Forum Business Travel ha revelado en sendas sesiones formativas celebradas en Barcelona y Madrid las nuevas tendencias del mercado de reuniones e incentivos. Los eventos de empresa se acortan y flexibilizan con las herramientas online. Cada vez decide menos el comité organizador y más los futuros participantes. El contenido se adapta al interés de los invitados gracias a las redes sociales.
Las empresas, asociaciones profesionales y sociedades científicas están empezando a dar más importancia a la preparación previa de sus eventos escuchando a sus potenciales asistentes para atender sus verdaderas necesidades.
Jesús María Gómez, ponente de Forum Business Travel y presidente electo de Meeting Professionals International (MPI), ha explicado en sendas conferencias impartidas en la pasada feria EIBTM de Barcelona y en Torre Espacio Madrid, que las empresas españolas están aprendiendo a valorar el retorno de la inversión que realizan en la celebración de sus eventos.
Para ello, las nuevas reuniones priorizan el diseño del contenido, dando a los participantes la posibilidad de expresar sus intereses de conocimiento, y una logística avanzada. “Cada vez tienen más peso en la organización estratégica de las reuniones y eventos los que no van, porque siguen su desarrollo de forma virtual, en las redes sociales y los medios de comunicación, y además interactúan”, explica Gómez.
Según Forum Business Travel, el mercado de reuniones camina hacia una duración más coherente de las convocatorias, la cooperación entre distintas empresas y entidades con intereses comunes para la celebración de eventos conjuntos y una atención creciente hacia la sostenibilidad de los mismos. “Aunque la penetración de la responsabilidad social corporativa aún es lenta en España, no hay vuelta atrás”, subraya el experto.
Para mejorar los resultados de las reuniones, Forum Business Travel recomienda una mayor colaboración con los proveedores, en una relación “de igual a igual”. Es la única manera fomentar la “compra inteligente”, según Gómez.
Este criterio es avalado por los patrocinadores fundadores de FBT. Como apunta Francisca Mérida, directora del Group Desk de Meliá Hotels International, “una cadena hotelera, por ejemplo, trabajando con transparencia, puede ayudar mucho a los organizadores a reducir costes, entre otras cosas, orientándoles sobre las fechas más beneficiosas para programar su evento”, comentó.
La compañía ha presentado durante las sesiones formativas un informe de tendencias que indica que la antelación con la que se contratan los eventos ha caído progresivamente en los tres últimos años. Además, se ha producido un ajuste de participantes y extensión, una mejora de contenidos y una flexibilidad de formatos enriquecidos por las herramientas online.
María Ortiz, responsable de gestión de cuentas Grupos & Eventos de American Express Barceló Viajes, insiste en la necesidad de garantizar la seguridad de los grupos. “Puede impactar de forma muy negativa en el resultado del evento”, recuerda. Por eso es importante apoyarse en las herramientas tecnológicas que ofrecen las agencias especializadas para gestionar el tracking.
Por su parte, Xavier Larruy, responsable de Grandes Cuentas en Cataluña de Halcón Empresas, incide en que “la agencia de viajes puede contribuir al ahorro en el coste de los eventos con soluciones tecnológicas adecuadas y herramientas de información y control de gasto”.
[useful_banner_manager banners=2 count=1]
