Dos años después de la publicación del I Observatorio de tecnología e innovación aplicadas a los viajes de empresa, Amadeus España y Forum Business Travel lanzan la segunda edición de este informe que, realizado a través de encuestas a 150 travel managers españoles, focus groups y entrevistas personales, pretende evaluar el nivel de implantación de la tecnología en la gestión de los viajes corporativos. El estudio actual ilustra un notable avance en el uso de herramientas de autorreserva.
La solución tecnológica que utilizan los empleados para planificar sus propios desplazamientos corporativos ya se encuentra presente en más de la mitad de las empresas consultadas, cuando en el anterior observatorio apenas llegaba a un tercio. Otra progresión importante se aprecia en la implantación de aplicaciones para el procesamiento automatizado de gastos de viaje, con un incremento de 20 puntos respecto de los resultados obtenidos en 2013. Todo indica que las empresas se están dando cuenta de la necesidad de controlar el coste end-to-end, donde hay que incluir, por lógica, todos esos pagos de restaurante, taxi o aparcamiento cuyo volumen tiende a encarecer más de lo previsto el importe de los viajes. Estas son sus principales conclusiones:
PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN DE VIAJES
-Los procedimientos de autorización de viajes corporativos en las empresas ubicadas en España están automatizados en un 55,4% de los casos, fundamentalmente gracias a procedimientos realizados internamente (81,5%). Se trata de un campo claro de desarrollo y crecimiento futuro en el ámbito de la tecnología aplicada al business travel.
-La aprobación de viaje más común (se da en el 68% de las empresas) es la de tipo activa; el empleado requiere de la aprobación expresa del viaje por parte de un superior o del responsable correspondiente para poder concluir el proceso de compra del billete.
LAS HERRAMIENTAS DE AUTORRESERVA
-Las herramientas de autorreserva han experimentado un notable avance en los últimos dos años. Más de la mitad de las empresas (52,84%) disponen de esta tecnología y un 6,64% está en vías de implantarla.
-Todavía queda camino por recorrer en materia de adopción. Las herramientas de autorreserva se utilizan, en términos generales, para más del 40% de los viajes, pero la adopción todavía tiene que aumentar de forma considerable entre las empresas de menor tamaño, las que han implementado la solución recientemente y aquellas corporaciones que tienen un carácter más local.
-No se aprecian grandes diferencias en la penetración de la herramienta de autorreserva según tipologías de empresa, lo que demuestra la flexibilidad de este tipo de tecnología a la hora de adaptarse a distintas circunstancias y necesidades.
-Las empresas son cada vez más conscientes de que el éxito de la herramienta de autorreserva pasa por una correcta formación y comunicación dentro de la empresa. Así lo demuestra el hecho de que, en la actualidad, el 67,5% de los travel managers haya puesto en marcha un plan de adopción o tenga previsto hacerlo.
-Se consolidan las herramientas de autorreserva como una importante fuente de ahorros en un doble sentido. Por una parte ayudan a obtener tarifas más bajas de los proveedores de viajes (el 51,9% de las empresas estiman que una herramienta de autorreserva les procura ahorros entre el 10% y el 30% en las tarifas). Por otro lado, porque permiten reducir el coste de la agencia en torno al 10% en el caso de que la mayoría de los desplazamientos se pueden gestionar íntegramente desde la herramienta.
-El 54,5% de las empresas ya tienen integrado el contenido de Renfe en su herramienta de autorreserva. De hecho, la paulatina incorporación del contenido ferroviario y otros proveedores locales a estas soluciones se considera una de las claves del aumento de adopción de las mismas.5
EL REPORTE DE GASTOS
-El 65% de las empresas ya disponen de soluciones tecnológicas destinadas al reporte de los gastos. Se aprecia una evolución muy llamativa en este sentido: si en 2013 más de la mitad de los gastos se procesaban de forma manual, apenas dos años más tarde, la penetración de soluciones que automatizan estos procesos ha crecido de manera formidable. Se trata fundamentalmente, de herramientas desarrolladas por terceros, aunque es grande el porcentaje de compañías (42,6%), que realiza sus propios desarrollos para el reporte de los gastos.
EL ANÁLISIS DE LOS DATOS
-El análisis de los datos del viaje es clave para una buena gestión. El 62% de las empresas dispone de sistemas para obtener estadísticas sobre sus viajes y un 7,8% está en vías de implantarlo. Las herramientas utilizadas para ello están experimentando una interesante evolución, que corre pareja a la creciente satisfacción de los usuarios con ellas.
LOS MEDIOS DE PAGO
-La tarjeta de crédito corporativa sigue siendo el medio de pago más empleado por las empresas españolas a la hora de liquidar los viajes (es utilizada en el 45,6% de los casos), seguida de los bonos de hotel y coches (36,5%). El uso de la tarjeta personal para el pago de servicios corporativos ha aumentado en los dos últimos años, probablemente a causa de la incorporación en las herramientas de autorreserva de aerolíneas low cost y tarifas de hotel que exigen pago inmediato.
MOVILIDAD DEL VIAJERO CORPORATIVO
-La movilidad es la asignatura pendiente del viaje corporativo, algo que contrasta con la relativa madurez de este tipo de tecnologías fuera de contexto de la empresa. Las tecnologías más utilizadas son los sistemas de notificación y alertas, mientras que las herramientas de autorreserva móviles solo tienen algo de presencia en empresas con un alto porcentaje de empleados viajeros.
-El común de las empresas no parece tener políticas establecidas para el uso de dispositivos móviles y aplicaciones para viajeros, algo que sí están reclamando los empleados para facilitar el desempeño de sus tareas cuando se encuentran fuera de su centro habitual de trabajo.
POLÍTICA MEDIOAMBIENTAL
-La preocupación por el medio ambiente registra una importante evolución en los últimos dos años. El porcentaje de corporaciones que monitorizan los contaminantes generados por sus viajes ha aumentado en doce puntos porcentuales, pasando del 31,1% de 2013 al 43,14% de 2015.
-La protección del medioambiente sigue siendo un criterio poco relevante a la hora de hacer una reserva. Aunque crezca, en el interés de las empresas por medir el impacto ambiental de sus viajes sigue siendo bajo en las empresas españolas.
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