El poder de comparar que llegó con la mano de Internet ya es intrínseco a la manera de consumir actual. La red es una fuente inagotable, no solo de propuestas que contrastar, sino de comparadores. Se adaptan al viajero individual en busca de ideas para una cita de trabajo o rellenar su tiempo libre con alguna propuesta cultural. Los proveedores también han creado para los travel managers herramientas de comparación basadas en los mismos principios que los aglutinadores de oferta convencionales. Y hasta estos últimos desarrollan soluciones para que los gestores los tengan en cuenta. Pasen y comparen.
Desde el vuelo a la sala de reunión, pasando por el hotel, el seguro y el coche de alquiler. Todos estos servicios se encuentran online y qué mejor que compararlos para saber cuál interesa más. Sin embargo, hay tantas propuestas y tantos comparadores que es fácil perderse. Incluso podemos afirmar que algunos aglutinadores de oferta inducen a la pérdida, sobre todo aquellos destinados al viajero individual.
Otra cosa son las herramientas de autorreserva que las agencias especializadas ofrecen a las empresas y que también incluyen comparadores. Con ellas el travel manager selecciona en función de sus necesidades, decide, compra y hace seguimiento. Además de eso, ya están pensadas para su integración en el balance contable y para la automatización de procesos, tales como el registro de justificantes de gastos o la comunicación de cambios. Esa es la gran diferencia con respecto a los comparadores convencionales, que en general no permiten la inclusión de operaciones en los balances. Por eso cuesta tanto que los gestores los contemplen como una herramienta de trabajo. Sin embargo, hay quien está dispuesto a cambiar esta realidad. Egencia y Hotel.info son el ejemplo.
Global Meetings
Existe un tercer caso de comparación aplicada a los viajes de negocios. Además de la convencional, que presenta los servicios de otras empresas y las posibilidades creadas por las herramientas de autorreserva de las agencias especializadas, los proveedores están creando sistemas que permiten comparar opciones entre su propio producto, con la novedad de que pueden ser utilizados tanto por el gestor como por la agencia que se encarga de poner en práctica su política de viajes.
Es el caso del Global Meetings, de la alianza aérea Skyteam, cuya última versión permite elegir el vuelo asociado a un evento una vez consultadas todas las opciones entre las aerolíneas asociadas. Y eso tanto por parte del agente contratado como del gestor directamente. Ambos pueden personalizar la web asociada, hacer seguimiento de las reservas y plantear acciones en función de la situación.
Egencia
Comparadores tradicionales como Expedia han desarrollado versiones específicas para las empresas. Es el caso de Egencia. La base del funcionamiento de la plataforma es la misma que la de su casa matriz, con la particularidad de que la asistencia durante 24 horas está garantizada y la aplicación móvil exporta los datos al sistema de reservas de la empresa, de tal modo que los movimientos y gastos del viajero quedan registrados en el balance global. El gestor de viajes también puede consultar el estado de algunas reservas o el cumplimiento de aspectos relacionados con la correcta ejecución de la política de viajes.
Cabe destacar que la organización de viajes en grupo también forma parte de las operaciones que el travel manager puede llevar a cabo con Egencia, con programas hasta para seis viajeros a la vez. Las posibilidades de actualizar datos, ya sean relacionados con un cambio, anulación o actualización de un itinerario, también han sido pensadas para facilitar el trabajo del profesional. De cara al gestor de empresa, Egencia se presenta como un sistema que permite controlar el cumplimiento de las prerrogativas impuestas por la entidad cliente denunciando en todo momento aquellos «movimientos» que no se ajustan a los parámetros establecidos. Además, la posibilidad de emitir gráficos y comparativas de operaciones bajo petición sirve para identificar oportunidades de ahorro, realizar ajustes y analizar tendencias.
Egencia se muestra por tanto como una alternativa a las herramientas de las agencias especializadas convencionales. Según sus propias fuentes (Análisis comparativo de 50 clientes de Egencia en 2012: gasto en desplazamientos y ahorro de tarifas), con esta herramienta las empresas ahorraron entre un 10 y 15% en su presupuesto en viajes. La razón: al formar parte de Expedia Inc., la mayor agencia online del mundo, el stock de servicios y la cantidad de tarifas negociadas es mayor que la que puedan ofrecer otros comparadores.
Hotel.info
Apuesta por las empresas y asegura que a través de su sistema se puede ahorrar hasta un 30% en noches de hotel. También incluye un buscador de salas donde organizar reuniones. La flexibilidad forma parte de las cosas que ofrece para los clientes corporativos, con la posibilidad de cancelar reservas sin coste. Un servicio de atención las 24 horas del día a nivel internacional también se adapta a este tipo de clientela.
El travel manager puede personalizar un área de reserva con la imagen corporativa de la empresa. Además de eso, es posible gestionar su propio almacenamiento de tarifas negociadas y recibir balances online con una estimación de posibles ahorros. La herramienta People Locator está destinada a la gestión de crisis y riesgos.
Podemos afirmar que algunos aglutinadores convencionales han comprendido que el gestor no solo necesita poder comparar. Tan importante como eso es disponer de herramientas de gestión, de ahorro y de integración de las operaciones en sus balances contables. Sin embargo, la inmensa mayoría de comparadores para el «gran público» sigue manteniendo únicamente sus versiones más populares. Las destinadas a empresas, como las de Expedia y Hotel.info, aun son desconocidas entre muchos gestores españoles.
Por eso, de momento, las SBT (Self Booking Tool) se llevan la palma entre las herramientas utilizadas por las empresas que no solo gestionan directamente algunos desplazamientos, sino que confían a sus empleados los trámites de determinadas operaciones. Los comparadores tradicionales son más utilizados por el viajero individual por motivos personales, o por empresas pequeñas que aun no cuentan con una gestión de sus viajes centralizada, cuanto menos gestionada por una agencia externa.
Self Booking Tools
Las herramientas de autorreserva funcionan igual que los comparadores convencionales y permiten llegar hasta el final del proceso, con la diferencia de que todos los datos asociados a una operación se incluyen en el balance contable de la empresa. Detrás de ellas siempre hay una agencia de viajes especializada que ofrece stocks pensados para el viaje de negocio y los servicios asociados a este tipo de clientela.
Esta es la fuerza de las SBT con respecto a los nuevos actores de este segmento: las posibilidades de upgrade, tanto en el sector aéreo como en el hotelero o el rent a car o las tarifas business negociadas son solo algunas de las ventajas de reservar a través de estas herramientas y que tan importantes son para sus clientes. Según Amadeus, el uso de SBT entre los empleados que viajan puede llegar a suponer un ahorro del 8% en el presupuesto anual de viajes de una empresa.
Pursuit
La evolución actual ya no se basa en ampliar la oferta asociada a estas herramientas, sino en cómo se presenta y cómo el gestor puede compartirla con otras personas de su entorno empresarial, que también serán usuarios de la misma. Pursuit es un buen ejemplo, creado en este caso para agentes de viajes especializados y con posible extensión al propio travel manager: quien lo utilice selecciona, dentro de los aspectos comparados, aquellos que más pueden interesar a su cliente. Una vez realizada la elección, se presenta en una web específica y personalizable que aparece ante el comprador como un canal de venta en línea propio.
La versión corporate, específica para el mundo del business travel, permite acceder a las tarifas negociadas de los diferentes proveedores desde cualquier lugar del mundo y a cualquier hora del día. Tecnológicamente, la versión inicial ha sido completada con la posibilidad de integrar productos adquiridos por otras vías con el fin de contabilizarlos junto a los reservados a través de la herramienta.
Pursuit, creada por Travel Loop, responde a la nueva estrategia de negocio de las agencias de viajes especializadas. No solo se trata de ofrecerle a la empresa cliente asesoramiento sobre los productos que debe comprar, también hay que presentarle las diferentes opciones, dándole la oportunidad de adquirirlos directamente como si fuese una tienda hecha para el cliente, de tal modo que solo tenga que comparar entre productos que ya de antemano se adaptan a sus intereses. Y todo en línea.
Gran público
Entre los comparadores destinados al gran público, y de gran utilidad para el viajero business, los hay más y menos sencillos de utilizar. Hay interfaces para todos los gustos. En general, tienen en común que resulta imposible sincronizar las operaciones realizadas en este tipo de buscadores con el registro contable de la cuenta de viajes.
Sin embargo, a la hora de realizar estimaciones o analizar tendencias pueden resultar útiles. Por qué no decidir cuándo organizar un evento según la previsión de precios que ofrecen algunos comparadores. Skyscanner, básicamente un buscador de vuelos que también ofrece la posibilidad de comparar hoteles y tarifas de rent-a-car, permite visualizar precios a un año vista para un trayecto específico. El inconveniente es que solo presenta las tarifas en clase económica, no se pueden consultar previsiones en business.
El buscador no es un canal de venta, sino un comparador puro. Una vez elegido el vuelo, con la comodidad de que junto al precio se indica claramente qué compañía lo opera, el sistema dirige hacia la web de quien lo vende. Una variante de este modelo la representa Logitravel, que funciona como comparador, pero que también es un canal de venta.
Lo mismo ocurre con eDreams o Booking.com, que al ser también vendedores aplican gastos de gestión. Están claramente destinados al público vacacional. Ello no impide que puedan ser de gran interés para el viajero individual, sobre todo aquel que representa a una pyme que aún no cuenta con una agencia gestora de sus viajes de empresa. O que simplemente busca un buen plan al mejor precio. Los viajeros de empresas con acuerdos vigentes con determinados proveedores nunca podrán aplicar los convenios establecidos a compras realizadas a través de estos aglutinadores. Los comparadores más específicos, como los que reúnen opciones de restauración o de alquiler de coches, también son muy interesantes a la hora de conseguir descuentos.
Fidelización
Las SBT o programas como el Global Meetings de Skyteam permiten conseguir puntos y hacer canjes en los programas de viajeros frecuentes de los proveedores asociados. Lo que pocos saben es que algunos comparadores convencionales empiezan a apostar por la fidelización del cliente.
Es el caso de Hotels.com, que aunque no ofrece la posibilidad de seleccionar establecimientos en función de su interés para el viajero de negocios, cuenta con su propio programa, a través del cual ofrece acumular diez noches y conseguir una gratis en determinadas condiciones.
Ojo, no tiene mucho sentido recurrir a un comparador para comprar un billete en clase de negocios. Es más interesante, incluso si no hay un convenio previo entre empresa y aerolínea, reservar directamente con la compañía y conseguir de este modo puntos en el programa de fidelización. No merece la pena solicitar un upgrade a la aerolínea si el billete ha sido adquirido mediante un aglutinador de oferta. No por ello el comparador deja de ser la mejor herramienta para saber qué compañía interesa más.
En los inicios, muchos comparadores que ejercen de canal de venta no reflejaban desde el inicio el precio final de la transacción. Esto fue así hasta que la Unión Europea prohibió una práctica que realizaba una presentación engañosa de tarifas que en realidad estaban despojadas de unos cuantos servicios de obligada inclusión. Además, se sumaba al final el coste de gestión aplicado por el canal de venta. Con respecto a este último coste las prácticas no han cambiado. Aunque no suelen superar los 15 euros, el comprador suele descubrir justo antes de pagar a cuánto asciende la comisión aplicada por el vendedor.
No obstante, la visibilidad del precio final ha sido mejorada. Pero ello no impide que una reserva mediante comparadores resulte en algunos casos un auténtico ejercicio de concentración. Y ni con esas es fácil saber qué se compra exactamente. El motivo es que vivimos en la era de los servicios complementarios, por lo que es difícil saber mediante algunos aglutinadores si un billete de avión incluye equipaje facturado o elección de asiento. Es difícil hacerlo fácil cuando ni siquiera reservando directamente con la compañía resulta sencillo saber cuánto cuesta realmente un billete y qué incluye.
Cambios y anulaciones
Cualquier modificación en la reserva suele tener un coste cuando se compra a través de un comparador. Hotel.info es uno de los pocos que ofrece cancelar sin penalización. En el caso de Logitravel, para cualquier cambio hay que pagar 10 euros, a los que se añade el cambio de tarifa.
En otros casos ni siquiera se contemplan las modificaciones. eDreams alerta en su web de que la mayoría de las tarifas ni siquiera permiten cambios y/o reembolsos. No hay que olvidar que estos aglutinadores tienen acceso a una parte del stock de las compañías que suele incluir billetes en las tarifas menos flexibles.
Podemos concluir que las grandes empresas con políticas de viajes bien definidas ahorran más a través de las acciones decididas junto a su agencia gestora y a través de las SBT utilizadas por travel managers y viajeros. A través de ellas la comparación se basa en productos que ya de antemano han sido seleccionados como interesantes para la empresa. El recurso a los aglutinadores convencionales interesa más al viajero individual o a la pyme que busca el mejor precio. Sobre todo para este tipo de empresas puede resultar muy interesante la versión corporate de algunos comparadores convencionales. También puede serlo para las grandes entidades. Para estar seguros, hay que comparar.
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