Nou-u ha creado una lista de retos a los que se enfrentan los travel managers en su trabajo diario que incluye sus principales necesidades a la hora de organizar eventos.
Nou-u, empresa creadora de una herramienta online destinada a la organización de eventos de empresa, reunió en mayo a especialistas del sector con el objetivo de analizar sus principales inquietudes. Esta es la lista de retos que el travel manager debe asumir en su trabajo diario:
1. Ahorro de costes: en todo contexto de crisis las empresas tienen que apretarse el cinturón y, debido a su visibilidad, la partida destinada a eventos se ve perjudicada. El reto radica en que la calidad se mantenga, o incluso mejore. En este marco, reducir costes en los aspectos menos vistosos de un evento resulta esencial. Así, tareas asociadas a la gestión y administración deben ser optimizadas. Pero la búsqueda del ahorro a menudo va más allá, y es que los eventos también están sufriendo recortes en su ejecución. Los actos internos de pequeño formato se están sustituyendo por web conferences, webcasting o webinars. Incluso hay empresas que están adaptando sus oficinas para acoger aquellos eventos de menor envergadura. Haciendo referencia a los externos, hay una clara tendencia en especializar los eventos según el tipo de target, acortarlos en tiempo y acercarlos en espacio.
2. Control sobre el coste: el reto es medir cada acción en cuanto a coste se refiere, para actuar en consecuencia y barajar las soluciones. Bajo esta premisa analítica, la transparencia por parte de proveedores e intermediarios, así como la exactitud en la demanda por parte del organizador, son esenciales. La concreción es un requerimiento bidireccional.
3. Más innovación con menos presupuesto: cada evento tiene que ser distinto del anterior tanto a nivel creativo como tecnológico, teniendo en cuenta que cada vez más acaban convergiendo. La app del evento con realidad aumentada, una sala ingrávida y un largo etcétera tecnológico, ligado a un buen storytelling, son solo el principio para conseguir el esperado efecto sorpresa. El reto en este punto reside en no reducir el tiempo que se dedica a aportar valor añadido a aspectos puramente operativos.
4. Gestión de los eventos last minute: con un equipo humano y tecnológico capaz de poder gestionar aquellas peticiones que se salen del plan estipulado. El asistente, por norma general, no evaluará el evento en función de cómo se ha organizado, sino que juzgará a la marca anfitriona por la experiencia vivida.
5. El valor de la identidad del asistente: que es el epicentro del evento y que cada vez tiene más vías para expresar sus preferencias y necesidades. Aspectos médicos, físicos, culturales y de exclusividad no pueden pasarse por alto si se busca la excelencia en un acto. El reto para el travel manager es asegurarse de que el proveedor puede asumir las particularidades requeridas.
6. Trabajar desde la nube. Las nuevas tecnologías van más allá del día del evento. Y es que también son esenciales en el back office, a la hora de optimizar los eventos en términos de tiempo y costes.
7. Comunidad de #travelmanagers. Y por último, la vertiente social, aprovechando todas las tecnologías que acercan a organizador y asistente, que es al mismo tiempo consumidor del evento y generador de contenido. Poder recoger el feedback de un acto y compartirlo con otros profesionales del sector contribuye a la excelencia.
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