Según las conclusiones de las jornadas para travel managers de Forum Business Travel, la búsqueda de ahorros y sinergias está impulsando a muchas empresas a coordinar la gestión entre los viajes, las reuniones y los eventos, para conseguir mejores acuerdos con los proveedores.
Bajo el título "Juntos, pero no revueltos: Sinergias entre los viajes de empresa y las reuniones", Forum Business Travel ha celebrado sus últimas jornadas de travel managers en Madrid y Barcelona los días 16 y 18 de junio, respectivamente, con la asistencia de más de un centenar de gestores de viajes.
Entre las principales conclusiones de estas jornadas destaca la tendencia de las empresas a coordinar los viajes profesionales, las reuniones y los eventos – a pesar de que sus directrices suelen depender de departamentos distintos- para beneficiarse de mejores acuerdos en base a la concentración de proveedores.
Tanto es así, que en algunas compañías el gestor de viajes corporativos, o travel manager¸ está asumiendo tareas relacionadas con la organización de convenciones y reuniones internas, incluso de eventos, dado su conocimiento privilegiado del mercado y de los proveedores de transporte, alojamiento y demás servicios asociados a las necesidades de movilidad de las empresas.
A pesar de que la gestión de ambas facetas pueda estar coordinada de alguna manera, lo cierto es que lo más habitual es echar mano de agencias de viajes diferentes. Según Margarita Algaba, jefa del Departamento de Atención al Delegado de Laboratorios Rovi, “la creatividad y flexibilidad que requiere a veces la organización de reuniones y eventos es distinta de la efectividad de los procesos estandarizados del viaje de negocios corriente”.
Otra de las preocupaciones de los travel managers y meeting planners es calcular el retorno de la inversión que implican los viajes y los eventos. En el primer caso, la medición es relativamente más sencilla. “Cuando inviertes en un viaje, normalmente es para abrir negocio. Si lo consigues, ahí está el retorno. En cambio, en los eventos es mucho más complicado de cuantificar”, ha explicado Algaba. En las convenciones y eventos entran en juego otros factores, como la imagen de marca, la fidelización, la satisfacción, etc.
Para Rafael Grande, presidente de la Event Managers Association in Spain (EMA) y responsable de Global Events de Almirall, “la clave saber dónde acaba la gestión del travel manager y dónde empieza la del meeting planner y, sobre todo, en decidir qué es lo que queremos medir en función de los objetivos que se haya marcado la empresa”.
El gran reto para sacar provecho de la gestión coordinada de ambos ámbitos “es implantar una política de proveedores común", según Alberto Mestre, director del Área de Meetings & Events de American Express Global Business Travel. En opinión del experto, “esta estrategia puede obtener interesantes ahorros al concentrar la compra, pero también hay que tener cuidado, porque los proveedores que son eficientes para unos propósitos no lo son tanto para otros”.
Como ha señalado Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel, “al igual que las empresas establecen su política de viajes de negocios, también deberían crear unas directrices de compra cuando se trata de reuniones y eventos. Es la mejor manera que tienen para optimizar sus recursos”.
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