Como en otros casos, no existen soluciones estándar. Todo depende del perfil del consumo a la hora de decidir la contratación de los viajes de empresa a través de una agencia.
Si su empresa tiene un volumen de gasto en viajes pequeño y relativamente sencillo, es decir, siempre en rutas punto a punto y con un número de viajeros muy limitado, el valor que aporta la agencia es, efectivamente, pequeño.
Con la infinidad de ofertas de hoy en día en el mercado, su coste como intermediario de servicios turísticos no tiene mucho sentido. Pero cuando la estructura y perfil de la cuenta de viajes de la empresa empieza a ser más compleja, el coste de gestión de la agencia no es el elemento de valoración más importante.
Es muy habitual caer en el error de considerar únicamente los gastos directos del viaje, y en el caso del intermediario, el fee o tasa de gestión que nos factura, dejando a un lado otros costes indirectos que un proveedor adecuado puede minimizar con su experiencia y capacidad de compra, aunque no se perciba a primera vista.
Nuevas reglas del juego
El papel de la agencia de viajes ha sufrido una gran transformación en los últimos tiempos. Desde que las reglas del juego de la relación comercial cambiaron con la desaparición de buena parte de las comisiones de intermediación, las agencias están cobrando al consumidor final por sus servicios. Y para ello, tienen que demostrar el valor añadido que aportan. Ya no basta con emitir los billetes o bonos de hotel. Ahora las agencias hacen valer su gestión administrativa, el análisis del consumo y la labor de consultoría.
Buena parte de estas funciones simplifican enormemente el día a día de la gestión de los viajes. Si tuviesen que realizarse internamente en la empresa implicarían un elevado gasto indirecto. Un servicio valioso es el de las facturas periódicas que emiten las agencias especializadas. Estos documentos resumen el total de consumos en un único informe, algo que permite la conciliación automática de los medios de pago y evita el engorroso punteo de extractos bancarios.
Por otra parte, las agencias generan estadísticas de consumo que detallan el gasto por áreas de la empresa y detectan quiénes están aplicando correctamente la política de viajes y quiénes realizan unos consumos medios por encima del resto.
Pero no sólo eso. También ayudan a planificar la negociación con los proveedores. El análisis de los ahorros generados y, de manera muy especial, los motivos del rechazo de tarifas más económicas a las utilizadas, permite además revisar nuestra política de viajes y forzar a nuestros viajeros a realizar un consumo más responsable.
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IGNACIO ASÍN
Socio Consultor de ASIV
