El reporte de gastos de viajes es un proceso habitual en la mayoría de las organizaciones. A pesar de ello, su gestión ha sufrido pocos cambios a lo largo del tiempo, ya que sigue basada en el papel y en procesos manuales que lo convierten en un procedimiento ineficiente, poco sofisticado y anacrónico. Las herramientas disponibles todavía son minoritarias en el mercado español, pero están irrumpiendo con fuerza.
Todavía son comunes las billeteras de agentes comerciales llenas a rebosar de tiques arrugados e ilegibles que se usan como justificante. Al final de mes se arman de paciencia y revisan ese fajo para redactar su informe de gastos. ¿Le suena a alguien?
Por supuesto, luego está la figura encargada de revisar todos estos gastos y aprobarlos (o no…). Es habitual que la información que les llega sea incompleta, tenga errores e incluso con tentativas de “colar” algún gasto extra. Controlar que todo esté en orden y que cumpla las políticas de gasto de la empresa no es tarea fácil ni rápida.
En definitiva, se trata de un proceso innecesariamente complejo y engorroso, pero asumido, hasta tal punto que a veces pasa desapercibida la cantidad de recursos que se invierten en él. ¿Cuánto tiempo le lleva cada mes a un empleado completar su nota de gastos? Multiplícalo por toda la gente que viaja en tu organización, y por supuesto, suma el trabajo del revisor y el coste de los tiques “colados”. Todo esto es dinero que se escapa dedicado a tareas que no generan valor para la empresa.
Existen herramientas capaces de transformar totalmente este proceso llevándolo al mundo digital. Por ejemplo, sacando partido de elementos de uso totalmente cotidiano en las empresas, como los smartphones, que pueden automatizar la entrada de gastos durante el mismo viaje y la posterior generación de informes. El hecho de disponer de toda la información en la nube permite llevar un control pormenorizado durante todo el proceso, así como automatizar el seguimiento de las políticas de gastos.
Las herramientas de gestión gastos de viajes todavía son minoritarias en el mercado español, pero están irrumpiendo con fuerza y cambiando radicalmente un proceso que desde hace tiempo necesita de una buena puesta a punto.
Los márgenes de mejora que ofrecen son generosos. Para el reporte y gestión de notas de gasto, el ahorro de tiempo se calcula en torno al 80%. Esto supone una cifra especialmente respetable en caso de empresas con extensos departamentos comerciales. Tampoco es un tema menor la reducción de costes debido a un mejor control. La simple idea de saber que existe un sistema que comprueba los tiques uno a uno refuerza que todo el mundo se ciña estrictamente a las políticas de gastos existentes. Por otra parte, al acelerarse todo el procedimiento, también se agiliza el tiempo medio para retribuir los gastos a los trabajadores.
En épocas en las que hay que apretar cada tornillo para aumentar la eficiencia de la maquinaria empresarial y cada céntimo, cada ahorro suma. ¿Por qué no revisar también la gestión de los gastos de viajes? Reducir este tipo de costes libera además recursos para aprovecharlos en actividades más productivas y rentables. Mejor salir a buscar nuevas oportunidades para la empresa que enredarse en el papeleo, ¿o no?
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DAN MOSER
Director de Márketing de Captio
