AEVEA, entidad que representa al sector, reclama además que se adopten una serie de medidas para lograr procesos de contratación eficientes, sostenibles y honestos para agencias y marcas.
Las agencias pertenecientes a Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) han adquirido el firme compromiso de no presentarse a concursos a los que se convoque a más de cinco participantes, por entender que “se trata de una práctica poco eficiente, desfasada y que no beneficia a nadie”, en palabras de su presidente, César González.
En la actualidad, es habitual que las agencias organizadoras de eventos se encuentren con convocatorias de entre 10 o 15 integrantes en un sector estratégico, cuyo valor principal está en un intangible como la conceptualización creativa de un evento y en su planificación posterior; con la dedicación y experiencia adquirida durante años que esto conlleva.
AEVEA ya elaboró en 2018 una Guía de Buenas Prácticas en la que se recogen todos los aspectos que resultan esenciales en el procedimiento de contratación de una agencia de eventos. En este manual —que cuenta con la colaboración de la Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos (AERCE) y varios event managers a título individual—, se define todo el proceso para establecer una relación transparente y justa entre las agencias de eventos y sus clientes; apoyada en las mejores prácticas.
AEVEA ha trasladado este compromiso de sus socios tanto a AERCE como a la EMA (Event Managers Asociation); que han mostrado su disposición a trabajar con la patronal de agencias en una revisión actualizada del manual que responda a las necesidades de todos.
Uno de los puntos clave de esta Guía es el que recoge todo lo relativo a la convocatoria a concursos, pasando por el inicio del proceso, el contrato y las bases en las que debe sustentarse dicha relación entre cliente y agencia. Asimismo, se reflejan todos los aspectos que la entidad convocante debe tener en cuenta para elegir al socio más adecuado, de acuerdo con sus objetivos y necesidades, y lograr que el proceso sea lo más eficiente posible, sostenible y honesto para todos los participantes.
