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El sobrecoste de las cancelaciones de hotel en los viajes de empresa puede llegar al 3%

Según un estudio de HRS, casi una de cada seis reservas de viajes de negocios, un 17%, se cancela. Sin embargo, las cancelaciones a corto plazo son menos frecuentes. Un 5% de las reservas se cancelan hasta 48 horas antes de la llegada. Detrás del sobre coste para las empresas están las estrictas normas de cancelación de las cadenas hoteleras.

El estudio de HRS indica que el sobrecoste de las cancelaciones hoteleras en los viajes de empresa puede suponer un 3% del volumen total de reservas. Tanto es así, que un 82% de los travel managers encuestados muestran una clara intención de derivar a los viajeros corporativos a establecimientos con políticas flexibles.

Y es que, las normas de cancelación más estrictas introducidas por las principales cadenas podrían repercutir en un aumento de los costes del programa de hoteles para las empresas.

Si las cadenas hoteleras adoptan políticas de cancelación inferiores a 48 horas, las empresas tendrán que presupuestar gastos adicionales millonarios. Esta es la conclusión a la que ha llegado HRS, proveedor global de soluciones hoteleras, tras un profundo análisis de los datos de las reservas de sus mayores clientes corporativos de los últimos doce meses.

LA FLEXIBILIDAD ES CLAVE

Para los viajeros corporativos, la flexibilidad es el aspecto más importante a la hora de reservar hotel, pues las citas de negocios cambian con frecuencia, aunque los hoteles también tienen derecho a maximizar su inventario de habitaciones y generar ingresos.

Con la mejora de las tecnologías de comparación de precios y gestión de ingresos, optimizar las relaciones de los proveedores y negociar los contratos de forma justa con los hoteles y los gestores de programas hoteleros es esencial para mitigar el impacto financiero de estas nuevas políticas.

La encuesta realizada por HRS a 100 agentes de viajes corporativos concluyó que la mayoría de los encuestados esperaban que la nueva política de cancelación produjera unos costes mayores. El 60% de los participantes en la encuesta pensaban que la nueva política pondría en peligro sus opciones de lograr sus objetivos de gestión de viajes.

Así, casi un tercio de las empresas ya han acordado negociar condiciones especiales con los hoteles. Al elegir entre dos hoteles con la misma valoración por estrellas, el mismo servicio y una ubicación similar, el 82% de los travel managers encuestados prefiere claramente el hotel que ofrece unas políticas de cancelación más flexibles.

Según el estudio de HRS, casi una de cada seis reservas (17%) se cancela. Sin embargo, las cancelaciones a corto plazo son menos frecuentes. Solo un 5% de las reservas se cancelan hasta 48 horas antes de la llegada.

Las normas de cancelación más estrictas que las principales cadenas hoteleras han introducido recientemente podrían repercutir en un aumento de los costes del programa de hoteles para las empresas. En muchos casos, el cargo por cancelación tardía equivale a una pernoctación.

Teniendo en cuenta estos posibles costes según los patrones de cancelación reales del año pasado, las empresas encuestadas incurrirían en un 3% de gastos adicionales por alojamiento. En caso de que los períodos de cancelación reducidos sean adoptados por más hoteles de todo el mundo, los costes adicionales podrían alcanzar cifras millonarias para algunas empresas. El impacto sería mayor en países dominados por cadenas, como EE. UU., donde los hoteles independientes representan menos del 30% del mercado total.