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PANORAMA PROFESIONAL. Todo sobre dietas y kilometraje

Los gastos relacionados con las dietas y la locomoción conforman una partida importante en las empresas y por eso es tan recomendable gestionarlos de una forma organizada y controlable. La mejor forma de hacerlo es crear una política de gastos de viaje y representación, según el eBook elaborado por Raquel Gutiérrez, socia directora de Nikma Consulting, para CAPTIO.

El documento debe incluir información sobre qué tipos de dietas dispone la empresa para sus empleados, las condiciones para su reclamación o el procedimiento de aprobación, entre otros aspectos. Conviene bajar al detalle en el momento de la definición para no generar dudas ni a los realizan los gastos ni al personal dedicado a su administración y validación.

Lo habitual es negociar las cuantías de las dietas con el comité de empresa e incluirlos en el convenio colectivo. Como afectan al personal que se desplaza, también se incluyen en la política de viajes, normalmente en un anexo que es más flexible y permite revisar los importes o realizar cambios.

1 ) Justificación, reclamación y liquidación

Como en cualquier otro gasto de empresa, el proceso para reclamar debe quedar perfectamente aclarado. Es conveniente detallar todo, desde los elementos necesarios para su justificación hasta los pasos exigidos para la reclamación, aprobación y liquidación. En lo referente a los gastos de locomoción, los justificantes suelen ser la factura del servicio, así como los recibos de peajes y aparcamientos. También se suele informar de factores como el objetivo del viaje, el cliente visitado, etc.

Se liquidan cuando se utiliza el coche particular para un desplazamiento por cuenta de la empresa. Este concepto incluye la gasolina y el uso y desgaste del vehículo, así como la parte proporcional del seguro a todo riesgo. También puede ocurrir que se utilice algún tipo de tarjeta de viajes que incluya gasolina, reparaciones o peajes. En este caso, el proceso de gestión queda integrado, pero lo más usual es presentar el tique como comprobante.

Para la justificación de los kilómetros, lo normal es indicar simplemente el punto de origen y el de destino, sin comprobantes adicionales, aunque es uno de los factores que más se prestan a la picaresca de trabajadores.

La empresa puede abonar los gastos por orden de gasto, semanalmente, en la nómina o con un pago fuera de ella. Hay que tener en cuenta que el tratamiento fiscal de la remuneración de estos gastos es particular, ya que bajo ciertos límites no tributan ni cotizan.

2 ) Importes y límites fiscales

El tratamiento fiscal suele ser motivo de confusión. Se entiende por dieta o gasto de locomoción cualquier cantidad que el trabajador haya utilizado para pagar un bien o servicio destinado a realizar su trabajo fuera de su lugar habitual. Gasolina, comidas o alojamiento pueden ser ejemplos válidos. Esto significa que la remuneración que la empresa proporciona al trabajador tiene carácter compensatorio y que queda excluida de la categoría de salario.

Aunque la ley entiende que esta retribución no debe tributar, marca unos límites. Para que no sea necesario incluirla en el IRPF ni que la empresa practique retención alguna hay que aportar factura en el caso del transporte público. Si se trata de transporte privado, se exceptúa de gravamen hasta la cantidad máxima de 0,19 € por kilómetro recorrido.

Para los gastos de peaje y aparcamiento hacen falta los comprobantes. En el caso de los alojamientos, deben producirse en un lugar diferente al de la residencia del trabajador y no hay que superar los nueve meses de forma ininterrumpida. También es necesario acreditar el día, el lugar y el motivo del desplazamiento.

3 ) Tipos de dietas

Las dietas suelen ser una cantidad fija que la empresa destina a sufragar un conjunto de gastos cuando el empleado viaja por motivos laborales. En contraposición, existe la modalidad “gastos a justificar”, en la que se abona la cantidad que declara haber gastado el trabajador. También existen modelos mixtos.

Las empresas suelen disponer varios tipos de dietas adaptadas a diferentes situaciones tipificadas. Para generar esta estructura se usan parámetros como el tiempo de desplazamiento, la distancia recorrida o la clase de viaje.

Habitualmente, reclamar un gasto de estancia implica justificar que efectivamente se trata de un viaje largo y que no resulta viable desplazarse al destino y volver en el mismo día. Este aspecto suele venir regulado en la política de viaje de la empresa.

En cuanto a la manutención, se puede gestionar de varias formas. Una es creando conceptos que engloben varios elementos, lo que se conoce como “media dieta” o “dieta completa”. La otra posibilidad es asignar una cantidad a una comida concreta, ya sea desayuno, almuerzo o cena.

4 ) Exenciones habituales

La política de gastos de empresa tiene la última palabra sobre las condiciones necesarias para poder reclamar un gasto relacionado con un viaje. Esta serie de normas reflejan la cultura empresarial de la organización, de manera que existen casos para todos los gustos.

Conviene especificar los conceptos comunes que no se aceptan como reclamación de dieta, por muy evidentes que sean, como los viajes no relacionados con el negocio. Una circunstancia muy habitual son las invitaciones recibidas, que no pueden ser justificadas en una dieta. Por lo que se refiere al alojamiento, hay que justificar los motivos de no haber utilizado los servicios de restauración del hotel incluidos en la tarifa.

El concepto de gastos personales engloba aquellos de los que la empresa no se hace cargo por tratarse de opciones que no son indispensables para desempeñar la labor profesional: como los tentempiés, los snacks entre horas, los cafés, las bebidas alcohólicas o los productos del minibar.

5 ) Kilometraje, tipos de locomoción

La gestión de los gastos relacionados con los desplazamientos depende en gran parte de los medios que la empresa ponga a disposición de los empleados. Si no hay que coger avión o tren, el coche de empresa es una opción interesante. Dependiendo de la cantidad y distancia de los desplazamientos puede salir rentable realizar un renting de vehículos. Además, permite un control más cercano de los gastos de locomoción.

Se entiende que el coche de empresa es exclusivamente para asuntos relacionados con el trabajo, por lo que cualquier gasto es considerado de locomoción: el mantenimiento, llenar el depósito, los seguros para el vehículo… La empresa se hace cargo de todo. Es una buena forma de simplificar el reporte de gastos, pero tiene inconvenientes, sobre todo la inversión inicial y el control para que tenga un uso adecuado.

En el caso de que se utilice el coche particular del trabajador, la empresa se encarga de restituir los gastos derivados. La opción más simple es pagar un precio por kilómetro, en el que se incluyen conceptos como la gasolina, el desgaste del vehículo o los seguros.

Otros tipos de gastos relacionados con la locomoción son los de aparcamiento y peajes. Al ser variables, no se incluyen en el precio por kilómetro.

6) Conceptos incluidos en el kilometraje

El primer concepto que se asocia con los gastos de kilometraje es sin duda el combustible. Efectivamente, supone una partida importante dentro de los gastos de locomoción. Algunos estudios establecen su cuantía en torno al 60% de los gastos de kilometraje. Un segundo campo es el que tiene que ver con el desgaste del vehículo y las averías. Además, está todo lo relacionado con los impuestos de matriculación, circulación, etc.

Otra fuente de gasto en los vehículos que el kilometraje cubre son los seguros, un apartado particularmente importante por las implicaciones legales que puede tener para la empresa.

7 ) Conceptos excluidos en el kilometraje

Hay elementos que no suelen cubrirse al no estar estrictamente relacionados con el viaje de negocios. Un ejemplo claro son las multas de tráfico y aparcamiento. Obviamente no se trata de un gasto en el que sea necesario incurrir para realizar el viaje en nombre de la empresa.

Los gastos relacionados con el kilometraje son a menudo una de las fuentes más comunes de fraude en la gestión de gastos de viajes de empresa. Ejercer un control concienzudo es la única forma de evitar que se “hinchen” los kilómetros reportados y detectar la picaresca. De todas formas, el tiempo y los recursos que requieren este control propician la permisividad de las empresas.

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