La integración en un solo proceso de los viajes corporativos está cada vez más extendida, según un estudio elaborado por ACTE en colaboración con American Express Global Business Travel, en el que se señalan tanto las prioridades de los travel managers como las barreras que se encuentran.
La gestión de viajes “end to end”, donde cada paso, desde la reserva hasta el pago final, la gestión de gastos y la elaboración de informes, se integra en un único proceso, se ha convertido en un claro objetivo para los travel managers y equipos de compras.
En el último informe publicado por la Asociación de Ejecutivos de Viajes Corporativos (ACTE, por sus siglas en inglés) en colaboración con American Express Global Business Travel (GBT) “The Journey to Integrated Travel Management”, desvela que una gran mayoría (72%) dice que sus programas ya están integrados en algún punto. Por otro lado, el estudio examina cómo la evolución de la tecnología y las diversas necesidades de diferentes grupos de interés en las compañías crean tanto barreras, como puertas de entrada a una verdadera integración del programa de viajes.
PRIORIDADES Y OBJETIVOS PARA LA INTEGRACIÓN
Las herramientas online de auto-reserva (OBT, por sus siglas en inglés) son el elemento integrador más común entre los programas de viajes de los encuestados (92%), seguidos de las tarjetas corporativas (74%) y las plataformas de gestión de gastos (60%).
Por otro lado, se observa cómo los pagos virtuales integrados, que ayudan al seguimiento de los gastos y a evitar el fraude, pueden ir convirtiéndose poco a poco en un factor clave en la integración, sobre todo en compañías que cuentan con viajeros menos tradicionales, según un 27% de los encuestados.
En términos de integración, los travel managers y equipos de compras sitúan como sus tres prioridades principales: la visibilidad y el control de los gastos (70%), la mejor experiencia del usuario (65%) y la seguridad de los viajeros (58%).
BARRERAS
Casi una cuarta parte (22%) de los travel managers y equipos de compras dicen no poder cuantificar el retorno de la inversión de un plan de integración.
Los encuestados identifican una serie de obstáculos para su evolución, incluyendo la falta de recursos (25%) y la percepción de la falta de apoyo interno y de las partes involucradas (30%).
Sin embargo, son los viajeros de negocios los que plantean el mayor desafío para conseguir una integración total, ya que el 37% de los encuestados afirma que la adopción de las herramientas por parte de los viajeros y su falta de voluntad para adaptarse, son su principal barrera. Paradójicamente, para más de un tercio de los encuestados (34%), los viajeros representan uno de los principales motores de la integración “end to end”.
LA INTEGRACIÓN AYUDA AL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA
La gran mayoría (80%) de los encuestados opinan que un programa de viajes “end to end” ayudaría a mejorar el cumplimiento, y parece que las áreas implicadas dentro de la compañía piensan lo mismo. De hecho, las áreas internas involucradas en compras (53%) y finanzas (45%) son los principales impulsores del cambio, con los viajeros de negocios en tercer lugar.
Conocer el ahorro en costes y el cumplimiento son objetivos clave para la integración, por lo que resulta crítico que los travel managers se aseguren de que estas partes se sientan involucradas.
La complejidad de una integración “end to end” exige no sólo soporte interno, sino también el apoyo de todas las partes implicadas en el flujo de los viajes corporativos. Los travel managers y equipos de compras dicen que los proveedores de tecnología (62%), las agencias de viajes corporativos (TMC) (59%), los proveedores de pagos (39%) y otros proveedores (33%) son fundamentales para conseguir una integración “end to end”.
El informe ofrece recomendaciones para gestionar el cambio hacia un modelo de integración “end to end” y para obtener el respaldo y la aceptación de las partes implicadas para implementar un programa de viaje más integrado.
El informe completo puede descargarse aquí (disponible sólo en inglés).
