Tiques que se extravían o que se deterioran, notas de gasto manuales o en un simple archivo Excel… Las empresas llevan un control deficiente de los gastos que se generan durante los viajes de sus empleados, al margen del avión o el hotel, y eso les supone lentitud en los procesos administrativos, perder oportunidades de ahorro o renunciar a la recuperación del IVA. A pesar de que existen soluciones tecnológicas en el mercado, son minoría las que las utilizan.
El 65% de las empresas gestiona manualmente los gastos generados durante los desplazamientos profesionales con un formulario en papel, un fichero Excel o un mero control visual. A pesar que el 41% de los travel managers españoles consideraba su control como un objetivo prioritario del ejercicio pasado, aún queda mucho por recorrer en este terreno. No todos son conscientes de que la suma de esos pequeños desembolsos puede superar en algunos viajes el coste del avión y el hotel.
“Aunque existen procedimientos de aprobación en la mayoría de los casos, el reto está en transformar los datos de control que se generan en información útil para que las empresas puedan tomar decisiones y optimizar costes”, comenta Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel, la comunidad formativa de referencia en España para el colectivo de gestores de viajes corporativos.
Precisamente esta entidad acaba de publicar el whitepaper “Gastos de de viaje, en busca del control total” en colaboración con Notilus, una plataforma específica diseñada por la firma francesa Dimo Software. El documento señala que la complejidad contable de la cuenta de viajes viene marcada por las distintas tipologías de viajeros, los formatos de anticipos, los procedimientos de autorización, la comunicación entre sistemas informáticos, los canales de reserva alternativos, las diversas fuentes de información o el control y liquidación de gastos extras.
Por otra parte, las empresas están empezando a calcular el coste en tiempo que supone toda esa gestión, tanto para el departamento administrativo como para el propio empleado, ya sea antes, durante o después de cada viaje, lo que se conoce como el modelo end-to-end. Generalmente, y salvo deficiencias en la adopción, utilizar herramientas específicas resulta más rentable a medio y largo plazo, porque además permite derivar recursos hacia tareas de mayor valor añadido.
Transformación digital
Pero, ¿qué tipo de gastos suelen quedar ocultos para la cuenta de viajes? Muchos y variados: desde el acceso a Internet o los desayunos no incluidos en el precio de la habitación, hasta las comidas y cenas, el aparcamiento, los peajes, el taxi, el alquiler de espacios para celebrar reuniones, las invitaciones o regalos a clientes, los servicios añadidos del hotel…
Según recalca Dan Moser, director de Maketing de Captio, “la transformación digital en el seno de la empresa y la adopción de nuevas plataformas de gestión es y va a ser decisiva en cuanto al control de gastos se refiere”. Captio tiene en el mercado una aplicación para capturar tiques con la cámara del móvil y, mediante técnicas de reconocimiento de caracteres, volcar el contenido en el sistema contable de la empresa.
Evidentemente, en toda esta evolución están teniendo un papel protagonista los smartphones y tablets. “Al actuar casi como una extensión del cuerpo humano, a los trabajadores en movilidad no les supone ningún trastorno integrar cualquier proceso que se base en dicho dispositivo”, razona Fernando Muñiz, director de Desarrollo de Canal y Formación de Exaccta, otro de los proveedores que han desarrollado una herramienta de gestión de gastos.
La ventaja de este tipo de soluciones es clara: los trabajadores no pierden tiques o facturas, ni emplean tiempo en hacer informes de gastos y, sin embargo, está al tanto en todo momento del estado de los mismos. Además, el departamento de administración tiene conocimiento de los importes según se van produciendo, con lo que desaparecen los picos de acumulación de trabajo en el mismo día.
Otra cosa importe: con la digitalización, la empresa se evita el almacenamiento de papeles y papeles durante cinco años, como marca la ley. La Agencia Tributaria ya ha homologado algunos de estos formatos digitales, incluso para esgrimirlos a la hora de deducir el IVA soportado. De acuerdo con algunos estudios sectoriales, el impuesto no recuperado puede suponer hasta el 14% del total del gasto.
Cerrando el círculo
La mejor forma de cerrar el círculo viene con integración de las herramientas de autorreserva —que muchas empresas emplean ya para acceder directamente a las opciones de transporte aéreo, alojamiento o vehículo de alquiler—, con las de gestión de gastos, que dan cuenta de los demás desembolsos que van surgiendo durante el desplazamiento. Como indica Gaëlle Mongreville, responsable de Notilus España, “el impacto real que estos gastos tienen sobre el presupuesto final hace aconsejable una visibilidad y un control conjunto de ambas partidas, que además están íntimamente ligadas”.
La aparición de soluciones como Notilus han suscitado un interesante debate en el sector: la conveniencia o no de entrar en la cultura del open booking, una tendencia que empieza a abrirse camino en mercados como el estadounidense, pero que en España todavía suena un poco a chino. En esencia se trata de que el empleado viajero, aprovechando las facilidades tecnológicas y de conectividad actuales, gestione las reservas con proveedores de su confianza. Bajo este modelo, las llamadas herramientas de Travel & Expenses se encargarían de centralizar y dar seguimiento a estas transacciones.
Un proveedor tecnológico bien conocido en nuestro país, Amadeus, está dando pasos inequívocos en este sentido. Tras la adquisición de i:FAO Group, ha aprobado un plan de implantación en las agencias de la herramienta Cytric, desarrollada por esta compañía alemana, en sustitución de la tradicional Amadeus eTravel Management. Con el cambio apuesta por la gestión integrada de las reservas y los gastos de viaje.
Volviendo al open booking, la visión de Gaëlle Mongreville —y el concepto que propone su aplicación— es “una gestión libre, pero controlada de las reservas”. Esto significa que se pueden habilitar varios canales decididos por la empresa y propuestos a los viajeros. Con la herramienta se recupera la información generada en cada desplazamiento y se integra en el sistema administrativo, junto con los datos de las reservas de alojamiento y transporte.
En todo el proceso de inmersión tecnológica, involucrar al viajero es fundamental, por supuesto. El representante de Captio aconseja a las empresas una formación adecuada. “Los trabajadores deben ser capaces de identificar un gasto extra y actuar según lo acordado”, incide. Otro punto es el proceso de reporte. Como añade Moser, “cuanto más fácil y ágil mejor, porque es la forma de ayudar al viajero a llevar un control riguroso”. Una vez más, los dispositivos móviles están llamados a ser los verdaderos facilitadores gracias a su ubicuidad, flexibilidad e inmediatez.
“Hasta hace poco, al no conocer el sumatorio en los periodos de tiempo que se establecía para la presentación de la hoja de gastos y al no ser consciente de la importancia de los mismos, el empleado apenas cooperaba. Hoy en día, con las aplicaciones que existen, todos tenemos una especie de pepito grillo que nos avisa cuando nos vamos pasando de la raya”, recuerda Fernando Muñiz.
Los proveedores
Lo que está claro es que el viajero empieza a estar en el centro de la política, y eso se traduce en más facilidades para conciliar su vida laboral con la privada, pero también en una visión generosa de sus necesidades cuando se encuentra lejos de casa. En este ámbito entran los gastos extras, que ayudan al viajero a tener una experiencia más satisfactoria.
Como recuerda el whitepaper de Forum Business Travel/Notilus, “el mercado de los viajes ha evolucionado enormemente con la tecnología, dando lugar a nuevos actores para cubrir nuevas necesidades. Estos proveedores están ofreciendo soluciones específicas para los viajes de empresa, especialmente las que tienen que ver con el detalle y procesamiento administrativo de sus servicios”.
Concretamente, está ocurriendo los consolidadores de alojamientos independientes; los gestores de traslados, tanto de taxi como de vehículos con conductor; los nuevos medios de pago que, además de aumentar la comodidad y mejorar el control, permiten fuentes de financiación alternativas; y otros aglutinadores de oferta relacionados con restaurantes, aparcamientos, puntos de conectividad online, alquiler de salas de reuniones, transporte en autobús, etc.
Por otra parte, los proveedores tradicionales, especialmente de aéreo y alojamiento, cuyos ingresos por servicios de valor añadido (ancillaries) siguen aumentando, proponen fórmulas a las empresas clientes para detallarlos en la factura y facilitar su procesamiento administrativo. En el caso de las compañías aéreas, estos contenidos empiezan a estar disponibles en los sistemas globales de distribución y, por extensión, en las herramientas de autorreserva.
Como concluye Óscar García, hay tres pilares que ayudan a conseguir el objetivo del control y, a la postre, el ahorro en los gastos extras: “En primer lugar, canalizar el mayor número de reservas por un canal definido, normalmente la agencia de viajes; el segundo es el medio de pago, especialmente las tarjetas de crédito, con productos específicos para empresa que dan seguimiento de los servicios no reservados. Por último, las herramientas de gestión de gastos, una base tecnológica que aúna las dispersas fuentes de información”. En definitiva, poder… para ahorrar.
LA EXPERIENCIA DE LOS TRAVEL MANAGERS
1 ) ¿Qué importancia tiene el control de gastos extras en la cuenta de viajes de tu empresa y cómo ha ido evolucionando en el tiempo?
2) ¿Qué ahorros se pueden obtener y en qué partidas?
3) ¿Qué procedimientos o herramientas utilizáis para realizar el seguimiento y contabilización?
4) ¿Cuál es la actitud inicial de los viajeros y qué métodos dan resultado para involucrarles en el proceso?
5) ¿Cómo ha influido la aparición de nuevos proveedores en la gestión de la política de viajes?
SILVIA MAGDALENO
Global Travel Manager de SQUEEZE TRAVEL
1) Partiendo de la base de que lo que no se puede medir no se puede gestionar, conocer el detalle de los gastos extras es de gran utilidad para la gestión de la cuenta. En los últimos años, las empresas han pasado de una gestión casi manual a la automatizada. Al principio contaban con sistemas muy básicos, donde era muy difícil conseguir información. En la actualidad manejan cada vez más programas que permiten desde la inserción de los gastos, hasta el pago, pasando por el flujo de autorizaciones automático.
2) Hay que analizar cuestiones como si estamos pagando en los hoteles o alquileres de vehículos los precios que tenemos en los acuerdos, si existen gastos extras que podemos incluir en las negociaciones con los proveedores, si tenemos un volumen de gasto en taxi elevado que convenga gestionar de otro modo, si estamos pagando extras en las aerolíneas, etc.
3) Las empresas utilizan herramientas de gestión de gastos tipo Concur, Notilus o Captio. Los empleados o asistentes introducen los gastos en la herramienta, pasan un flujo de autorizaciones y, tras la aprobación, se procede al pago. Los travel manager trabajamos a través de los reportes que se generan con la herramienta.
4) Inicialmente, como suele ocurrir cuando se avecinan cambios, la herramienta no tiene buena acogida. Por eso, la formación es de vital importancia. Cuando el viajero descubre que tarda mucho menos tiempo en gestionar sus gastos, que el pago se realiza más rápido y que además tiene a su disposición en un pantallazo toda la información, le encanta.
5) Los nuevos proveedores que facilitan la gestión o la optimización de la cuenta de viajes son siempre bienvenidos. En ocasiones hay que adaptar las políticas de viaje o de gastos para introducir los cambios necesarios en los procesos.
ANTONELLO SIMONCINI
Purchase Manager en RICOH
1) En mi empresa damos la misma importancia a todas las partidas relacionadas con la actividad del viajero, desde el momento en que sale de casa hasta su regreso. Hace tiempo que incorporamos servicios como el taxi o el aparcamiento al área de viajes y se les aplican los mismos criterios de selección y control reservado a las categorías más habituales, como el aéreo o el alojamiento.
2) Todas ofrecen oportunidad de mejora. Algunas de ellas, cuya gestión se ha dejado históricamente en mano del propio viajero, representan porcentajes muy relevantes. En nuestro caso, por ejemplo, hemos conseguido ahorros en los aparcamientos de entre el 25 y el 30%, fruto de la negociación con los proveedores, pero también de los cambios en el proceso administrativo y de recuperación de impuestos.
3) Aplicamos a estas nuevas categorías el mismo proceso de gestión reservado al resto de servicios. Tanto el viajero como los controler del área y el travel manager reciben en tiempo real un correo electrónico notificando los servicios, realizados o reservados, con el fin de poder revisar inmediatamente cualquier posible abuso, error o incidencia. Mensualmente los proveedores deben remitir, junto con la factura, en detalle completo de los servicios realizados.
4) La aceptación por parte de los viajeros ha sido inmediata y con un feed back positivo. Un aspecto muy valorado es la disminución de los trámites de gestión que, al ser en su mayoría digitalizados y automatizados.
5) Nuestros viajeros disponen ahora de ahora de un abanico de soluciones más amplio y de mayor calidad, lo que mejora la percepción del viaje de negocio y, en consecuencia, la productividad. Este nuevo escenario es sin duda muy exigente, pero ofrece al travel manager nuevas soluciones para manejar de forma más eficiente la movilidad.
MARIBEL MUÑOZ
Gobal Services en DANFOSS
1) El control de estos gastos ha adquirido mucha relevancia en los últimos ejercicios, porque supone un considerable ahorro para la empresa. En ocasiones son superiores al gasto aéreo y hotelero juntos. Hemos tenido en cuenta estos posibles ahorros y hemos ido implementando herramientas para su proceso.
2) La recuperación del IVA de todos estos gastos, sobre todo en las partidas de taxi y restauración que, en definitiva, supone una mejora de la cuenta global de resultados.
3) Nosotros tenemos una herramienta de autorreserva y conciliación de gastos. Dicha aplicación nos permite gestionar y dar seguimiento a todo el proceso, de principio a fin. Por otra, parte las nuevas tecnologías, como las app para dispositivos móviles, nos facilitan esta tarea.
4) En principio son reticentes, porque no perciben la importancia y alcance de estos ahorros que se pueden obtener en los gastos extras. Sin embargo, con una buena información y con formación apropiada sobre estas soluciones tecnológicas conseguimos involucrarles y que sean conscientes de los beneficios que conlleva.
5) Positivamente, la ampliación de la oferta siempre es bienvenida, pues supone abrir el abanico de posibilidades. Las nuevas tecnologías ayudan mucho en este sentido.
