Debido a la pandemia del coronavirus se ha impuesto el teletrabajo en las empresas. Los viajes corporativos se han cancelados y las reuniones presenciales han dado paso a las telereuniones por videoconferencia. Aquí van unos cuantos consejos para que sean más eficientes y productivas.
Como ya hemos publicado, para organizar el teletrabajo hay que seguir unas pautas para conseguir que sea productivo. Pero también, en estos tiempos de pandemia del coronavirus los viajes corporativos -que suelen tener como objetivo una reunión- y las reuniones en general, con compañeros de equipo, se han cancelado.
La tecnología nos lo pone fácil y las telereuniones por videoconferencia están en el orden del día de muchas empresas, sobre todo para tratar asuntos de equipo, y cuando el mail, el teléfono o el whatsapp no son suficientes. Entre las herramientas más utilizadas están Skype, Hangouts de Google y Zoom.
Sin embargo, no basta solo con la tecnología. Siete consejos para aumentar la productividad y eficiencia de una reunión por videoconferencia:
- Pruebas de imagen y sonido
Parece muy obvio pero lo que más se suele escuchar en una telereunión es “¿se me ve?”, “¿se me escucha?” Unos minutos antes de que empiece una video conferencia hay que asegurarse de que los dispositivos de audio y vídeo funcionan correctamente. Y si no es así, intentar solucionarlo.
- Tener claro la finalidad
Quien convoque la reunión tiene que dejar claro a los participantes el por qué hay que hacer una videoconferencia en un momento dado, en lugar de usar otros medios. De esa forma, se aprovechará más el tiempo.
- Poner un orden del día
En la misma línea, si se tiene claro el objetivo de la telereunión, se pueden establecer un orden de asuntos a tratar. Y en la medida de lo posible, que los participantes también estén al tanto. De esa forma se evitan dispersiones de atención.
- Preparación previa
En muchas ocasiones en las reuniones presenciales se cuenta con el tiempo de traslado (coche, avión, tren) para preparar la reunión. El cambio a videoconferencia implica que a la telereunión hay que ir con los deberes hechos, para evitar la improvisación sobre la marcha y aumentar la eficiencia de la reunión virtual.
- Notas
Las videoconferencias, previo consentimiento del resto de participantes, se pueden grabar para consultar los temas tratados a posteriori. Incluso con esa posibilidad, es recomendable tomar notas durante la videoconferencia para que nada se quede en el tintero.
- No mandar documentación durante la reunión
Si se quiere hacer una presentación que requiera un apoyo de documentación, es mejor la presentación en vivo. Si hay que mandar documentos (word, pdf, powerpoint…) que no requieran ser consultados en el momento, es mejor mandarlos después para mantener la atención de los participantes.
- Mantener el contacto visual
Con una pantalla delante a veces nos olvidamos que al otro lado hay personas. Es importante intentar mantener el contacto visual para que el resto de participantes no disperse su atención. También hay que ser conscientes que, con una cámara delante, todos los gestos cuentan. Cuidado con el movimiento de manos.
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