Forum Business Travel ha ofrecido en Barcelona y Madrid dos jornadas dedicadas al control de gastos durante el viaje, un capítulo que en ocasiones supone un alto porcentaje del coste total del desplazamiento y que no todas las empresas tienen en cuenta. Debido a la falta de automatización de notas de gasto implica además, que en muchas categorías no se recupere el IVA.
Forum Business Travel ha celebrado dos jornadas en Barcelona –en el NH Calderón- y en Madrid, en el hotel NH Príncipe de Vergara, en las que se abordado el control de gasto de los viajes.
En ambas sesiones han intervenido Montse Díaz, experta en gestión de viajes de empresa, y Óscar García, socio fundador de FBT. En estas jornadas se han destacado los altos costes de personal que supone la tramitación de los gastos, debido a la escasa implantación de herramientas de liquidación automatizadas, de hecho “en la mayoría de los casos, lo que se emplea es un archivo de Excel y poco más” comentó Díaz.
Además de los comprobantes de compra de los viajeros que se pierden o se deterioran, los gastos generados durante los desplazamientos profesionales reciben poca atención, ya que la política de las empresas se centra en el transporte aéreo, en el alojamiento y en el alquiler de vehículos.
A pesar de que existen en el mercado soluciones multiherramienta, las empresas pierden mucho dinero en IVA no recuperado, que supone alrededor de un 14% del gasto. Son partidas difíciles de controlar y cuantificar por categoría de gasto. Según afirmó la ponente, “en ocasiones la partida de gastos es más importante que el coste del viaje en sí”. También advirtió de que “la administración es un caos cuando no están bien definidos los límites”.
Por su parte, Óscar García reveló que la última tendencia que se observa entre las empresas es “buscar fórmulas para realizar una estimación de los gastos del viaje, sobre todo cuando éstos son recurrentes”. También apuntó que “los dispositivos móviles están cobrando un papel muy importante en el control de gastos de viajes” y que empiezan a surgir “nuevos jugadores en el mundo de los medios de pago que pueden revolucionar los procesos”.
Gaëlle Cheveu Mongreville, responsable de Notilus España, ofreció algunos datos que ayudan a completar la visión del panorama en nuestro país. Por ejemplo, señaló que los gastos de viajes supone por regla general la segunda o tercera partida de costes en las empresas. También indicó que los costes indirectos de gestión de gastos representan el 4,6%, lo que en Europa se traduce en 563 euros por viajero y año. Cada solicitud de viaje cuesta 26 euros de gestión administrativa.
Otras cifras muy reveladoras subrayan que el 65% de empresas a nivel mundial gestionan los gastos de manera manual y que el 41% considera el control de gastos como un objetivo prioritario para 2016.
Para mejorar el procesamiento de los gastos de viajes, Mongreville recomendó definir una política de reembolso, uniformizar los procesos, pagar con tarjetas corporativas y automatizar la contabilización y los pagos. Todo ello implica ahorros de dinero, tanto en la negociación con proveedores como en la recuperación del IVA, y de tiempo.
A pesar de que existen en el mercado soluciones multiherramienta, las empresas pierden mucho dinero en IVA no recuperado, que supone alrededor de un 14% del gasto. Son partidas difíciles de controlar y cuantificar por categoría de gasto.
Según afirmó Maribel Muñoz, Personal Assistant Global Business Service en Danfoss, “en ocasiones la partida de gastos es más importante que el coste del viaje en sí”. También advirtió de que “la administración es un caos cuando no están bien definidos los límites”.
Los travel managers que asistieron a la jornada trabajaron en un caso práctico centrado en los medios de pago como sistema de control y seguimiento de los gastos de empresa. Algunos de ellos recomendaron ante todo el uso de la tarjeta corporativa, aunque con cierta flexibilidad, porque existen algunos gastos que no se pueden liquidar por este medio.
CONCLUSIONES
- Los sistemas de autorización se han centrado en los gastos pre-viaje pero no en aquellos en los que se incurre durante el mismo (plantillas de viaje).
- Los gastos que se generan durante el viaje cierran el proceso y se han desarrollado menos que el gasto pre-viaje.
- En muchas ocasiones no se conoce el detalle del gasto, por tanto no se puede negociar y no se recupera el I.V.A (aprox. 14% del gasto).
- Se pueden implantar soluciones internas y/o externas para poder controlar, negociar y recuperar el IVA, ROI de este cambio.
- Los dispositivos móviles aportan valor en la digitalización de los recibos y en un futuro muy cercano en el pago electrónico.
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