La tecnología está desempeñando un papel fundamental en el desarrollo y la gestión de los viajes corporativos y de sus gastos, como subraya Eric Llonch, Chief Product Officer de Inology, empresa desarrolladora de Tickelia.
¿Por qué es tan importante para las empresas la gestión de gastos de viaje?
Es un componente crítico de la administración financiera de una empresa. Implica el seguimiento y control de todos los gastos relacionados con los viajes de negocios, desde billetes de avión y alojamiento, hasta comidas y otros costes relacionados. Es estratégico porque los viajes de negocios son una parte integral de la operativa de muchas compañías y representan una inversión significativa.
¿Cómo ha evolucionado la gestión de gastos de viajes en los últimos años?
Últimamente estamos viendo una transición significativa de los métodos tradicionales de gestión de gastos de viajes hacia soluciones tecnológicas más avanzadas. La complejidad de los viajes corporativos hace que hoy en día resulte poco rentable dedicar horas a recopilar la documentación en papel para elaborar y tramitar manualmente notas de gastos.
¿Cómo está utilizando Inology la inteligencia artificial en sus soluciones?
Ha supuesto un salto indiscutible. En Tickelia la usamos para automatizar muchas tareas. La lectura de los recibos y facturas se realiza a través de tecnología OCR/ICR/QR. Basta hacer una fotografía y el programa extrae automáticamente todos los campos necesarios para digitalizar el documento. Al tener mayor control, resulta más fácil identificar patrones para optimizar los viajes y reducir costes. Además, el sistema es capaz de detectar las partidas que no cumplen la política establecida, así como posibles fraudes internos.
¿Cómo influye todo esto en la experiencia del empleado que viaja?
Con Tickelia, el empleado puede crear viajes y solicitar los medios de transporte, el alojamiento y otros servicios que vaya a necesitar. También sirve para pedir adelantos y pagar con tarjetas Visa personalizables. No tienen que procesar manualmente sus recibos y pueden concentrarse en su trabajo, sin perder un tiempo valioso con la administración de gastos. Por otra parte, los responsables tienen acceso a informes detallados en tiempo real con métricas muy valiosas.
¿Qué hay de la seguridad de los datos? ¿Cómo se asegura de que la información sensible esté protegida?
Para nosotros es una prioridad absoluta. Utilizamos las medidas de seguridad más exigentes para proteger la información sensible de nuestros clientes y garantizar su integridad. Para ello contamos con la certificación de las normas ISO 27001 e ISO 9001.
¿Qué otros beneficios obtiene el travel manager?
Tickelia ofrece la integración con agencias de viajes como TravelPerk, BDC Travel, CWT y American Express, entre otras, lo que simplifica la planificación y reserva de viajes. Poder gestionar desde una misma herramienta todo el proceso facilita el día a día de los trabajadores en movilidad y de los responsables de departamento. Los informes detallados facilitan el análisis de costes por viaje para identificar tendencias y evitar gastos innecesarios.
¿Qué consejo le daría a las empresas que están considerando implementar una solución inteligente de gestión de gastos de viajes?
Mi consejo es que evalúen cuidadosamente sus necesidades y objetivos específicos antes de tomar una decisión. Es importante elegir una solución que se adapte a las políticas y procesos de la empresa, que sea flexible, personalizable y que ofrezca máxima seguridad, así como un buen soporte técnico y un servicio al cliente de calidad. Por otro lado, también es esencial trabajar en la capacitación de los empleados.
ERIC LLONCH
CHIEF PRODUCT OFFICER DE INOLOGY
