Forum Business Travel ha presentado en Barcelona y Madrid ante un nutrido grupo de gestores de viajes de empresa los puntos críticos que están utilizando ante aerolíneas, cadenas hoteleras y empresas de rent-a-car para ajustar sus acuerdos preferentes. Los ahorros que consiguen no solo los obtienen negociando las tarifas.
“Las palancas de la negociación con los proveedores de viajes van más allá de los precios o las tarifas. Cada vez tienen más que ver con la forma de pago, los compromisos adquiridos sobre el volumen de compra o la disponibilidad de plazas”, explica José Antonio Layos, jefe de Servicios Generales Corporativos en Isolux Corsán y ponente principal de las sesiones formativas celebradas por Forum Business Travel.
Ante un grupo de travel managers representativo de grandes y medianas empresas con alto consumo en viajes, Layos reveló que en una situación como la actual, las empresas están aprendiendo a reflejar también en sus acuerdos con hoteles y compañías aéreas “los costes administrativos”. Además, presionan para rebajar los compromisos de compra mínima para acceder a las mejores tarifas o exigir que los precios negociados se apliquen hasta la última plaza de avión o la última habitación disponible.
Aunque el experto de FTB deja bien claro que el “proveedor no es el enemigo, sino el colaborador con el que establecer una relación en la que todos ganen”, insiste en que las condiciones de aplicación de los servicios de viajes pueden influir sustancialmente en los ahorros que toda empresa va buscando con los acuerdos preferentes. Estas condiciones pueden llegar incluso a detalles como decidir quién asume el sobrecoste de las tasas medioambientales.
Abundando en la misma idea, Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel, apunta que “antes, los proveedores de viajes eran muy rígidos, pero están aprendiendo a ser flexibles en sus condiciones, porque las empresas así lo demandan”.
En el debate posterior, los gestores de viajes presentes en la conferencia coincidieron en señalar que los acuerdos con los proveedores pueden convertirse en “papel mojado” sin un seguimiento de la calidad y cantidad del servicio, un protocolo para controlar la prestación, el establecimiento de un margen de tolerancia ante posibles desviaciones y la toma de medidas correctoras. Como concluye Óscar García, “posiblemente haya que empezar a revisar los contratos con aerolíneas, cadenas hoteleras o empresas de rent-a-car cada menos tiempo”.
CONCLUSIONES
- La gestión de proveedores debe empezar dentro de la propia empresa, analizando su situación presente y futura.
- Los proveedores que dan servicio a los viajes de empresa están buscando nuevos modelos para sobrevivir. Aun así algunos de ellos están quebrando. Las empresas tienen que desarrollar canales de comunicación que les prevengan de estos cambios en los proveedores.
- Dentro de cada empresa existe una interacción entre quien compra, decide y gestiona los viajes de empresa. Muchos expertos proponen una integración en mayor o menor medida entre la función de la compra y la gestión. Se han analizado varios tipos de acuerdos con proveedores, la utilización de cada uno de ellos dependerá del tipo de servicio y de la organización de la empresa.
- El precio sigue siendo uno de los elementos claves en la negociación pero existen otras palancas que pueden ayudar a conseguir el objetivo del acuerdo.
- El beneficio para una empresa no está en la firma de un acuerdo, sino en su aplicación a lo largo de su vida, y si se queda fuera de mercado actualizarlo. Sin un procedimiento de seguimiento de proveedores no se puede asegurar el beneficio del acuerdo.
- El cálculo del ROI de un acuerdo por parte de las empresas es una práctica que aún está en pañales, pero se irá implantando a medida que aumente la presión por la optimización del panel de proveedores.
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