuar, introduciendo o enriqueciendo diferentes medidas dirigidas a aliviar la necesidad de seguridad por parte de los viajeros. La gran mayoría de los participantes en el estudio (83%) hacen uso de tecnología para la localización de viajeros, mientras que un 79% comparten información sobre seguridad de forma proactiva con el viajero. Otras herramientas adicionales usadas por gran parte de los gestores de viajes incluyen formación sobre seguridad, tecnología para el registro en caso de emergencia, servicios de seguridad procedentes de su TMC (Travel Management Company) y planes de acción detallados para situaciones de emergencia.
Según los datos extraídos del estudio, existen 3 áreas sobre las que les gustaría incidir a gran parte de los travel managers: a casi la mitad (45%) les gustaría contar con más apoyo por parte de su agencia de viajes; un 40% querrían ofrecer más formación en materia de seguridad a sus viajeros; y un 38% quiere implementar tecnología de registro (check-in technology) en situaciones de emergencia. No obstante, los participantes señalan que el coste derivado de un mayor apoyo por parte de la agencia de viajes y de la implementación de sistemas de registro en situaciones de emergencia se convierte en un freno. Además, admiten que la falta de conocimiento sobre los productos y servicios disponibles en materia de seguridad también influye en la lenta implantación de medidas dirigidas a garantizar la seguridad. En este sentido, el travel manager debería permanecer en diálogo constante con la agencia de viajes para afrontar estos retos.
Un área en la que el travel manager encuentra menos barreras es la posibilidad de ofrecer comunicación proactiva sobre seguridad a sus viajeros. De hecho, un 60% cree que suministra información adecuada y suficiente al viajero, mientras que un 27% reconoce que está trabajando para mejorar este punto.
OPORTUNIDADES PARA EL TRAVEL MANAGER
A pesar de que existen áreas relacionadas con la seguridad que cuentan con un amplio margen de mejora en el ámbito corporativo, también es verdad que el travel manager se encuentra en una buena posición para enfrentarse a esos retos, así como para preparar a sus compañías para posibles retos futuros en el campo de la seguridad y el “duty of care”.
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