Bonito por fuera y bonito por dentro. Cualquier evento que pretenda llegar al corazón de los asistentes tiene que entrar por el contenido, pero también por los ojos, por el olfato, por el tacto, por el oído, por el gusto… Los organizadores saben bien que la clave del éxito es plantear la escenografía desde una perspectiva multidisciplinar. La experta en decoración Carmen Sánchez revela sus secretos.
“Cualquier evento trata de transmitir un mensaje. Pero los que marcan la diferencia son los que utilizan todas las armas a su disposición, estimulando los cinco sentidos, porque lo fundamental es convertir el acto en una verdadera experiencia”. Toda una declaración de intenciones que Carmen Sánchez, con una dilatada experiencia de mujer-orquesta en eventos grandes, medianos y pequeños, aplica desde el primer contacto con el cliente. Y no le faltan: Renault, L’Oreal, Pasarela Cibeles, LG, Garnier…
Para llegar hasta ellos no hace falta contar con una macroestructura, aunque algunas agencias sí dispongan de ella. “Lo más importante en esta profesión son las ideas, la creatividad”, subraya Carmen. En estos tiempos de crisis habría que añadir también el ingenio porque, como señala la experta, “con poco dinero se pueden hacer grandes cosas, es cuestión de estrujarse un poco la cabeza”.
El primer paso es el briefing. Tan determinante es lo que se quiere transmitir como lo que no. Los especialistas en comunicación sabrán que hay que huir de la saturación de mensajes, porque existe un alto riesgo de que al final la gente no se quede con ninguno. Lo inteligente es apostar por un concepto y desarrollarlo a todos los niveles. El decorador tiene que estar en perfecta sintonía con el equipo de marketing, porque en la escenografía del evento un objeto fuera de lugar, una música ambiental mal elegida o un color fuera de tono pueden desconcertar.
A pie de obra
Piedra angular de todo evento es la localización. “Cuidado con esto: una buena decoración no suple de ninguna manera un mala elección del lugar. Visitarlo en persona, sopesando distintas alternativas es una tarea imprescindible”, apunta Carmen Sánchez. En ocasiones, la localización ya transmite mucho. ¿Un ejemplo? Recientemente, Air France convocó a clientes, agencias de viajes y periodistas para presentar su nueva clase Business. El lugar elegido para hacerlo fue la última planta de una de las Cuatro Torres de la Castellana, en Madrid. En un espacio completamente diáfano y acristalado, muy por encima del resto de los edificios de la capital, los presentes tuvieron enteramente la sensación de estar volando.
Si alguien está pensando en sorprender, lo mejor es contratar como decorador a una especie de MacGyver. El personaje de la célebre serie de televisión norteamericana que era capaz de improvisar cualquier artilugio con un chicle, un mechero o una caja de clips es lo más parecido a un profesional de los eventos como Carmen. ¿Cuántas tiendas, mercadillos e incluso colmados de chinos se habrá recorrido esta mujer para encontrar esa tela con la que vestir unas mesas un tanto sosas o aquellos extraños apliques tan resultones cuando se colocan fuera de contexto?
Muchos organizadores olvidan en sus presupuestos iniciales el gran peso que una buena iluminación representa en la atmósfera del evento. “Es un capítulo al que se suelen dedicar pocos recursos y en ocasiones es responsable del 50% de la recreación de un decorado”, insiste la experta. Tampoco hay que olvidarse de la parte más humana: la presencia de actores, dinamizadores, relaciones públicas, músicos en directo. Todo suma.
En tierra firme
Cuidado con los facilitadores de eventos excesivamente imaginativos. ¿Tendrán capacidad para poner en práctica sus brillantes ideas? En caso afirmativo, ¿podrán hacerlo ajustándose a un presupuesto? Por eso, los decoradores como Carmen, además de la creatividad, llevan en su maleta una gran dosis de experiencia, la que les permite moverse con soltura en tierra firme, proponiendo soluciones realistas.
Más consejos. Por ejemplo, que la presencia de la imagen de marca no sea estomagante. Hay muchas maneras de vender los colores corporativos de una manera subliminal. A la postre, resulta más efectiva, queda en el subconsciente y la gente apenas si se da cuenta. Pensando ahora en el estómago, otro de los órganos que conviene cuidar especialmente, las últimas tendencias del catering están por una vuelta a la sencillez. Buenos productos y poco más. Las delicatessen estrafalarias ya han dejado de sorprender.
Volviendo al espinoso asunto pecuniario, para empezar a moverse es mucho mejor saber desde el principio con cuánto dinero se cuenta. De lo contrario, lo más seguro que es haya que trabajar dos veces, o tres, o cuatro… “Si la idea es muy buena, siempre cabe una negociación para aumentar el presupuesto, pero hay que partir de una base”, explica nuestra decoradora. Punto dos: perfil del invitado. Punto tres: mensaje. Punto cuatro: localización. Aquí están los cuatro pilares de los eventos.
¿Y qué pasa después? La tentación es pensar, una vez finalizado, “ya nos lo hemos quitado de encima”. Mal hecho. Si los equipos implicados no se reúnen, analizan el acto, sacan conclusiones y se formulan nuevos objetivos para el próximo, ¿para qué tanto esfuerzo?
Recomendaciones finales. La penuria económica ha propiciado que todo el mundo ofrezca de todo. Empresas de catering que también decoran, estudios de arquitectura especializados en eventos de la noche a la mañana, actores dramáticos metidos a cómicos o amenizadores… Ya casi todo vale. Exijamos un poco de bagaje. ¿Cuál es el de Carmen? Viajar, ir a exposiciones de arte, ver escaparates, leer libros, consultar revistas de tendencias. En definitiva, documentarse para no tener que soltar un “¿y eso qué es?” cuando el cliente solicita una fiesta Bollywood.
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