Las tarifas para grupos de las compañías aéreas constituyen una herramienta versátil, flexible y ajustada económicamente para el segmento MICE. Ya se trate de actividades concretas —congresos, eventos o viajes de incentivo— o vuelos colectivos por trabajo, ocio, acontecimientos deportivos, médicos o solidarios, merece la pena apostar por un producto a medida que no necesariamente es más barato, pero que sí está más coordinado y con una gestión unificada.
TEXTO A. GUARDIA
FOTOS ARCHIVO
Grupos y MICE forman un lógico binomio que provoca que los proveedores de servicios piensen en propuestas para colectivos para rentabilizar los resultados. En el caso de las aerolíneas, hay tres grandes tipos de oferta: vuelos asociados a eventos específicos, viajes en grupo (unidos o no a una actividad), ambos en vuelos convencionales, y, en tercer lugar, vuelos chárter, de tipo privado.
En el primer caso, para dar soporte a una actividad MICE, las compañías facilitan —sin necesidad de usar un vuelo privado— servicios exclusivos y ofertas personalizadas en función de las necesidades de la actividad, ya sea un gran congreso o un evento de pequeño tamaño. Por ejemplo, en el caso de ITA Airways, esto se aplica para grupos con un mínimo de 30 participantes. Entre sus condiciones están tarifas exclusivas en clase Business, Premium y Economy para viajar en los cinco días anteriores y posteriores al evento, por citar alguna. Esta es la tónica en el mercado.
En el segundo caso, en lo que respecta a los viajes en grupo, las principales compañías ofrecen soluciones para colectivos que normalmente deben ser superiores a diez personas. Aunque pueda parecer extraño, sus ventajas no suelen encontrarse en el precio, sino más bien en el servicio y la coordinación. Se trata más del valor añadido que de una simple rebaja tarifaria, más propia de la compra individual. Es el valor añadido.
En este ámbito hablamos de aspectos como tarifas globales y reducidas en ocasiones, reservas flexibles, beneficios en el equipaje, cambios de nombre, adición de pasajeros, pagos a plazos, tarifas acumulables, ofertas personalizadas…
Algo habitual
El viaje en grupo no es, en absoluto, una novedad. Hace muchos años que las compañías se dieron cuenta de la viabilidad de este producto. Ya en 2015, con el progresivo desarrollo de internet, Lufthansa lanzó Book a Group, una plataforma online dirigida en concreto a los agentes de viajes y turoperadores, con la que ya se podía hacer reservas para más de diez pasajeros y gestionarlos de modo directo e inmediato. Esto supuso una gran apuesta tecnológica de la compañía alemana, que además fue la primera en ofrecer sus billetes a través de Book on Google, de Google Flights, en Estados Unidos.
Aquella plataforma de grupos introducía interesantes mejoras que hoy permanecen, como la opción de aumentar o disminuir el número de pasajeros de forma fácil e importar los nombres desde bases de datos ofimáticas. La flexibilidad es fundamental en este tipo de servicios, habida cuenta de que el grupo está formado por un mínimo de diez personas que compartan al menos uno de los viajes, el de ida o de vuelta. Pero, como bien saben los travel managers y agentes, los componentes de una reserva de grupo no suelen estar definidos con antelación y cambian sin parar, por lo que es vital poder modificarlos en todo momento.
Tipología de vuelos en grupo
Como estructuran en su oferta easyJet, los vuelos colectivos tienen, por un lado, un marcado carácter corporativo, para conferencias, reuniones y eventos, incentivos o soporte a equipos deportivos. Por otro, son de ocio, como en el caso de los viajes escolares, las vacaciones familiares, bodas y celebraciones y asistentes (no protagonistas) de eventos deportivos.
Un inciso: el segmento escolar es muy importante y cada vez tiene mayor relevancia. Hace unas décadas hacer una excursión escolar en avión era prácticamente impensable y ahora es habitual, y eso requiere de productos específicos. Por ejemplo, Air France tiene entre sus características que un adulto mayor de 18 años puede viajar con un máximo de 12 menores, de 15 años si se trata de su red internacional y de 12 años en la red de Francia continental y los departamentos de ultramar. De hecho, ofrece una única tarifa para todos, sin importar la edad.
Y como apunte específico para el MICE, la aerolínea francesa permite que el viaje en grupo se combine con su oferta «congresos-salones», en el caso de que se trate de un evento especial.
Múltiples opciones
Las propuestas son infinitas en los viajes colectivos. easyJet ofrece algunas peculiares, como la garantía de que todos los pasajeros viajan sentados juntos, los nombres definitivos solo son necesarios cinco días antes de la salida, el límite de equipaje se puede compartir entre el grupo —en una suerte de bolsa de kilogramos—, el colectivo se puede dividir en otros más pequeños o se puede pagar con varias tarjetas.
Todo lo anterior es importante, pues, como ya se ha dicho, la versatilidad marca la diferencia. Y esto sucede también en la confección de unos presupuestos que dependen, en líneas generales, de muchos aspectos: el número de pasajeros, los asientos disponibles, el destino, el aeropuerto de salida, el momento de la reserva, los asientos disponibles, las fechas de viaje y el precio medio del billete en función de la clase de cabina de la que se trate, los acontecimientos especiales y las promociones disponibles.
Otro aspecto interesante, muy de actualidad, es qué facturación de equipaje, en cabina y bodega, incluye la tarifa, sobre todo en viajes de largo radio o mucha duración. Por ejemplo, Vueling ofrece normalmente en sus grupos una maleta facturada de hasta 25 kg por persona y equipaje de mano.
El grupo más seguro
Como el resto de desplazamientos, un viaje en grupo necesita un aseguramiento específico; no debería optarse por las pólizas individuales, sino que es más rentable y eficaz hacerlo de manera colectiva, sobre todo a través de los partners de aseguramiento que suelen trabajar para las compañías aéreas, como Europ Assistance con Iberia, Allianz con KLM o Chubb con TAP Air Portugal, aunque hay múltiples opciones especializadas.
Más allá de las peculiaridades de cada producto y de cada trayecto, los seguros de viajes para grupos cubren una serie de contingencias que pueden afectar de manera profunda a la actividad. Entre ellas se encuentran las anulaciones por parte del grupo, en lo que entraría el reembolso de billetes si un número determinado de pasajeros finalmente no puede viajar por causas graves.
Además, se incluyen los gastos médicos y, en su caso, de repatriación. No hay que olvidar que la asistencia sanitaria en el extranjero resulta fundamental, ya se trate de cuestiones recomendadas, de urgencia o de desenlace fatal.
También es importante aportar ayuda en caso de retrasos y pérdidas de vuelo o de conexiones. La casuística, por desgracia, es muy grande: desde overbooking a cancelaciones, pasando por retrasos o cambios de última hora. Y, finalmente, colaborar en caso de pérdida o daños en el equipaje, con cobertura de maletas perdidas, retrasadas o directamente dañadas.
La casuística de un viaje en grupo es muy similar a la de un desplazamiento individual, pero la diferencia radica en la coordinación, las ventajas, la flexibilidad y el valor añadido que aportan las compañías a los grupos que por trabajo u ocio quieren viajar de forma colectiva. La comodidad y la seguridad que aportan las agencias, los travel managers y las compañías aéreas se imponen. Porque no todo es precio.
PRÁCTICAS RECOMENDADAS
Como cualquier procedimiento, reservar en grupo requiere de unas prácticas recomendadas destinadas a optimizar los resultados. Booking.com for Business propone una serie de acciones para sacar el máximo rendimiento al viaje en grupo.
En primer lugar, esta compañía de reservas propone definir un presupuesto claro. Para gestionar mejor el gasto, hay que hacer uno de viaje claro, un pronóstico de los precios de los vuelos a partir de los datos históricos, teniendo en cuenta factores como la demanda estacional y las condiciones del mercado.
Además, es recomendable comenzar a mirar lo antes posible. Buscar el trayecto con antelación permite acceder a la máxima disponibilidad y las mejores tarifas. Reservar vuelos para grupos conlleva pedir presupuestos personalizados a varias aerolíneas, por lo que habrá que tener en cuenta el tiempo de respuesta.
En tercer lugar, es necesario aprovechar los programas de fidelización, desde los billetes de avión hasta el alojamiento. Siempre hay que comprobar las ventajas. Independientemente de que las aerolíneas ofrezcan descuentos en los vuelos para grupos, la mayoría fomentan ese tipo de reservas con incentivos como la facturación prioritaria, agentes de atención al cliente exclusivos, acceso a salas VIP y una mayor cantidad de equipaje permitido.
Y ojo con la flexibilidad de los horarios de los vuelos: como recuerda Booking.com, la disponibilidad para las reservas de grupos puede ser limitada si se viaja a grandes eventos populares o en temporada alta. Hay que tenerlo en cuenta.
La comunicación es fundamental. Para gestionar viajes de grupos, hay que comunicarse de forma eficaz, tanto con la aerolínea como con los viajeros. Si hay alguna petición especial, como preferencias de asiento o requisitos alimentarios, hay que hacerlo constar antes de finalizar la reserva. Igualmente hay que tener en cuenta si hay algún cambio en horario e itinerario. Puede parecer una obviedad, pero en muchos viajes esto provoca distorsiones.
Finalmente, esta central de reservas propone el uso de herramientas centralizadas para gestionar itinerarios, que en la misma plataforma incluyan todos los elementos.
UNA LOGÍSTICA GENERAL
Los viajes en grupo, ya sea por incentivo, asistencia a un evento o vacacionales, necesitan de una preparación y una logística que garanticen la cohesión del grupo y, por extensión, contribuyan a que todo llegue a buen puerto y se cumplan los objetivos, ya sean corporativos o de ocio.
Flightright, compañía de reclamaciones y defensa del consumidor en el sector aéreo, muestra una serie de premisas que no por generales son menos importantes en un viaje en grupo:
- Planificar con antelación: ayuda a la compañía aérea a tener más opciones que ofrecer.
- Comunicación: con la compañía, con los miembros del grupo, con el resto de proveedores… es fundamental.
- Flexibilidad: es muy importante tener ciertas dosis de flexibilidad y estar abierto a cambios en el itinerario para poder reaccionar ante imprevistos o cambios de última hora.
- Espíritu de equipo: cuanto más cohesionado esté el grupo, de forma más fácil discurrirá todo.
- Adaptación al destino: se debe contar con dónde y cuándo se viaja para que todo transcurra de forma correcta.
- Implicación de los participantes: hay que tener en cuenta los intereses y, sobre todo, las necesidades de todos los participantes, por si pudieran necesitar algo durante el viaje. •
