A pesar de que el gasto en taxi representa una media de entre el 5 % y el 12 % en los presupuestos de viajes de las empresas, pocas realizan un seguimiento detallado para mejorar su gestión y conseguir los ansiados ahorros. Forum Business Travel y la compañía especializada Taksee! han elaborado un estudio en el que aportan soluciones prácticas que pueden ayudar a los travel managers a controlar una partida tradicionalmente catalogada como “no actuable”.
Como señala José Cánovas del Castillo, socio fundador de taksee! Business Taxi Solutions, “el gasto en taxi es una de esas partidas que sorprende por su peso y por las oportunidades de ahorro que esconde”. La mayor parte de las grandes empresas desconoce el importe anual de la factura de este medio de transporte, aunque sospechan que es relevante. La falta de información se debe a que los importes están dispersos en diversas cuentas de la contabilidad o a la mezcla que suele producirse con otros conceptos, como los tiques de aparcamiento, los peajes o las dietas de kilometraje.
Para empezar a meterle mano a este capítulo es necesario recopilar toda la información posible sobre trayectos, frecuencias, perfiles de viajeros, precios y redondeos. Normalmente, la parte más relevante del gasto corporativo corresponde al que se puede denominar como “travel taxi”, el que se genera asociado a otro medio de transporte, como el avión o el tren, es decir, desde o hacia el aeropuerto o la estación ferroviaria. Según datos obtenidos de los clientes de taksee!, el precio medio por carrera durante 2012 ascendió a 27,9€.
Modalidades
El llamado “city taxi”, al que se puede adscribir el resto de los desplazamientos, que suponen un tercio de la factura total, tiene un precio medio de 17,9€, de acuerdo con la misma fuente. En algunas empresas de consultoría, despachos de abogados o laboratorios farmacéuticos, donde se utiliza el taxi con más frecuencia para visitar clientes, la proporción de esta modalidad puede llegar a ser mucho mayor.
Otras cosas que conviene tener en cuenta. En algunas ocasiones, los clientes solicitan tarifas fijas para determinados trayectos, pero suelen ser más costosas que dejar correr el taxímetro, ya que los taxistas suelen cubrirse las espaldas ante contingencias como esperas, atascos, etc. Ciertos proveedores tecnológicos de la industria de los viajes ofrecen soluciones door to door con tarifas todo incluido para transfers al aeropuerto que en ocasiones suponen un sobrecoste del 45%, según el estudio.
A la hora de analizar el gasto en taxi es muy importante conocer el perfil del viajero. Normalmente, los diez que más usan este transporte en una determinada empresa pueden superar el 30% del gasto total. Su media se sitúa por encima de los 1.100 euros al año, una cifra que se alcanza con sólo 22 trayectos de ida y vuelta al aeropuerto o a sedes situadas en los parques empresariales de las grandes ciudades, como es el caso de Alcobendas o Las Rozas, en Madrid, y Sant Cugat del Vallès o Cerdanyola, en Barcelona.
Efectos administrativos
Al margen del coste de las carreras, el efecto administrativo de la falta de regulación sobre la cuenta de taxis produce innumerables facturas mensuales en papel, múltiples formatos, el engorro de la contabilización manual y dificultades para la deducción del IVA, entre otros problemas. Eso sin contar que el 21% de los viajeros de negocios admiten incrementar importes en sus hojas de gasto, según una encuesta realizada por KDS. El medio es un recurso fácil para el pequeño fraude, como pedir al taxista un recibo por una cantidad superior en compensación por otros pequeños pagos durante el viaje no incluidos en la nota de gastos.
La gestión activa de la partida de taxis permite conocer el perfil de consumo de la empresa y eso es esencial para enfocar la negociación con un proveedor de este servicio. La clave está en conocer el gasto mensual por empleado, los departamentos con mayor nivel de utilización del medio, los orígenes y destinos más frecuentes y los días y horas habituales en que se producen las carreras.
Además, el control de esta cuenta permite reducir los anticipos, simplificar la hoja de gastos del viajero, optimizar el proceso de contabilización e imputación del gasto, mejorar el servicio recibido por parte de los taxistas y moderar en general su consumo gracias al efecto visual guilty, es decir, la autorregulación que se aplica el usuario cuando los informes de gestión son públicos en el ámbito interno de la empresa.
¿AVIÓN O AVE?
La gestión del taxi pone de manifiesto la importancia de contabilizar todos los gastos de un desplazamiento. Un estudio realizado por taksee! con una muestra de 1.500 carreras de sus clientes entre septiembre de 2011 y abril de 2012 refleja que el avión supone un sobrecoste medio de 52€ en taxi frente al AVE para los viajes entre Madrid y Barcelona. Las cuatro carreras al aeropuerto, dos en origen y dos en destino, cuestan 120€, en comparación con los 68€ que importan los accesos a la estación de tren, un 76% más. Esta diferencia puede verse compensada por el precio de los billetes del AVE, que suelen ser superiores a los de las compañías aéreas que vuelan entre ambas ciudades.
10 CONSEJOS PARA AHORRAR
- Realizar una estimación realista del gasto total en taxis de su organización en sus principales destinos.
- Valorar la calidad de la información que aparecen en los recibos del taxi: origen, destino y día/hora del servicio, así como si el importe que figura en el tique es una cantidad redondeada.
- Identificar proveedores capaces de prestar el servicio que necesita en sus principales destinos con la rapidez, calidad y al coste que su organización requiera.
- Mantener un canal de reserva telefónica, a pesar de la proliferación de apps para reservar taxis desde dispositivos móviles. Aún hay muchos usuarios que carecen de smartphone de empresa y las aplicaciones ofrecen un número limitado de ciudades.
- Asegurar que el proveedor tiene la capacidad y cobertura adecuada para prestar un servicio rápido 24h al día entre dos puntos cualesquiera, no sólo para desplazamientos programados al aeropuerto.
- Realizar una prueba piloto con el proveedor seleccionado utilizando usuarios frecuentes del taxi durante unas cuantas semanas antes de implantar el servicio en toda la organización.
- Establecer un procedimiento sencillo y eficiente para mantener actualizada la base de datos de los viajeros en sus principales destinos.
- Definir con el departamento administrativo el formato de factura electrónica que pudiera simplificar el proceso de contabilización.
- Firmar con el proveedor un acuerdo sobre niveles de servicio (SLA) de las distintas etapas del proceso: atención telefónica, anticipación mínima de reserva, sistemas de control de calidad al taxista, fechas de cierre contable…
- Una vez probado el servicio por toda la organización durante un periodo de tiempo, incorporar el procedimiento de gestión de taxis a la política de viajes, identificando al proveedor homologado como de uso obligatorio.
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