Imprevisto es todo aquello que no está contemplado en el plan inicial. Y pueden surgir muchas circunstancias que lo alteren, incluso cuando en muchos casos se puede contar con un plan B o seguir unas pautas para evitarlos.
Imprevisto a la vista en un viaje de trabajo, ¿se puede hacer algo para evitarlos? Evidentemente, al 100% no, pero sí que hay unas cuantas alteraciones del plan inicial que se pueden solventar antes de salir de la oficina. Y es que, a pesar de que algunas situaciones se dan con relativa frecuencia, todavía siguen cogiendo por sorpresa a algunos trabajadores que no se las habían planteado.
En la web de Captio hemos encontrado unos cuantos de estos imprevistos que suelen presentarse en un viaje de trabajo como invitado no esperado, más allá de cancelaciones de vuelos, pérdida de equipaje…etc., cuyas consecuencias se pueden minimar con un seguro de viaje.
FALTA DE CONECTIVIDAD
Una idea frecuente en muchos viajeros es pensar en el destino como una extensión de su propio hogar. Es decir, creer que allí van a encontrarse una situación igual a la que ellos viven diariamente. Y dar por supuesto, por ejemplo, que la misma conexión a internet de la que gozan en su casa la encontrarán durante el viaje. Dada la importancia que puede tener para el desarrollo del trabajo, es muy recomendable asegurarse de cuáles son las condiciones que nos encontraremos para evitar así desagradables sorpresas.
TOMA DE DECISIONES SIN AUTORIZACIÓN
En determinados momentos del viaje podemos encontrarnos con la necesidad de tomar una decisión sin tener atribuciones para ello (como por ejemplo, tener que alquilar un modelo superior de vehículo por ser el único disponible) y quizás no tengamos posibilidad de consultarlo con el superior apropiado. Para ello, es muy importante tener claro dentro de la empresa, cuál es el procedimiento que se deberá seguir y establecer los límites de esa discrecionalidad en la toma de decisiones.
OLVIDO DOCUMENTACIÓN
Para la preparación de reuniones en los viajes de trabajo es necesario viajar con documentación, que en buena medida actualmente es digital. Es conveniente no tan solo llevar más de una copia de la misma en compartimentos separados sino además tener presente todas las diferentes situaciones que se pueden dar (si en una presentación confiamos en consultar una copia en la nube y después no tenemos cobertura suficiente de internet nos encontraremos ante un gran problema).
ESPACIOS PARA TRABAJAR
Otro aspecto importante es tener claro con qué espacios de trabajo podemos contar durante nuestro viaje. Si estaremos en sitios con cierta tranquilidad o con mucho ruido, cuántas horas podremos estar en cada uno de ellos…todo con el fin de adecuar las tareas que tenemos previstas a la realidad que vamos a vivir.
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