Los viajes de negocios siempre han estado estrechamente vinculados a la marcha de la economía global. Varios estudios han demostrado una fuerte correlación entre la inversión en desplazamientos corporativos y los resultados de una compañía, así como su influencia en el desarrollo y crecimiento de un país.
Conviene destacar que, de modo general, la relación entre los viajes corporativos y las ventas no suele variar en periodos de recesión. Aunque la incertidumbre impulsa a las empresas a adoptar medidas restringentes para reducir costes, el recorte indiscriminado de la inversión en viajes de negocios puede traer consecuencias negativas en el medio y largo plazo de una compañía.
Por ello, es importante que las empresas distingan entre aquellos viajes esenciales de los no esenciales. Los primeros impactan directamente en el crecimiento de cualquier compañía.
La partida invertida en viajes y gastos de representación para una empresa en expansión y/o una compañía pionera dentro de su sector supone, sin duda, una gran proporción. Su reducción “indiscriminada” podría tener un efecto directo en el crecimiento o mantenimiento de cuota de mercado.
Un estudio reciente indica que, para el 74% de los ejecutivos, los viajes corporativos son clave en el aumento de las ventas y los beneficios. En torno a las tres cuartas partes de los encuestados destaca también su importancia para el desarrollo de alianzas con socios y proveedores o para la innovación en general. Teniendo esto en mente, las empresas han de centrarse en la optimización de su gasto en viajes, con el fin de maximizar el retorno de sus inversiones (ROI), en lugar de introducir políticas de recorte masivas.
El primer paso en esta optimización pasa por conocer en profundidad los motivos de viaje, lo que ayudará a la empresa a gestionar con mayor eficacia su política a la hora de orientar los desplazamientos, así como definir una estrategia de ahorros. En este punto, sigue jugando un papel relevante la revisión de los contratos con proveedores, especialmente en el producto aéreo y hotelero, que dominan en un porcentaje elevado el presupuesto de viajes.
Además, gana gran importancia la optimización de procesos, que permite reducir los costes indirectos asociados a la reserva en todo el proceso end to end (desde la solicitud del viaje hasta su contabilización). Por ejemplo, la implantación de soluciones tecnológicas en el travel management reduce los niveles de rechazo, así como los plazos de consecución de los ahorros marcados.
En concreto, la implantación de herramientas de auto-reserva permite acotar la oferta tarifaria en función de la política de viajes, tanto general como individual, y facilita el cumplimiento al máximo de la política de viajes.
En realidad, el objetivo que todas las empresas persiguen no es, ni más ni menos, que sus ejecutivos organicen su viaje profesional de la misma manera que si se tratase de uno personal, es decir, que intenten anticipar sus reservas y que seleccionen las tarifas más óptimas. En definitiva, que piensen en la inversión del viaje de empresa como si se tratara de un gasto propio.
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CHARLES DE BONNECORSE
Director de Ventas de American Express Barceló Viajes
