¿Quién no se ha encontrado en la necesidad de organizar un evento corporativo con la presión de los de arriba para dar con algo realmente especial y diferente? Cuando vienen con estas exigencias, surge un sentimiento de inseguridad. ¿Será que las propuestas anteriores cayeron en la rutina? Puede ser. La mejor manera de saberlo es elegir en cada caso los compañeros de viaje más adecuados. Y no siempre son los mismos.
Hay veces, sobre todo después de unos cuantos años coordinando el programa de eventos de una empresa, en que llega el momento de parar, reflexionar y, por qué no, incluso plantearse un cambio. Numerosas organizaciones se han habituado a trabajar con el inplant de siempre o con la agencia de siempre sin dar oportunidad a que otros actores entren en escena. Y vale la pena probar. A veces aparecen sorpresas a la hora de comparar presupuestos, planteamientos o ideas. Sobre todo porque no todos los eventos son ni deberían ser iguales.
Lo primero de todo es conocer a fondo el target. No es lo mismo complacer a los mejores clientes de una empresa que realizar acciones de captación o plantear incentivos a la productividad. No es lo mismo idear un evento de puertas para afuera o de puertas para adentro. Y todos estos condicionantes van a determinar también la elección de los compañeros de viaje.
Cada proveedor, ya sea una agencia de eventos, una consultora de marketing o un especialista en relaciones públicas, tiene su propia cultura empresarial y a veces esa diversidad de propuestas enriquece todo el proceso creativo, desde el planteamiento inicial, pasando por el desarrollo, hasta el seguimiento y valoración de resultados, uno de los aspectos más importantes, porque en el fondo toda compañía necesita un retorno de la inversión realizada, aunque no sea estrictamente económico.
Llegados a este punto, y antes de pedir presupuesto a un servicio externo, hay que pensar previamente qué puede aportar y de qué manera. En general, hay dos grandes tipos de empresas especializadas en la organización de eventos: las grandes, habitualmente agencias de viajes que han creado sus divisiones de eventos y de incentivos, y las pequeñas, con un mayor grado de especialización y capacidad de personalización.
Ventajas e inconvenientes
¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes de cada una? Empecemos por las grandes. Los valores que aportan pueden ser la comodidad, la seguridad, la despreocupación, la experiencia… Pero al mismo tiempo son poco flexibles, impersonales y con una originalidad tirando a baja. Con frecuencia acaban proponiendo el mismo tipo de evento y en el mismo perfil de hoteles en los que probablemente tengan los mejores márgenes y donde trabajen con más comodidad al contar con los interlocutores habituales.
¿Qué pasa con las pequeñas agencias de eventos? Normalmente están caracterizadas por un servicio muy personalizado. Ofrecen cercanía y atención al detalle, así como flexibilidad, originalidad, menos burocracia y una implicación más estrecha en los objetivos finales del cliente. Frente a ello, y precisamente por el tamaño, posiblemente tengan menos recursos para asumir proyectos de gran envergadura.
Otro rasgo diferenciador de las pequeñas agencias es el perfil de sus fundadores y directivos, habitualmente profesionales de amplia experiencia y trayectoria en multinacionales y grandes agencias. En ocasiones proceden también de los departamentos de marketing de compañías consumidoras de eventos, es decir, han sido clientes antes que proveedores, lo cual les aporta un conocimiento muy preciso de las necesidades y expectativas que pueden surgir.
Costes
A priori, una agencia de eventos grande debería ofrecer mejores precios, al contar con proveedores de servicios con precios negociados a la baja por volumen. Esto no siempre es así. En muchas ocasiones los altos costes en personal e infraestructura empresarial hacen que ese margen acabe diluyéndose.
Por otra parte, si el objetivo es organizar un evento exclusivo y diferente, el coste no debería ser la única referencia a la hora de comparar las propuestas. Lo que marca la diferencia es, por un lado, el lugar escogido y, por otro, la forma de trabajar, los detalles y la implicación de la agencia organizadora.
Dos historias de éxito
VIAJE A RÍO DE JANEIRO
Incentivo de una gran multinacional
Un viaje de incentivos para un grupo numeroso, como ocurre en este caso de estudio, es un ejemplo de evento apropiado para una agencia de viajes de cierta envergadura, sobre todo por motivos de seguridad y de coste.
Más de 500 personas procedentes de los más diversos puntos de España embarcaron desde Madrid y Barcelona en sendos vuelos rumbo a Río de Janeiro. Para tener un mayor control, la agencia propuso el alojamiento en el hotel Sheraton, a las afueras de la capital. Era importante concentrar a todos en el mismo lugar, dado que había un buen número de actividades organizadas y la multinacional quería evitar que se formasen grupitos para salir por el centro.
La clave del éxito fue la planificación previa y una magnífica sincronización entre todos los guías que acompañaron a los participantes. De hecho, las visitas turísticas se programaron por subgrupos para evitar aglomeraciones. Una de las actividades más apreciadas fue la excursión en goletas amenizada con bailes, música y bebidas hasta una isla donde se preparó un multitudinario almuerzo.
Lo más complicado del viaje fue la excursión en avión a las cataratas de Iguazú, debido a la coordinación de los diferentes aviones y traslados hasta el parque nacional, donde pasaron un magnífico día con paseo en lanchas rápidas junto a las cascadas.
PREMIOS SALVÀ Y CAMPILLO
Evento anual de los Colegios de Ingenieros de Telecomunicaciones y de Informática
La decimoctava edición de la Nit de les Telecomunications, organizada por IDEVENTS para los Colegios de Ingenieros de Telecomunicaciones y de Informática, es un buen ejemplo del plus de personalización que puede aportar una pequeña agencia, incluso en eventos de ciertas proporciones, como este, en el que participaron más de 400 personas.
El primer paso fue convencer a los organizadores de un cambio de sede, en este caso a uno de los mejores auditorios de Barcelona, el del hotel NH Hesperia Tower. Fue una ruptura con la rutina de otras ediciones, reforzada con nuevos diseños de imagen corporativa, decorados y un website para la ocasión.
El toque de modernidad se pudo apreciar hasta en los más pequeños detalles, desde las acreditaciones, hasta la iluminación, los elementos florales o la señalización. También se modificó el formato de entrega de premios y las intervenciones para conseguir un resultado más dinámico en el que hubo alternancia con vídeos y entrevistas.
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