Las empresas echan cuentas y tratan de analizar el retorno de la inversión que realizan en viajes. Pero muchas veces este cálculo no es real, porque no tiene en cuenta todos los gastos generados. Las nuevas tendencias para obtener y medir los ahorros aplican modelos de viaje en función del destino y el propósito del desplazamiento.
1.- END-TO-END
Lo primero es definir el coste total del viaje, end-to-end en terminología inglesa. Este concepto no es nuevo, aunque pocas empresas han sido capaces de ponerlo en práctica. Las versiones más extendidas cuantificaban el gasto desde que el viajero sale de casa hasta su regreso, donde además de avión, hotel y coche de alquiler, se unen otros gastos, como taxis, comidas, parkings, Internet, etc. Las versiones más avanzadas incluyen los costes indirectos del viaje, es decir, los procesos informáticos y administrativos ligados al mismo. El coste de personal del viajero también es un punto de debate dentro de las empresas. ¿Cuánto cuesta la hora de un alto ejecutivo parado en un aeropuerto esperando un vuelo de conexión porque esta combinación era más barata?
2.- REUNIONES VIRTUALES
Las empresas con programas de viajes más avanzados han introducido medidas de gestión de la demanda donde cada vez es más habitual la utilización de reuniones virtuales en sus diferentes modalidades. Incluso algunas agencias de viajes especializadas ya ofrecen dentro de su cartera de servicios esta tecnología para que las empresas clientes no tengan que realizar la inversión. El alquiler de las salas para videoconferencia compensa los ingresos que la agencia pierde cuando sus empresas renuncian a un viaje.
3.- ¿UNO O VARIOS?
En muchos países con culturas empresariales muy locales, los viajeros evitan viajar solos y suelen buscar la forma de que un colega les acompañe. Las razones de este comportamiento son variadas y pueden encontrase en el idioma, la inseguridad o algo tan humano como el temor a una cena solitaria en una ciudad desconocida. Algunas empresas ya generan informes de gestión donde identifican aquellos viajes donde va más de una persona y piden confirmación de su necesidad a los responsables, que en ocasiones son de diferentes departamentos.
4.-PERIODOS DE RESTRICCIÓN
Una de las iniciativas menos utilizadas por las empresas y que generan mayores ahorros es establecer periodos de restricción de viajes. En este caso, el travel manager tiene que investigar los acontecimientos que elevan los costes en un destino determinado, como las ferias o los grandes eventos de todo tipo. Esta información está disponible en muchos acuerdos de colaboración de cadenas hoteleras, ya que establecen estos periodos como especiales. Evidentemente, esta estrategia debe dejar abierta la puerta de las excepciones.
5.- TRIP MODELS
La consultora Advito propone una nueva forma de pensar para mejorar el retorno de la inversión en viajes: los trip models. Este concepto busca, por un lado, la optimización del gasto total del viaje y, por otro lado, la comodidad del viajero. Aplicando con holgura el famoso principio de Pareto, una empresa podría concentrar el 80% de los viajes en el 20% de los destinos, de tal forma que se puedan establecer modelos sobre el medio de transporte preferido, el tipo de hotel, la forma de desplazarse o dónde comer.
Hoy en día se dan paradojas como el que taxi desde un aeropuerto al centro de la ciudad y regreso sea más caro que el vuelo ida y vuelta. Las empresas más evolucionadas aconsejan y proporcionan todo tipo de información a sus empleados para que utilicen medios de transporte alternativos como el tren o el metro en estas ciudades. De esta forma obtienen ahorros económicos y de tiempo importantes.
Estos modelos no buscan dejar sin opciones al viajero, sino limitarlas. La capacidad de elegir de la persona que se desplaza puede ir ligada a la razón del viaje y su impacto en los resultados de la empresa: reunión interna, formación, visita a cliente, contacto con cliente potencial, etc. De manera más general, la razón del viaje se puede definir con valor Estandar o Premium, según el caso.
6.- GASTOS ADICIONALES
El informe Prioridades de la gestión de viajes para 2010, elaborado por Carlson Wagonlit Travel y publicado en enero de este año, alerta sobre el incremento de los gastos adicionales de los viajes corporativos. Las compañías aéreas, especialmente las de bajo coste, son expertas en ofrecer tarifas muy competitivas e ir añadiendo extras según se va configurando el servicio deseado. Como no aparecen directamente en el billete de avión o en la reserva del hotel, pueden llegar a desvirtuar el análisis y control del gasto total del viaje, ya que se contabilizan a través de las notas de gastos y no de las facturas o el medio de pago. Según el estudio de CWT, los servicios adicionales en los hoteles pueden representar hasta un 33% de aumento sobre el precio de la habitación. También subraya que las empresas pueden ahorrar hasta un 12% del gasto mejorando el cumplimiento de la política de viajes de la empresa en cinco grandes aspectos: Reserva aérea anticipada, tarifas restringidas, proveedores preferentes, bienestar del viajero y canales de reserva preferentes.
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