Las empresas refuerzan sus canales de información local a pesar de la...

Las empresas refuerzan sus canales de información local a pesar de la globalización

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Se potencia el seguimiento de los datos relacionados con los medios de pago, la agencia de viajes, los proveedores finales y los propios viajeros. Es una de las tendencias apuntada por Agustín del Prado, responsable de Servicios Globales de Endesa, durante su intervención en Forum Business Travel.

En su exposición “Cómo realizar un buen control del Programa de Viajes”, presentada en el Círculo de Bellas Artes de Madrid, Del Prado ha insistido en que las empresas “necesitan más herramientas que apoyen su toma de decisiones” y en que los viajes de empresa “cada vez atraen más la atención de los altos directivos”.

Por eso, los travel managers están reforzando el seguimiento de sus canales de información internos y externos para ajustar sus políticas de viajes, obtener ahorros en los desplazamientos y compartir recursos internamente. En el centro de su interés, las empresas están cada vez más concienciadas sobre el cálculo del retorno de la inversión (ROI) realizada en viajes, aunque, como destaca el experto de Endesa, “aún son minoría las que han puesto en práctica mecanismos de control”.

Según Agustín del Prado, “en los últimos años, los cambios en los viajes de empresa han sido tan vertiginosos que los gestores se encuentran con el dilema de si sus condiciones y actuaciones están en línea con el mercado”. El ponente de Forum Business Travel recomienda implantar un Cuadro de Mando, en el que, tras fijar los objetivos del programa de viajes, se establezcan las familias de gastos a medir y los indicadores más adecuados para realizar el seguimiento.

Entre ellos, resultan básicos los denominados SLA (Service Level Agreement), que son los que analizan la calidad del servicio de los proveedores de viajes en aspectos como la atención telefónica, el apoyo al viajero y al travel manager, el proceso administrativo de contratación y liquidación, los sistemas de gestión de informes o el tratamiento de las reclamaciones. Los SLA son sólo una parte de los KPI (Key Performance Indicators), los que muestran el nivel de cumplimiento global de un proceso en el que entra también el cumplimiento de la política de viajes, los objetivos de ahorro o los informes de buenas prácticas externas.

Además, de las fuentes clásicas, como los informes de la agencia de viajes, de las tarjetas de crédito y de los proveedores finales, así como las notas de gasto de los empleados, Del Prado apunta también la información procedente de las redes sociales internas, a pesar de que su peso en la orientación de las política de viajes es aún muy incipiente. Como concluye el experto, “vivimos en la era de la información, pero debemos filtrar aquella que es realmente relevante para la toma de decisiones”.

Por la parte que le toca a la agencia de viajes, Estefanía Ruiz, responsable de Equipo de Ventas a Pymes de American Express Barceló Viajes y miembro del Panel de Expertos de FBT, «de cara a la revisión de la agencia de viajes y al lanzamiento del concurso, es muy importante comunicar claramente los objetivos del programa de viajes. De esta forma la decisión irá en línea con los objetivos y con un único cuadro de mandos se podrá hacer seguimiento al éxito del programa y a la ejecución del mismo por parte del proveedor”.

El también experto de FBT y director Nacional Business de Halcón Empresas y Eventos, Juan del Rey, “la importancia que los informes está adquiriendo en la actualidad es requisito imprescindible para el control, hasta el punto de que lo que no se mide no existe. La información online es imprescindible para la toma de decisiones. En la actualidad, la medición es el secreto para el éxito en la implantación de una buena política de viajes”.