El éxito de una política de viajes se basa en un alto nivel de cumplimiento, pero la imposición o el castigo no son la mejor manera de lograrlo. Forum Business Travel ha celebrado en Madrid y Barcelona dos sesiones para analizar distintas estrategias con las que incentivar y convencer a los viajeros de negocios. Las redes sociales corporativas están cobrando un creciente protagonismo.
Las empresas están recurriendo cada vez más a redes sociales privadas para compartir información práctica entre sus viajeros frecuentes, un sistema que proporciona conocimiento a la hora de optimizar sus políticas de viajes y sacar mayor rendimiento de sus desplazamientos. Esta realidad se está viendo favorecida por el acceso de nuevas generaciones a los puestos directivos.
Según Oscar García, socio fundador de Forum Business Travel, las redes sociales corporativas están siendo muy útiles para hacer circular incidencias, quejas o advertencias de primera mano que pueden servir para orientar a otros viajeros y al travel manager. “Es un canal nuevo y que cada vez tiene más peso”, destacó.
No obstante, este tipo de foros o canales de comunicación “pueden ser un arma de doble filo”, como señaló Clara Sánchez Picout, gestora de viajes del Grupo Eulen, en la sesión celebrada en el hotel Meliá Barajas de Madrid. “Si son anónimos pueden constituir un caldo de cultivo para otros usos y si son nominativos, los empleados pueden tener prevenciones a la hora de expresarse”, explicó la ponente, quien recomendó prudencia a la hora de implantar este tipo de soluciones.
El uso de las redes demuestra además que las empresas están aplicando sus programas de viajes con mayor flexibilidad, ya que estos se van actualizando con toda la información compartida, en un contexto de rápidos cambios. Una alternativa a la que están recurriendo también las empresas es la creación de grupos de consulta entre los empleados que más viajan.
Como destacó, Pilar Navas, experta en business travel, en la jornada que tuvo lugar en el hotel Meliá Sky Barcelona, “el travel manager tiene que establecer un contacto directo con los viajeros para conocer sus impresiones, porque las encuestas online muchas veces no se contestan y si se hace es de forma muy genérica”.
Silvia Magdaleno, consultora de Business Travel Consulting, otra de las ponentes de las jornadas, subrayó que, independientemente de la estrategia empleada, siempre es mejor convencer que vencer. “Con la imposición, lo que se consigue es que el viajero pierda tiempo buscando las vueltas para saltarse las normas”, advirtió.
Según apunta Charles de Bonnecorse, director de Ventas para España en American Express Barceló, "es importante que las empresas retomen la figura del viajero y que éste vuelva a recuperar el centro en la política de viajes. El viajero de negocios necesita una mayor comodidad y agilidad en el proceso de viajes a través del uso de soluciones móviles y unificación de herramientas en general. En los últimos años las empresas han volcado todos los esfuerzos en optimizar y reducir los costes, dejando en un segundo plano a los viajeros".
Para Julián Plana, director de Ventas para el Sur de Europa de Transhotel, “más que convencer o vencer, de lo que se trata es de alcanzar el doble objetivo de diseñar una política de viajes integral pero flexible. En ella se tienen que incluir, de forma sencilla, absolutamente todos los gastos originados en un viaje de empresa e, igualmente, las soluciones necesarias para añadir los gastos imprevistos que se puedan producir”.
Bajo el título Cómo incentivar el cumplimiento de la política de viajes, las sesiones de Forum Business Travel se han desarrollado los días 17 y 24 de junio en Barcelona y Madrid, respectivamente, con la participación de cerca de 150 gestores de viajes de grandes y medianas empresas.
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