Los gestores de viajes corporativos aún tienen que mejorar el uso de la tecnología, sobre todo en los que se refiere a negociación de tarifas hoteleras y análisis de datos. Son algunas de las conclusiones de la encuesta ‘Externalizar el proceso de viaje: cómo evolucionan las habilidades de los gestores de viajes ’ que ha llevado a cabo HRS.
¿Cómo negocian los Travel Managers las tarifas hoteleras de su empresa? Según la encuesta de HRS, el 41,4 % de los entrevistados afirma negociar las tarifas mediante un proceso manual; el 23,4 %, mediante herramientas electrónicas de su empresa; el 30,6 %, negocia mediante una externalización parcial de los servicios y solo el 4,6 %, negocia las tarifas mediante un servicio totalmente externo.
Los datos de HRS también ayudan a conocer el día a día de un Travel Manager. La gran mayoría afirma que se centran en la gestión de las negociaciones y transacciones (el 14,1 % afirma que, para obtener ahorros directos, negocian con los proveedores; el 10,4 % lo hace gestionando las relaciones con estos proveedores y el 9,9 % lo hace simplificando los procesos internos).
Por lo tanto, las actividades diarias tienen un impacto mayor en comparación con las innovadoras actividades relacionadas con la gestión: el 9,3 % dedica su tiempo a buscar soluciones innovadoras para los programas hoteleros, mientras que el deber del cuidado y la satisfacción del viajero no es un aspecto muy importante, ya que solo el 7,4 % afirma buscar soluciones para mejorar la satisfacción de los trabajadores del sector.
LA MAYORÍA TRABAJA SIN EXTERNALIZAR SERVICIOS
En este sentido, el informe también incide en que en términos más generales, en los viajes corporativos, el 52,5 % de los gestores afirma no usar servicios externos. Las principales razones por las que la externalización no se lleva a cabo son el miedo asociado a los costes que pueda conllevar dicho proceso (17,1 %), a la pérdida de control sobre la negociación, la falta de un retorno de la inversión evidente (12,5 %) y la falta de tiempo y personal (11,8 %).
Asimismo, se ha informado que esta falta de servicios externos también se atribuye a la presencia de diferentes departamentos que se involucran en la toma de decisiones: Compras (35,2 %), Dirección general (23,6 %), Recursos humanos (16,4 %), Administración (13,9 %) y Tecnología de la información (7,9 %).
En cuanto a la evaluación que hacen en su compañía, según el 33 % de los encuestados el aspecto más valorado es su capacidad de obtener ahorros directos gracias a las negociaciones con los hoteles. El 22 % opina que se les debe evaluar en función de los ahorros indirectos que consiguen mediante procesos de optimización y el 20 %, por la satisfacción del viajero. Por lo tanto, para los gestores de viajes, no solo es fundamental mejorar la satisfacción de los viajeros, sino también identificar y reducir los costes ocultos y optimizar los procesos que aumentan la productividad con el objetivo de conseguir el reconocimiento de dos de las partes interesadas: el departamento de Compras y los directores financieros.
PRESENTE Y FUTURO
Para los Travel Managers las habilidades más importantes de su posición son la resolución de problemas, la coordinación de las diferentes acciones de la empresa, el conocimiento tecnológico del sector de los viajes, la experiencia en negociación y los conocimientos en el análisis de los datos. Sin embargo, este perfil cambiará en 3 años, según el estudio, la mentalidad innovadora ocupará el primer puesto seguida de su experiencia en gestión del cambio y su conocimiento de la tecnología de la industria de viajes.
Además, la investigación destaca que los gestores se consideran personas con mucha responsabilidad a la hora de tomar decisiones, a quienes se les confía la tarea de negociar con proveedores (mucho más ahora que en el pasado).
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