Sin entrar en polémicas sobre si conviene o no organizar eventos en España antes que en el extranjero, es una realidad que la planta hotelera nacional cuenta con las instalaciones y la oferta complementaria necesarias para albergar cualquier tipo de acontecimiento profesional. El meeting planner tiene muchas más opciones que antes, ahora que las tarifas están bajando. Pero ¡atención!, no siempre de un buen precio sale un buen evento.
La oferta de la hotelería española a la hora de organizar eventos de empresa, ya sean reuniones, congresos, convenciones, presentaciones o afterworks se puede calificar casi de infinita. Más aún teniendo en cuenta las sedes singulares y diferentes venues que completan la planta nacional, tanto en las ciudades como en la costa, tanto en el campo como en la montaña.
Los hoteleros españoles tienen clara una idea: en la coyuntura actual es necesario proponer de todo, o casi, y a un precio cerrado. Esto abarca desde un coffee break que complete una reunión en una pequeña sala, a los espacios para una convención internacional con miles de participantes y un programa de actividades complementarias que pueda incluir desde un bautizo de golf a un espectáculo de flamenco.
Evidentemente, no todos los hoteles cuentan con las instalaciones ni la infraestructura necesarios para albergar grupos grandes. Tampoco todos pueden proponer todas las actividades. Ni todos disponen de la capacidad de ofrecer un servicio ultrapersonalizado en espacios minimalistas y exclusivos. Por eso está bien tener de todo, y para todos los gustos.
Sin defender premisas políticas de si conviene más quedarse o irse, es una realidad que a la hora de organizar un evento profesional, sea del tamaño que sea, en España hay lugares de calidad. Es labor del meeting planner decidir cuál se ajusta más a sus necesidades.
Aquí empieza lo difícil: la primera tendencia es fijarse en el precio. Craso error cuando la batalla de tarifas, que aún no ha hecho más que empezar, se está llevando por delante la excelente relación calidad-precio que caracterizaba a algunos establecimientos.
La segunda tendencia es obviar el transporte durante el evento, una idea que puede resultar pésima porque, según el programa, el asistente se puede dedicar a perderse allá donde esté en lugar de asistir a las sesiones. Y más vale un transporte común y tener al grupo reunido que a los delegados cada uno por su lado.
Condicionantes
El tamaño de los grupos condiciona completamente la elección del recinto. Tratándose de un grupo medio, de hasta 250 personas, las propuestas se cuentan por miles. Por eso es necesario analizar otros aspectos que ayuden a decidir qué tipo de establecimiento conviene más. Ante todo, la empresa que organiza debe tener claro para qué va a servir el evento: no es lo mismo organizar un acto destinado a reforzar lazos entre miembros de un equipo que lanzar un producto nuevo.
La duración del mismo y la procedencia de los asistentes también son criterios básicos a tener en cuenta. De nada sirve organizar eventos en un lugar bucólico si resulta difícil trasladar a los delegados y, aún más, si esto conlleva una partida para transporte más importante que la destinada, por ejemplo, a las comidas. Como explica el equipo comercial de Lumine Hoteles, la accesibilidad es uno de los mayores condicionantes del meeting planner.
Contar con un programa definido antes de elegir sede es ineludible, ya que a partir de ahí se decide el tipo de salas que se necesitan, si conviene o no organizar todo en el mismo establecimiento, si se prevé que todos los invitados asistan a los diferentes actos, etc.
La oferta complementaria con la que se quiere dotar al evento también debe estar claramente definida a la hora de elegir lugar. No es lo mismo ofrecer al asistente la posibilidad de descubrir a su aire un destino (aquí lo mejor es optar por un entorno urbano), que poner a su disposición una oferta de aventura que le haga disfrutar del entorno y del grupo. En este caso, la duda está entre el mar y la montaña. Y no solo eso: también los destinos urbanos de pequeño tamaño ofrecen en sus alrededores propuestas asociadas a la calma de la naturaleza sin renunciar a las posibilidades de hacer shopping, tapear o visitar museos. Obviamente, el hotel debe ser un punto de partida cómodo hacia esa oferta.
Reacciones
Los hoteleros son conscientes de que el abanico de opciones para el organizador es amplísimo y de que ya no se puede competir a base de regalos. Antes se ofrecía hasta el alojamiento. Ahora, en muchas ocasiones, es el asistente a un congreso quien debe pagar por su cama. Sin embargo, nuevas puertas se abren con las tendencias actuales. Tal y como explica Zoilo Alemán, de Lopesan, el congresista, una vez que invierte, quiere sacarle más partido a su inversión. Por eso puede viajar acompañado para disfrutar de unos días de descanso posteriores al evento. Una nueva fuente de ingresos se abre para los recintos especializados en congresos. Y esa fuente nace del congresista reconvertido en turista.
El paquete cerrado es el producto por excelencia nacido de la crisis con todas sus variantes: de 12 horas, por día, con o sin tarifa de alojamiento, con actividades, sin ellas, etc. En cualquiera de los casos el organizador nunca tiene sorpresas con el precio final.
Otra iniciativa de éxito son los calendarios, impulsados por cadenas como Meliá: el meeting planner puede elegir las fechas del evento en función de los momentos del año con mejores tarifas. Y, ante todo, flexibilidad con los posibles cambios, tanto en fechas como en tamaño de los grupos o prestaciones reservadas, como capacidad para gestionar reservas de última hora. Una tendencia que se impone en el sector ante una demanda cada vez más exigente y con presupuestos más ajustados.
Otra tendencia que podría estar resintiéndose con la crisis, pero que parece no hacerlo, es el recurso a la sostenibilidad. Muchas empresas están reforzando su imagen con acciones comprometidas, incluso pequeños gestos, en lugar de invertir grandes presupuestos en sedes emblemáticas, regalos caros u otras acciones con peor consideración en el contexto actual. Empiezan a entender que un evento, no por ser sostenible tiene que ser más caro. Y que una buena imagen puede estar detrás de un vaso reciclable o una sala con luz natural en la que se evite consumir electricidad.
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