El uso de herramientas de autorreserva que permitan a los empleados gestionar sus propios viajes online se traduciría en un descenso del gasto de entre el 5 y el 8%.
Amadeus, proveedor de tecnología de para el sector del viaje, presentó un estudio realizado en colaboración con la consultora Hermes Management Consulting: "Gestión de viajes corporativos en Europa occidental: oportunidades y retos", desvela cómo las empresas pueden reducir los gastos directos e indirectos atribuibles a los viajes corporativos y el tiempo asociado a su gestión, además de identificar las principales oportunidades de ahorro.
Las empresas españolas destinaron 14.800 millones de euros a viajes de negocios en 2011, de los cuales 11,2 millones de euros (el 77%) se invirtieron en viajes dentro de España, mientras que el 23% –3,6 millones de euros– se empleó en desplazamientos internacionales.
De los gastos directos, principalmente transporte y alojamiento, un promedio del 70% corresponde a los billetes de avión, un 23% se emplea en hoteles y un 2% en el service fee a la agencia. En cuanto a los gastos indirectos, el 82% proviene de las tareas rutinarias que conlleva la reserva de un viaje, la gestión de las facturas, el seguimiento de los gastos o la elaboración de informes.
En la actualidad, la habilidad para cumplir con el presupuesto destinado por la empresa para viajes aparece como el principal desafío de los travel managers, por detrás de la capacidad de negociación con los proveedores. La mayoría de los profesionales consultados resaltan como principales carencias la ausencia de herramientas para el análisis de la información y la dificultad para determinar y/o implantar una política de viajes entre los empleados de la empresa.
Para poder conseguir el objetivo de ajustarse al presupuesto, el uso de herramientas de autorreserva permite, entre otras ventajas: reducir el promedio del service fee por transacción; favorecer el control de los gastos y su integración con las herramientas de monitorización; facilitar la negociación con los proveedores; reducir la carga administrativa relativa a la gestión y consolidación de facturas; mejorar la seguridad y protección de los empleados o suministrar información actualizada sobre el perfil de los viajeros al departamento de Recursos Humanos.
Según el estudio, es crucial establecer y comunicar debidamente a los empleados la política de viajes. Las empresas con un programa más estricto pueden ahorrar por término medio un 23% más que las más permisivas. Ello se debe a que, al configurar las herramientas de autorreserva de acuerdo con la política corporativa, es más fácil asegurar que no se realicen movimientos fuera de los criterios establecidos.
La obligatoriedad en el uso de herramientas de autorreserva entre los empleados puede llegar a suponer un ahorro adicional de entre el 5-8% de los costes totales de la empresa en viajes. La gestión de las peticiones de los viajeros y la tramitación de sus gastos suele requerir mucho tiempo, y llega a suponer el 46% de los gastos indirectos. En este sentido, el estudio incide en la importancia de usar tarjetas de crédito corporativas.
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