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«El tamaño de la empresa no importa para implantar la herramienta de autorreserva»

PETER GRAULICH
CHIEF REVENUE OFFICER EN SAP CONCUR

Peter Graulich SAP Concur

SAP Concur cuenta con 58.000 clientes a nivel global. La compañía ofrece todo tipo de soluciones adaptadas a las necesidades de cada empresa, sea grande, mediana o pequeña, a través de su herramienta de autorreserva y gestión de gastos. Los nuevos medios de pago, la intervención de la inteligencia artificial en los procesos de compra y el análisis de datos están transformando la experiencia del viajero y facilitando la labor de los travel managers.

 

¿Cómo han cambiado los viajes de negocios desde la pandemia?

Las empresas se están adaptando a la nueva realidad. Para ello necesitan sobre todo más flexibilidad en las condiciones de las tarifas, en las relaciones con el TMC. Otra de las claves después de la pandemia es que son mucho más conscientes de dónde quieren viajar, se preparan mejor los desplazamientos para que la estancia en destino sea lo más productiva posible. En cualquier caso, lo que vemos por la herramienta Concur es que los niveles de gasto han alcanzado ya las cifras previas a 2019.

Por otra parte, antes había que convencer de alguna manera a los empleados de que utilizasen la tecnología disponible en la empresa y ahora vemos que son ellos los que demandan más herramientas y soluciones. Hace ocho meses implantamos la herramienta de autorreserva en un gran banco español y nos hemos quedado gratamente sorprendidos del alto índice de adopción. Al final, lo que la gente quiere es hacer las cosas más fáciles y la tecnología se lo está permitiendo.

¿Qué importancia tiene en todo el proceso la experiencia del usuario?

Es esencial. El viajero que tienen que organizar su propio desplazamiento necesita tener a su disposición un contenido completo en una interfaz muy sencilla. Cuando está de viaje, la app tiene que tener todos los servicios, con información y recursos de seguridad, para que su desplazamiento sea lo más confortable. Otro de los grandes avances en los últimos años tiene que ver con el reporting y el análisis de datos. Herramientas como Concur ofrecen gran cantidad de información en este sentido, que además se puede exportar y combinar con los propios parámetros internos de la empresa para tomar mejores decisiones de compra.

¿Cuáles son las últimas tendencias en el Business Travel?

Uno de los aspectos fundamentales es el proceso de pagos. Es esencial hacerlos lo más sencillos posible, con todo el control necesario. Incluso para los empleados que no viajan con frecuencia y no tienen una tarjeta de crédito corporativa, pero que puntualmente han de realizar desplazamientos, podemos generar una tarjeta virtual y cargar el dinero para sus necesidades. Una opción muy práctica y cómoda para el viajero.

Por otra parte, la inteligencia artificial generativa es otro de los vectores que está impulsando grandes transformaciones. A través de ella estamos generando flujos de información entre el travel manager y los viajeros, por ejemplo, para saber si alguien ha solicitado una extensión en destino para disfrutar del turismo o algo tan simple como asociar un recibo de taxi en la hoja de gatos a una cena con un cliente tomando como base el calendario del usuario. Los flujos de aprobaciones se realizan también mucho más rápido y a veces de forma automatizada.

¿Qué papel juega herramienta de autorreserva en la generación de ahorros en la cuenta de viajes corporativos?

Es un instrumento de control vital para el cumplimiento de la política de viajes. En la medida en que monitoriza las desviaciones, es fácil detectar dónde está el problema y actuar sobre él. No estoy hablando del fraude, algo que la empresa no puede tolerar, sino de aprovechar las oportunidades de ahorro en función del análisis de datos, para modificar las políticas partiendo de unos objetivos.

El segundo factor importante es la intervención de la inteligencia artificial para acompañar al usuario en su proceso de compra y orientarle sobre las opciones más baratas, en lugar de que sea él quien compare precios y opciones. Sea como sea, el sistema en torno a la herramienta es mucho más transparente en todos los sentidos y esto ayuda enormemente.

¿Cómo se adapta a los diferentes tipos de empresa y programas de viajes?

Con el sistema de SAP Concur trabajan desde pequeñas empresas locales hasta grandes multinacionales. De hecho, más de la mitad de nuestros 58.000 clientes son pymes. Hay que tener en cuenta que el proceso de compra de viajes sigue unos estándares que hacen que no sea tan importante el tamaño. No es necesario instalar todas las funcionalidades del sistema, sino las que mejor se adapten a las necesidades de la empresa. Muchas veces la complejidad no proviene de la herramienta, sino de la diversidad de reglas contenidas en las políticas de viaje. Lo más recomendable es simplificarlas todo lo posible. Lo interesante es que si empiezas con un módulo básico, la empresa ya está preparada para ir añadiendo utilidades a medida que vaya creciendo o cambien sus necesidades. Los empleados se familiarizan con su uso y reciben mejor las sucesivas ampliaciones.

¿Cuánto tiempo lleva realizar la implantación de un nuevo proveedor?

Depende de los casos. Las pequeñas y medianas empresas suelen utilizar el contenido que ya viene incluido en la herramienta, porque es mucho más práctico que andar negociando e integrarlo en la plataforma. De todas formas, podemos hacerlo sin problema. Puede llevar desde un día, hasta varias semanas, depende de las características y la tecnología del proveedor.

En Concur tenemos muchas funcionalidades que se pueden integrar en el sistema de reservas y que concilian con el backoffice de la empresa. Además, trabajamos en colaboración con todo tipo de partners, desde consultoras hasta TMCs. Esto es muy útil, porque podemos hacer implementaciones creando un ecosistema con proveedores locales, sin importar el tamaño de la empresa, con soluciones adaptadas a sus necesidades. Estamos en el centro de los procesos y vamos evolucionando junto con el mercado.

¿La oferta de tren en España está completamente integrada en la herramienta?

Así es. Lo que ocurre es que la integración que ofrecen los operadores es diferente. Algunos no tienen todas las funcionalidades implementadas. La verdad es que es un tema importante, sobre todo en Europa, donde estamos viendo regulaciones que priorizan el ferrocarril frente al avión en trayectos donde los tiempos de viaje sean similares.

¿Cómo está ayudando SAP Concur a las empresas a cumplir sus objetivos de sostenibilidad?

En nuestra herramienta incluimos información proveniente de Thrust Carbon, que es la compañía más aceptada y neutral del mercado para calcular las emisiones de carbono, con una metodología propia, aunque también utiliza otras fuentes. A partir de estos datos, hay varias posibilidades. Nuestros clientes en Estados Unidos suelen compensar sus emisiones, aunque esto no supone reducirlas. En Europa o en Asia tienden a reducirlas de forma efectiva a través de unos objetivos en sus presupuestos. Por ejemplo, reservando vuelos directos, aunque en ocasiones son más caros, pero contaminan menos. También están recurriendo a reuniones virtuales en lugar de presenciales cuando la ocasión lo permite.

Lo importante es que haya mucha transparencia en todo el proceso. Incluso las empresas que solo tienen implementado nuestro módulo de gastos, con el que pueden conocer la huella después del viaje, es útil para sacar conclusiones y actuar en consecuencia la próxima ocasión. Con el módulo de viajes es más fácil, porque tiene un sistema de alertas que va guiando al usuario, por ejemplo, si hay una alternativa en tren al trayecto aéreo o si un modelo de avión es más contaminante que otro. También si estas buscando un sitio para celebrar un evento, ofrece información la opción más conveniente desde el punto de vista medioambiental en función de la procedencia de los participantes y los trayectos que tienen que realizar para acudir a la convocatoria. En el caso de los travel managers, cuentan con una herramienta poderosa para influir en las decisiones de compra desde el principio.

PETER GRAULICH
CHIEF REVENUE OFFICER EN SAP CONCUR