Un estudio reciente de Fórum Business Travel y Amadeus destacaba la importancia que las empresas viajeras otorgan al reporting. Dicho informe acentuaba dos aspectos que conviene resaltar.
En primer lugar, la necesidad de disponer no solo de multitud de datos de las áreas implicadas, sino de un mayor conocimiento traducido sobre cifras que se antojan casi siempre como variaciones inconclusas. Esto es, los responsables de los departamentos contables de las empresas optan por parámetros legibles para acertar en su análisis y posterior toma de decisiones. Como segundo acicate, los resultados reflejados. Ya no prima la presentación de herramientas perfectamente automatizadas, sino la calidad y el fondo de los documentos que generan.
En ocasiones, nuestra andadura como agencia especializada en el viajero de negocios nos ha corroborado una demanda creciente de las empresas por la obtención de información real y analítica de sus desplazamientos, así como de las condiciones en las que los realizan; esto es, la consecución de una concordancia continua de datos obtenidos mediante una política de viajes que busca ante todo la optimización de resultados a corto o medio plazo.
Los documentos de reporting suelen concluir sobre totales en ocasiones dispersos. La conocida «sobresaturación» de datos. Esto se evita cuando la agencia ofrece informes adaptados y configurados de acuerdo a las preferencias destacables de sus clientes. Ofrecer tecnología potente es ser capaz de convertir datos brutos en datos aplicables, contrastables y, ante todo, idóneos por suponer puntos de inflexión diferenciadores y dinámicos.
Cobra especial trascendencia configurar cuadros de mando a disposición de los responsables de la gestión contable de los viajes. Con ellos se logra una mayor planificación de costes. Los directores obtienen análisis objetivos sobre los consumos genéricos de manera desglosada. Para ello hay que contar con una herramienta fiel al presupuesto inicial en la aplicación de la estrategia más afín y acorde con la propuesta pactada con la agencia.
Ya no solo por el control del consumo, el sistema de reporting aporta conclusiones que son indicadores de rendimiento. A tener en cuenta, los acuerdos pactados con los proveedores involucrados y la aplicación de las condiciones definidas. El potencial de estos informes reside en aprovechar la transparencia que brindan las agencias para liderar el ahorro en los departamentos reflejados. Para ello, resulta esencial que la propia agencia se implique y aplique, trabajando con solvencia por la creación incluso de centros de coste y los viajeros vinculados al movimiento de los mismos, con diferenciación por departamentos, colectivos, proveedores, proyectos, clientes finales… Aparecerán las variaciones sobre parámetros que se creían fijos. Esta lectura conlleva una mejora sustancial de los procesos de gestión, pues se acondiciona a conciencia el objetivo inicial con las posibilidades reales de la empresa de acuerdo con la proyección o las oportunidades de crecimiento que el año en curso vaya deparando a la compañía.
En Grupo Viajabien siempre hemos pensado que los sistemas de reporting son una auditoría de calidad sobre la solvencia y el desarrollo de nuestro trabajo de una forma 100% cuantificable. Un termómetro que parametriza el gasto, haciéndolo más legible. Teniendo en cuenta la amalgama de agencias especializadas que operan actualmente en el mercado del business travel, considero la transparencia y, aún con mayor relevancia, el lenguaje que la interpreta, como los mejores valores añadidos; así como su tratamiento analítico y presentación, la aportación diferencial.
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JUAN IGNACIO ABOLLADO
Jefe de Ventas y Expansión de Grupo Viajabien
