Jesús María Gómez, ponente principal durante la jornada formativa de Forum Business Travel en la feria EIBTM de Barcelona.
Tal y como se reveló en la última edición de Forum Business Travel, esta tendencia procedente de Estados Unidos empieza a calar en Europa. Los futuros participantes juegan un papel decisivo en el evento, incluso por encima del comité organizador.
Los congresos y convenciones donde los delegados aprovechan la menor oportunidad para escapar de la sala de conferencias tienen los días contados. Las empresas, asociaciones y sociedades están empezando a dar más importancia a la preparación previa de sus eventos escuchando a sus potenciales asistentes para atender sus verdaderas necesidades.
Jesús María Gómez, presidente electo de Meeting Professionals International (MPI) y ponente de Forum Business Travel, aporta las claves de las reuniones del futuro que ya empieza a ser presente. “Cada vez tienen más peso en la organización estratégica de los congresos y eventos los que no van, porque siguen su desarrollo de forma virtual, las redes sociales y los medios de comunicación”, explica el ponente.
Gómez ha explicado en el marco de la feria EIBTM, celebrada del 29 de noviembre al 1 de diciembre en Barcelona, que las empresas españolas están aprendiendo a valorar el retorno de la inversión que realizan en la celebración de sus eventos. Para ello, las nuevas reuniones priorizan el diseño del contenido, dando a los participantes la posibilidad de expresar sus intereses de conocimiento, y una logística avanzada.
Según el ponente de Forum Business Travel, el mercado de reuniones camina hacia una duración más coherente de las convocatorias, la cooperación entre distintas empresas y entidades con intereses comunes para la celebración de eventos conjuntos y una atención creciente hacia la sostenibilidad de los mismos. “Aunque la penetración de la responsabilidad social corporativa aún es lenta en España, no hay vuelta atrás”, afirma Gómez.
En la situación económica actual, las empresas han reducido sus presupuestos de marketing. Jesús María Gómez señala que “aplican la lupa a todo lo que se contrata, a veces de forma poco productiva, porque no se puede estar una hora discutiendo sobre el precio de las fotocopias”, ironiza.
Para mejorar los resultados de las reuniones, Forum Business Travel recomienda una mayor colaboración con los proveedores, en una relación “de igual a igual”. Es la única manera fomentar la “compra inteligente”, según Gómez. “A veces los mejores proveedores de su segmento no son los más idóneos para determinado cliente”, añade.
En la sesión, a la que asistieron gestores de viajes y organizadores de eventos de grandes y medianas empresas españolas, intervinieron representantes de proveedores turísticos que avalan este criterio.
“El proveedor puede contribuir al retorno de la inversión de los eventos ayudando a comprar bien, no dando problemas y siendo muy fiables”, subrayó Hugo Rovira, vicepresidente de Ventas Corporativas Globales de Meliá Hotels International. Para Rovira, “las reuniones virtuales e híbridas son el futuro”.
María Ortiz, responsable de gestión de cuentas Grupos & Eventos de American Express Barceló Viajes, apuntó que “es una necesidad estar preparados para incidencias y emergencias en los viajes en grupo. Pueden impactar de forma muy negativa en el resultado del evento”.
Por su parte, Xavier Larruy, responsable de Grandes Cuentas en Cataluña de Halcón Empresas, incidió en que “la agenda de viajes puede contribuir al ahorro en el coste de los eventos con soluciones tecnológicas adecuadas y herramientas de información y control de gasto”.
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