El Travel Management se ha convertido en una de las tareas de la empresa con más peso e importancia dentro de la organización de la misma, ya que, de una buena gestión de los viajes corporativos dependerá la eficiencia del presupuesto dedicado a desplazamientos así como el bienestar de los que tienen que viajar por trabajo.
El buen Travel Manager debe contar, según Captio -primera plataforma primera plataforma española homologada por la AEAT que permite digitalizar los tiques de los gastos de viajes de empresa- con una serie de aptitudes que le identifican como el mejor gestor de los viajes de empresa.
Entre estas destrezas, destacan las que tienen que ver con las de la negociación y el networking, ya que su trabajo dependerá mucho de las relaciones que establezca con los proveedores: considerarlos aliados y no contrincantes. De esta forma, logrará un mejor servicio y una mejor respuesta de éstos. También tiene que ser sutil a la vez que audaz en la negociación y defensor acérrimo de los valores e intereses de la marca o entidad que representa.
La flexibilidad con el horario es otro de los imprescindibles para poder llevar a cabo su labor de la forma más eficiente, ya que es fácil encontrarse con imprevistos o tener que gestionar incidentes con personas que estén en una zona horaria diferente.
Precisamente por las circunstancias adversas que se puedan presentar, el Travel Manager ha de ser una persona proactiva y tener siempre un plan B preparado. Una respuesta rápida frente a los imprevistos o las situaciones de crisis que afecten a los viajeros de su empresa, y sobre todo, no perder los nervios en momentos de dificultades.
Knowhow y eficiencia presupuestaria
El sector de los viajes corporativos está en constante evolución, por lo que el Travel Manager debe tener un amplio conocimiento de proveedores, tarifas generales, principales actores o las nuevas herramientas de las que se puede disponer en un viaje corporativo.
Tanto si se trata de viajes nacionales como internacionales, tiene que saber los trámites, las dificultades, los trucos prácticos de los viajes, para poder dar un servicio completo y de calidad, y que no surjan contratiempos. Asimismo, el respeto por la protección de datos, tanto de la empresa como de quien viaja, es muy importante.
Y uno de los aspectos que más valoran las empresas: saber gestionar presupuestos. El trabajo del Travel Manager estará siempre enfocado a reducir costes y optimizar el presupuesto, pero sin que esto afecte la calidad de los servicios que ofrece. Tener en cuenta que un ahorro a corto plazo en un servicio puede suponer más gasto a largo plazo: seguro por cancelación de reservas o la elección del régimen de alojamiento.
El ABC del Travel Manager
Captio recoge éstas y otras recomendaciones en su última publicación, el ABC del Travel Manager, que revela los aspectos básicos de la figura y las funciones que desempeñan los gestores de viaje de empresa en las organizaciones y las ventajas que aporta a las mismas.
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