CWT recomienda una serie de acciones destinadas a reducir las malas prácticas que ya han afectado a sectores como el farmacéutico.
Desafortunadamente, los casos de gastos inapropiados en materia de viajes y/o reuniones y eventos siguen acaparando portadas en todo el mundo. En los últimos tiempos, la industria farmacéutica se ha visto envuelta en escándalos de sobornos y corrupción, algo que no solo afecta a la reputación de las organizaciones implicadas sino que puede dañar la imagen de los proveedores. De hecho en China, agencias y agentes de viajes han sido descritos como "conspiradores criminales", algo que ha provocado ya el cierre de agencias sospechosas.
La prevención de casos de soborno y corrupción es, por tanto, un aspecto clave tanto para CWT como para sus clientes como parte importante de los esfuerzos que se están haciendo para cumplir con los distintos requisitos legales a nivel mundial.
Cumplir con la política de viajes de la empresa conllevaría anular cualquier riesgo de corrupción. No obstante, las administraciones están imponiendo cada vez más regulaciones que están cambiando el modo en el que las organizaciones toman decisiones y rinden cuentas de sus actuaciones. Como resultado de ello, el cumplimiento y la ética se han convertido en requisitos imprescindibles a la hora de trabajar con un proveedor de viajes y/o reuniones y eventos como CWT.
La buena noticia es que existen muchas formas de garantizar que una organización lleva a cabo sus actividades de manera correcta, siempre y cuando se respeten las siguientes premisas:
1. Incrementar el control:
Gestionando de manera centralizada el gasto y evitando en la medida de lo posible el uso de dinero en efectivo.
2. Elegir un socio estratégico:
Evaluando cuidadosamente a los proveedores con los que trabaja y asegurándose de que éstos cuenten con un código ético. Hay que tener cuidado con los proveedores que ofrecen precios excesivamente bajos.
3. Conocer a los proveedores:
Cuantos menos sean los proveedores involucrados, más sencillo resultará realizar un seguimiento de los mismos.
4. Estar al día de las reglas:
Las regulaciones cambian en función de los países y muchas veces pueden incluso entrar en conflicto. Por eso es necesario buscar el apoyo de expertos en materia legal y de cumplimiento, tanto internos como externos, que ayuden a comprender los requisitos del lugar en el que se va a operar y cómo ajustarse mejor a dichas normas. Es importante hacer de los proveedores socios estratégicos para permanecer dentro de los límites de su sector y jurisdicción.
5. Exigir pruebas:
Asegurándose de que todos los gastos estén justificados poniendo en marcha procesos de autorización, informes de gasto y procedimientos de auditoría. En el caso concreto de las reuniones, articular de forma clara el propósito de todos los eventos y gastos es imprescindible, alineando el gasto con el logro de los objetivos y con los requerimientos regulatorios aplicables.
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