Las empresas podrían obtener mayores ahorros en viajes si gestionasen los gastos extra que se producen en sus desplazamientos, como el parking, el uso de wi-fi en los hoteles o los servicios añadidos en el avión, entre otros, que representan el 13% del total. Según Forum Business Travel, la automatización de los procesos de control es fundamental en estos casos.
La plataforma de formación continua Forum Business Travel constata que las empresas tienen dificultades a la hora de cuantificar los gastos adicionales que generan sus empleados cuando salen de viaje.
Según Iván Clemente, miembro del panel de expertos de FBT, “consolidar la información necesaria para calcular el coste total de un viaje no es fácil, ya que procede de fuentes internas y externas, principalmente la nota de gastos del viajero y la agencia de viajes”.
En su ponencia “Cómo cuantificar los costes totales de los viajes de empresa”, que fue presentada en dos sesiones celebradas en Madrid y Barcelona el pasado mes de abril ante cerca de un centenar de travel managers, Clemente subraya que los proveedores están llegando a un límite donde los precios no pueden bajar más sin eliminar parte de los servicios.
“Se tiende a la disgregación de los elementos del servicio para que cliente pague lo que necesita”, explica. Esta tendencia genera nuevos gastos añadidos que las empresas tienen que empezar a controlar. Además, “va a ir en aumento mientras la presión negociadora esté basada en el precio”, añade el experto.
Para calcular bien los costes, hay que analizarlos antes y durante el viaje, pero también después. A la vuelta del desplazamiento, la justificación de los gastos se facilita enormemente con la utilización de medios de pago que crean registros transparentes, como la tarjeta de crédito, incluso para cantidades pequeñas. “Pagar en efectivo ya lo hacían los romanos”, ironiza Iván Clemente.
CONCLUSIONES DE LOS TRAVEL MANAGER
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA DISGREGACIÓN DE LOS COSTES DE LOS SERVICIOS…
- Por un lado, es buena porque favorece la gestión. Al conocer el coste de cada servicio da pistas para la negociación con los proveedores.
- Es más fácil detectar servicios superfluos o prescindibles en un orden de prioridades para generar ahorros.
- La disgregación exige más trabajo del travel manager a la hora de analizar partidas y establecer normas en la política de viajes. Además, obliga a invertir en nuevas herramientas de procesamiento y control de gastos.
- La negociación con los proveedores es crítica. Debe focalizarse cada vez más hacia la agrupación de servicios para poder controlar los gastos. Pero no siempre los proveedores están dispuestos a negociar los extras.
RETOS QUE PLANTEAN LAS FUENTES DE INFORMACIÓN DISPARES…
- Hay que tener muy claros los medios de pago recomendados para facilitar la conciliación de las notas de gastos.
- Desde el departamento de gestión de viajes se hace necesario comunicar muy bien al usuario las líneas básicas de la política de viajes, pero con cuidado. A veces el bombardeo de información resulta contraproducente. Los planes de motivación positiva son más efectivos.
- Las empresas tienen que exigir a las agencias mayor detalle tanto en el desglose de gastos como a la hora de contratar paquetes de servicios.
- Las herramientas de control necesitan su periodo de maduración. Cuesta implantarlas, pero a la larga son rentables.
- Cuanta más información mejor, pero también es fácil perderse entre indicadores irrelevantes.
¿ES RENTABLE CENTRARSE EN LAS NUEVAS CATEGORÍAS DE GASTO?
- La rentabilidad depende en gran medida del tamaño de la empresa y de la expectativa de ahorro.
- Las categorías de gastos indirectos han ido aumentando en los últimos años. Hay que tenerlas en cuenta, porque cada vez representan mayor porcentaje sobre el total del viaje.
- Cuando se viaja frecuentemente a los mismos destinos es recomendable crear modelos de viaje con indicaciones precisas desde que el empleado sale de casa hasta que vuelve.
- Los altos directivos deben ser líderes también en el ejemplo de buenas prácticas de viajes.
- Es mejor la concienciación que la represión. La plantilla tiene que comprender los planteamientos, en lugar de sentirse perseguida.
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