La versatilidad que se le exige a un travel manager viene avalada en muchas ocasiones por su experiencia, pero requiere también de una sólida formación especializada y actualizada. No se trata solo de conocer el mercado y sus entresijos, las estrategias de negociación con los proveedores o todo lo que tiene que ver con la legislación. Aspectos como las nuevas tecnologías, la seguridad o la experiencia del viajero son también fundamentales.
TEXTO ÁLVARO
MARTÍN
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Primera frase que hay que tener en cuenta: «Cada día es un reto, cada viajero es un mundo y cada viaje un desafío». Así de peculiar es, en términos generales, la jornada laboral de un travel manager. Teniendo en cuenta lo anterior, ¿cuál debe ser la formación de este profesional para estar realmente preparado? Además de los conocimientos que aporta la experiencia, ¿cuáles han de ser las diciplinas, las materias, que ha de recibir para ser realmente eficaz en su puesto?
El primer error es pensar que los conocimientos del sector turístico en general son suficientes. Aunque nunca están de más, no bastan. «Es muy importante una formación específica para los gestores de viajes de empresa, ya que el business travel es un concepto con unos requerimientos cada día más concretos y diferentes del viaje particular o vacacional», explica Alicia Sanz, travel manager de Cemex España (y autora de la frase del inicio). A partir de aquí hay que determinar en qué se basa esa especificidad. En opinión de Sanz tiene que ver con «el conocimiento de la organización y el sector de los viajes, la seguridad, la eficiencia y el control del gasto».
Da igual el sector empresarial del que se trate. Las necesidades del travel manager son similares: «El profesional debe tener una formación específica que le capacite para realizar sus labores con el mayor nivel de excelencia, con un contenido que debería recoger desde aspectos legales sobre la gestión de viajes a temas de gestión pura y duda. Y todo sin olvidarnos de las herramientas tecnológicas, que pueden mejorar mucho nuestro día a día», matiza Alicia Benavent, travel manager de Calidad Pascual.
Pero esto es solo el principio, pues existe mucha diversidad: «Las funciones del travel manager son muy variadas y no existe un único perfil. Depende de factores como el sector de actividad de la empresa y la orientación y objetivos fijados. No obstante, como puntos esenciales destacaría los conocimientos sobre organización y del sector turístico, política de viajes, seguridad, eficiencia, control del gasto, tecnología, gestión de equipos y del tiempo o negociación con proveedores», explica esta profesional.
Esta necesidad de enseñanza discurre paralela al progresivo reconocimiento de la figura del travel manager como profesional específico, alejado del concepto de agente de viajes convencional o mero administrativo que se le ha aplicado durante mucho tiempo. «Afortunadamente, la indefinición de nuestra profesión es cada vez menor. Creo que ya se reconoce el puesto de travel manager y, además, se valora, pero todavía nos faltan opciones de formación», explica la responsable de viajes de la empresa especializada en construcción.
Nada que ver con lo que sucede fuera de nuestras fronteras, donde ese reconocimiento es habitual y, por extensión, existe una formación específica, asentada y diversificada. En todo caso, como reconocen los profesionales, en nuestro país se está haciendo un esfuerzo por incrementar esa oferta formativa, por ejemplo, en el campo de las nuevas tecnologías, siempre de gran dificultad, especialmente en los periodos de instalación de nuevas aplicaciones y sistemas que luego va a gestionar el propio travel manager o los empleados viajeros.
No solo la tecnología es un área tan fundamental como compleja. «La parte más complicada y con mayor necesidad de formación continua podría ser todo lo relacionado con la normativa aplicada a los viajes de empresa. Hay que conocer aspectos del derecho laboral, seguros, de administración tributaria, derecho mercantil, etc.», reconoce la máxima responsable de viajes de Calidad Pascual.
Aclaración
Que conste en acta: incidir en la necesidad de formación específica, hoy por hoy no muy abundante desde el punto de vista de la oferta, en ningún momento significa que los profesionales carezcan de conocimientos y estudios en España. «Desde luego, considero que la mayoría de los travel managers de nuestro mercadoestán bien formados, aunque con una diversidad académica significativa, pues procedemos de distintos ámbitos formativos, y la experiencia profesional es lo que nos une», apunta Alicia Sanz.
La responsable de viajes de Cemex incide en tres aspectos que considera importantes: el buen nivel de los profesionales en activo, la diversidad académica y la unión en la experiencia. Con respecto al segundo, cabe matizar que muchos se ven obligados a la formación autodidacta. Ante la ausencia de grados universitarios y la poca oferta restante, muchos se ven abocados a ir aprendiendo poco a poco de las distintas áreas o segmentos de negocio a los que, una vez en su mesa, se van a enfrentar. Se hace una necesaria unos conocimientos globales, específicos y compatibles con el trabajo, aspecto muy importante en el día a día. «Actualmente hay cursos muy interesantes, aunque la oferta podría ser mejor», reflexiona Alicia Benavent.
El papel de la universidad
Los profesionales, al igual que los de otros muchos sectores sin formación «reglada», consideran necesaria la implicación de la universidad, con una oferta específica, mucho más allá de la genérica de turismo. «Nuestro trabajo nos requiere conocimientos académicos específicos para poder tratar con eficacia temas jurídicos, financieros, contables, etc. Tratamos temas de seguridad laboral, de recursos humanos, colaboramos en negociaciones con proveedores con los que se firman contratos y acuerdos. Todo este saber concentrado en un mismo programa universitario sería una gran ventaja para la profesión», asegura Alicia Sanz.
De este modo, se podría mitigar esa heterogeneidad del sector en lo que se refiere al aprendizaje y, además, se facilitaría el acceso a esa formación «oficial». Y se puede hacer. Un ejemplo es lo sucedido hace años con los Organizadores Profesionales de Congresos (OPC). Tampoco disponían de una formación específica, que abordarse de manera integral las peculiaridades de su trabajo, relacionado pero distinto al de la agencia de viajes convencional.
En un movimiento propiciado por los propios profesionales, en concreto por OPC Madrid, y que contó con la participación de la Universidad Europea de Madrid (UEM), en el año 2002 se puso en marcha el Posgrado en Gestión de Turismo de Congresos y Convenciones, con el aval de OPC España, la federación nacional. El objetivo era «sumar los conocimientos universitarios a la experiencia práctica de los profesionales en organización de congresos». De hecho, el 80 % de su profesorado estaba conformado por profesionales en activo: OPCs, directores de hotel, responsables de palacios de congresos, agentes de viajes, responsables de convention bureaux...
La clave fue que los profesionales encontraron un fuerte apoyo en una institución, la UEM. De hecho, esta universidad apuesta fuerte por el turismo en todas sus facetas. La Universidad Europea de Canarias (UEC) oferta, por ejemplo, el grado de Dirección Internacional de Empresas de Turismo y Ocio. Como ya se ha indicado, se trata de que profesionales en activo lleven a las aulas sus conocimientos para lograr una formación integral y pegada a la realidad. «Trabajamos con grupos reducidos y participativos, con proyectos reales, estudios de casos, visitas a empresas, participación en workshops, talleres impartidos por profesionales, etc.», explica José Serrano, director del Departamento de Ciencias Sociales de la UEC.
Forum Business Travel
En la actualidad, los travel managers tienen a su disposición un amplio abanico de opciones formativas gracias, entre otras iniciativas, a Forum Business Travel. Esta plataforma ofrece, por una parte, un programa de sesiones presenciales de formación continua exclusivas para travel managers. Las jornadas se celebran con carácter bimestral en Madrid y Barcelona, cuentan con la intervención de ponentes de gran experiencia profesional y favorecen el intercambio de información entre los participantes a través de grupos de trabajo con casos prácticos.
Asimismo, «FBT organiza jornadas extraordinarias con contenido de interés para otros colectivos, como los agentes de viajes especializados, o temáticas específicas, principalmente sobre innovación y tecnología», explica Óscar García, socio cofundador de FBT. Además, esta ha organizado tres ediciones de un curso de inmersión en los viajes de empresa.
Pero la gran novedad de este año es el Programa Universitario de Especialización en Gestión y Estrategia del Business Travel. Forum Business Travel y la Universidad Camilo José Cela (UCJC) han creado una formación pionera en nuestro país para ofrecer clases presenciales avanzadas y con el aval universitario. Tendrá lugar en Madrid (en un futuro también en Barcelona) y es de carácter intensivo, con 75 horas en total: 40 presenciales, 25 de estudio individual programado y 10 de tutorías.
El programa, que está abierto a todo tipo de profesionales relacionados con el Business Travel, ya sean compradores o proveedores, consta de cinco módulos que abordan la evolución de las políticas de viajes en las empresas, el papel del travel manager y la planificación estratégica, así como las claves para la negociación con proveedores, los retos de la transformación digital, las oportunidades de la economía colaborativa, la experiencia del viajero o la sostenibilidad en los desplazamientos corporativos.
Otras opciones
Esta propuesta se une a otras como las jornadas presenciales, aunque no universitarias, que organiza IBTA (Iberian Business Travel Association) en distintas ciudades y que están avaladas por GBTA (Global Business Travel Association): Business Travel Diploma. También se efectúan en el mercado latinoamericano. Otra propuesta académica que sí es universitaria, aunque no presencial, es la que propone la Asociación Española de Gestores de Viajes de Empresa (AEGVE), que organiza desde hace unos años un curso en colaboración con la UNED.
Por su parte, el Campus internacional de Turismo, Hotelería y Gastronomía CETT, adscrito a la Universidad de Barcelona (UB), firmar en 2018 un convenio con IBTA para establecer que, además de cristalizar en una colaboración para la creación de la feria profesional Expo Turismo de Negocios, supone un ejemplo más de la necesaria colaboración universidad-empresa.
En definitiva, una figura como la del travel manager, cada vez más reconocida y con funciones crecientemente complejas y con gran incidencia en los resultados empresariales, ha de contar con los mejores estudios posibles. Aunque no es abundante, se están dando interesantes pasos para que los nuevos profesionales y los que ya están en activo tengan una formación adecuada.
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HABILIDADES NECESARIAS
La figura del travel manager tiene unas peculiaridades que marcan su función. Aunque algunas son innatas y otras se logran con la experiencia, la formación es también esencial para adquirirlas. Según Captio, estas son algunas de las habilidades que han de tener estos profesionales:
- Conocimiento del entorno. Del sector y de la competencia, así como experiencia en el área de viajes y eventos. De esta manera se consigue aumentar la calidad de los desplazamientos y la satisfacción de los viajeros.
- Capacidad de negociación. Debe buscar las soluciones más adecuadas por precio y calidad, tanto para su compañía como para el viajero. La relación con los proveedores es vital para ello. Nunca está de más aprender tácticas y trucos de negociación.
- Optimización del tiempo y priorización de las tareas. El travel manager tiene que establecer procedimientos que sistematicen las tareas para construir flujos de trabajo donde se optimicen al máximo los recursos.
- Gestión de equipos. Sin duda, una de las habilidades más importantes para esta función.
- Satisfacción del viajero. Sin dejar de lado la gestión más eficiente de los recursos y cumpliendo la política de viajes de la empresa.
- Velar por la seguridad. Esto requiere una adecuada formación en el campo de la prevención y gestión de riesgos.
NATALIA ROS
SOCIA COFUNDADORA DE FORUM BUSINESS TRAVEL
«El Programa Universitario es una oportunidad única de formación en nuestro país»
¿Qué significa para el sector un Programa Universitario como el que han creado Forum Business Travel y la UCJC?
El proyecto es un hito en la formación especializada sobre viajes de empresa en España, ya que la actual oferta formativa del sector se encuentra dispersa y hasta ahora carecía del rango de Programa Universitario con carácter presencial. Desde luego, es una oportunidad única de formación intensiva sobre este sector. La titulación pone en valor a un segmento en constante crecimiento. Hasta ahora había iniciativas que no contaban con clases presenciales como las que nosotros vamos a impartir en el Campus Almagro de la Universidad Camilo José Cela, en pleno centro de Madrid. En la siguiente edición también vamos a estar presentes en Barcelona.
Forum Business Travel, la plataforma de formación para gestores de viajes de empresa, que este año cumple su décimo ejercicio en activo, ha puesto en marcha una iniciativa pionera en el mercado español. Se trata del primer Programa Universitario de carácter presencial sobre Gestión y Estrategia del Business Travel, en colaboración con el Centro de Estudios Avanzados de la Universidad Camilo José Cela. Natalia Ros, socia cofundadora de FBT, comenta las particularidades de esta iniciativa.
¿Cuáles son las
líneas maestras de los contenidos?
El programa de estudios consta de cinco módulos que abordan la evolución de
la política de viajes en las empresas, el papel del travel manager y la
planificación estratégica, así como las claves para la negociación con
proveedores, los retos de la transformación digital, las oportunidades de la
economía colaborativa, la experiencia del viajero o la sostenibilidad en los
desplazamientos corporativos, entre otros muchos contenidos.
¿Qué credenciales
presenta el profesorado?
Hemos concentrado en el diseño del programa toda la experiencia y el
conocimiento adquirido en las jornadas educativas, sesiones monográficas,
cursos, talleres y actividades de networking
organizados por Forum Business Travel durante sus diez años de existencia. El
resultado de todo ello es un plan formativo muy especializado bajo la dirección
académica de Merche Blanco, experta en Global Business Travel Management, que
cuenta con un equipo de profesores de larga trayectoria en gestión de viajes de
empresa, como Agustín Casado, Silvia Magdaleno, Richard Wolf, Clara Sánchez
Picout, Marian Caturla y Jessica Püttmann, así como especialistas en finanzas, tecnología
y negociación, como Julio Bonmati, Andrés Pulgarín y María Victoria Ramos,
además de otros profesionales de prestigio que aportarán su visión en calidad
invitados.
¿A quién va dirigido y qué facilidades otorgan para su financiación?
Se trata de un programa avanzado que puede interesar a todos aquellos profesionales del turismo que quieran desarrollar su trayectoria en el business travel, ya sean compradores o proveedores de viajes de empresa. Según los últimos estudios sectoriales, la inversión de las empresas en viajes de negocios alcanzó los 12.500 millones de euros en España el pasado año y seguirá creciendo hasta los 15.200 millones, en una previsión moderada. Estamos hablando de un segmento con enorme peso económico, con unos condicionantes específicos, que evoluciona muy deprisa y que demanda profesionales cada vez más preparados. Los costes de la formación pueden ser financiados a través de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (Fundae).
