Las empresas pueden ahorrar entre un 10% y un 20% con una gestión adecuada de la demanda, es decir, trasladando a sus empleados viajeros parte de la responsabilidad a la hora de elegir los desplazamientos realmente necesarios y los gastos totales que suponen. Es una de las conclusiones de las sesiones formativas de abril celebradas por Forum Business Travel.
El cálculo de los posibles ahorros está basado en un informe de la consultora AT Kearney, utilizado por Alberto Delgado, responsable de Compras Corporativas del Banco BBVA, en su ponencia “Gestión de la demanda de viajes de empresa para optimizar el ahorro”. Habitualmente utilizada en el control de los gastos indirectos, esta estrategia empieza a aplicarse también a los programas de viajes. Como señala el informe, “el control de la demanda es un mecanismo de probada eficacia para eliminar costes en las empresas sin que se resienta su capacidad ejecutiva”.
Según el experto de Forum Business Travel, “con una apropiada gestión de la demanda es posible detectar las causas del gasto, adaptar la política de compras a las necesidades de la empresa y eliminar consumos innecesarios”. En la nueva orientación que las empresas están dando a su política de viajes, la responsabilidad empieza a ser compartida entre la dirección y los empleados que viajan habitualmente. “Apretamos mucho a los proveedores. Queremos precios más bajos o mejores servicios, pero ¿nos hemos parado a pensar la razón de nuestro propio consumo en viajes?”, cuestiona Alberto Delgado.
Según su criterio, permitir que los empleados cogestionen su propio gasto tiene numerosas ventajas. Entre ellas, reduce la estructura de costes al atacar el origen del consumo, equilibra el gasto a las necesidades reales e instala en la empresa una cultura de autocontrol muy necesaria en estos tiempos de crisis económica.
El responsable del BBVA recomienda a las empresas establecer un punto de partida con una radiografía de los procesos utilizados, recurriendo a fuentes de información internas y externas y aprendiendo de las mejores prácticas. Desde ahí es posible implantar el nuevo modelo basado en la demanda identificando oportunidades de mejora en colaboración con los propios empleados viajeros.
ENTREVISTA
ALBERTO DELGADO
RESPONSABLE DE COMPRAS CORPORATIVAS DEL BBVA
¿Cuál sería el primer paso para implantar un modelo de gestión de viajes de empresa basado en la demanda?
Lo primero de todo es establecer un punto de partida y conseguir la mejor información posible sobre el gasto de viajes de la empresa, en términos cuantitativos y cualitativos. Para ello, hay que recurrir a fuentes de información tanto internas como externas, intentando que los datos sean veraces y contrastados. Una buena oportunidad de obtener un retrato bastante fiel de la situación es a través de grupos de trabajo con los empleados clave. El levantamiento de información debe identificar además las best practices internas.
¿Cómo se procesa la información?
La mejor forma de organizar la información para su análisis es dividirla por conceptos o grupos de gastos, proveedores y áreas de negocio organizativas.
¿De qué manera se implementan los cambios?
Con toda la información, hay que identificar las oportunidades de mejora. Los benchmarking externos facilitan la tarea. La priorización de acciones debe tener en cuenta la cultura de la empresa, es decir, si ésta tiene apetito por el cambio, y el nivel de delegación de funciones, además de buscar el equilibrio entre costes y necesidades. Para la implantación es vital que cada recomendación esté basada en principios sólidos, conseguir el apoyo de todos los niveles organizativos, identificar a los líderes e impulsores de las medidas, contemplar diferentes niveles y valorar los impactos en terceros de las medidas en términos de imagen y reputación.
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