Gestionar los viajes de negocios de manera eficiente puede significar un ahorro considerable en los recursos con los que cuentan las empresas y ayudarles a cumplir con su deber de protección (duty of care) a sus empleados. La tecnología está jugando un papel determinante en ambos aspectos.
Los viajes de negocios son una necesidad para las empresas, ya que fomentan y fidelizan las relaciones, impulsan la captación de nuevos clientes y facilitan el cumplimiento de las metas establecidas por la dirección general.
Para ello, herramientas digitales como Tickelia permite controlar los gastos generados por los empleados en movilidad, algo cada vez más necesario, ya que, según la Encuesta de Turismo de Residentes del Instituto Nacional de Estadística, los viajes de negocios y otros motivos profesionales aumentaron en un 8,7% en 2022.
¿Qué tener en cuenta?
Antes de comenzar a planificar, es importante entender cuál es el propósito del viaje y los medios para lograrlo.
Gestionar bien los viajes significa optimizar los costes, evitar gastos innecesarios o excesivos y velar por el cumplimiento del presupuesto. De igual forma, se pueden obtener descuentos al reservar con anticipación o al negociar tarifas corporativas con hoteles, líneas aéreas y empresas de alquiler de vehículos.
Además, es una manera de mejorar la eficiencia y la productividad, al facilitar las condiciones de los empleados que se desplazan, de manera que tengan un itinerario claro, buenos lugares para alojarse, entornos donde trabajar cómodamente y la menor cantidad posible de tiempo y energía gastados en la logística del viaje.
En la actualidad, las nuevas generaciones de trabajadores incluso demandan alternativas para hacer más placentero su viaje corporativo y han adoptado prácticas como el bleisure, es decir, combinan sus responsabilidades de trabajo con la dedicación de tiempo para conocer el destino.
También es vital tener en cuenta la salud y la seguridad de los que participan en el viaje. El travel manager tiene que garantizar que todos viajeros salen con el seguro más adecuado, están al tanto de cualquier vacuna que puedan necesitar y conocen las regulaciones de seguridad del país al que acuden.
Por otra parte, con una gestión inteligente de los viajes corporativos se puede contribuir a la reputación de la empresa. Al realizar un viaje profesional, los empleados representan a su compañía y su comportamiento puede afectar a la imagen de la misma. De igual forma, una buena gestión facilita el cumplimiento de las normativas fiscales y laborales, lo que puede evitar posibles sanciones o problemas legales.
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