La forma en la que trabajamos ha cambiado de raíz, impulsada por la tecnología y los nuevos modelos de colaboración. Lo que no ha cambiado es la esencia de la conexión humana, que sigue siendo clave. Los desplazamientos son el medio para que esa interacción ocurra. No es casualidad que casi la mitad de las empresas españolas dijera el año pasado que pensaba aumentar su presupuesto de viajes en 2024 y 2025.
Pero mientras los viajes crecen, muchos procesos siguen igual que hace diez años: aprobaciones manuales, responsabilidades repartidas, herramientas que no hablan entre sí… En este contexto, automatizar no es un lujo. Es lo mínimo para poder escalar sin perder tiempo ni control.
Organizar viajes fue durante años una tarea puramente operativa. Pero cuando se gestiona bien, puede convertirse en una palanca estratégica. Las empresas que modernizan su forma de viajar no solo ahorran, también mejoran procesos y simplifican la vida de su gente. Hoy son más híbridas que nunca, los equipos están repartidos por todo el mundo y hay mucha gente que se mueve por trabajo: desde ingenieros hasta equipos comerciales, desde consultores hasta profesores. Todos necesitan hacerlo con rapidez, claridad y sin fricciones.
El modelo de gestión centralizada, donde una sola persona gestiona todo, ya no da abasto. Por su parte, las agencias tradicionales no tienen la agilidad ni las herramientas para responder a esa realidad. Siguen operando con flujos rígidos, procesos manuales, falta de transparencia y poca capacidad de reacción.
Qué significa automatizar hoy
Automatizar no es digitalizar un formulario. Es rediseñar toda la experiencia de viaje, desde la reserva hasta el reembolso. Aporta menos esfuerzo y más cumplimiento. Una plataforma bien integrada permite aplicar políticas sin fricciones en el punto de compra, automatizar aprobaciones, obtener visibilidad en tiempo real y gestionar reservas, gastos y asistencia desde un solo lugar. Por ejemplo, gracias a esta digitalización del proceso de viajes, una gran empresa de moda española ha conseguido que el 89% de sus viajes de negocios sean aprobados automáticamente, siempre dentro del presupuesto asignado, gracias a las políticas preestablecidas. Y eso sin olvidar un mejor control de gastos y una experiencia de viaje fluida.
La transparencia de costes y la información centralizada también marcan la diferencia como grandes ventajas: más visibilidad, menos papeleo, menos errores, más control. Las empresas pueden detectar desvíos antes de que escalen, optimizan el gasto por equipo o proyecto y evitan sorpresas a final de mes.
Por su parte, las expectativas del viajero han cambiado. Quiere reservar un viaje de trabajo con la misma facilidad con la que organiza sus vacaciones. Automatizar permite justo eso: facilitar el proceso y dar autonomía sin renunciar a la visibilidad que necesita la empresa. Y todo, si es posible, en una app que reúna los componentes del desplazamiento: vuelos, trenes, hoteles, facturas y gastos, además de un soporte 24/7. No solo es cuestión de mejorar la productividad, también aumenta la satisfacción y el uso.
El reto actual no es solo reservar con eficiencia, sino ofrecer asistencia integral y visibilidad constante. En 2024, casi 8 de cada 10 trabajadores que viajaron por trabajo sufrieron algún tipo de disrupción: cancelaciones, retrasos, huelgas… Son eventos impredecibles, pero no imposibles de gestionar. Tener visibilidad y asistencia en tiempo real permite reaccionar rápido, reubicar sin estrés y minimizar el impacto operativo.
Gracias a esta digitalización, quienes gestionan los viajes pueden destacar en su función y aportar verdadero valor estratégico. Al obtener una visión global del programa de viajes, se pueden anticipar a las necesidades del negocio y tomar decisiones informadas basadas en datos. Se trata de evitar descontrol y tener un sistema que aguante cuando el equipo se empieza a mover. Porque cuando los viajes funcionan, todo lo demás fluye.
