Consejos para evitar el fraude por parte de los viajeros de empresa

Consejos para evitar el fraude por parte de los viajeros de empresa

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Captio ha elaborado una lista de recomendaciones para evitar que los representantes incluyan gastos en sus desplazamientos que no correspondan a la política de la entidad.

Captio es una herramienta que permite capturar los tickets de compra directamente con el smartphone, extrayendo automáticamente la infomación importante y archivándola para poder analizarla y generar balances. Sus responsables han elaborado una lista de consejos para evitar que los representantes de una empresa introduzcan en la lista de gastos importes que no correspondan a la política de la sociedad.

1. Crear una política de gastos clara: para que el equipo la pueda cumplir, debe saber a qué atenerse. Lo primero es crear una política de gastos clara, lo ideal sería que además fuese suficientemente sencilla y obvia para que todo el mundo pueda seguirla sin tener que revisarla constantemente. Otro factor de importancia capital es hacérsela llegar a los colaboradores, a veces un simple email no es suficiente. Una posibilidad es darle visibilidad en un soporte accesible para todos. Aunque la empresa no cuente con una intranet corporativa, herramientas como GoogleDocs pueden ser suficientes.

2. Revisarla concienzudamente: si al final, debido a la falta de tiempo, las notas de gasto no son revisadas rigurosamente, el equipo se dará cuenta. Y probablemente se relajará en el cumplimiento de las políticas de gastos.

3. Comprobar las sospechas: si el travel manager ve que algo no encaja, no debe precipitarse. Es necesario hacer comprobaciones, comparando con gastos de otros miembros del equipo o entre viajes de la misma persona. Hay que evitar a toda costa acusaciones en falso que perjudiquen el ambiente de trabajo.

4. Dar un voto de confianza: si alguien comete irregularidades, hay que darle la oportunidad de explicarse. En muchos casos los incidentes pueden ser fruto de errores, gastos mal registrados, pérdidas de originales, etc.

5. Usar las herramientas adecuadas: todo este proceso se puede simplificar utilizando herramientas que den una base sólida al proceso de gestión de gastos ocasionados en viajes de trabajo. Según Captio, automatizando el proceso se gana en efectividad y se reducen los errores.