INNOVACIÓN EN LAS SALAS. Encuentros rompedores

INNOVACIÓN EN LAS SALAS. Encuentros rompedores

A. Guardia

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Innside Hamburg. Big Ideas Space

En la actualidad, prácticamente todos los hoteles que se precien cuentan con salas de reuniones. Pero, más allá del tamaño, el mobiliario y el wi-fi, estos espacios han evolucionado mucho gracias a la tecnología y a las nuevas tendencias laborales. Las principales cadenas tienen algunos productos y conceptos rompedores para hacer las reuniones más cómodas, productivas y eficaces.Y, una vez terminado el encuentro, nada mejor que una habitación confortable e innovadora para ofrecer una experiencia global. Es el MICE del futuro.

Para compartir información, para tomar decisiones, para innovar, para resolver problemas, para crear equipos, para proponer o cerrar acuerdos… Las reuniones de empresa son tan variadas como los equipos que forman parte de ellas y como las salas que los establecimientos hoteleros ponen a su disposición. Pero ya no se trata de ofrecer una sala al uso, un lugar correcto y con el equipamiento básico… La competencia es cada vez más dura a la hora de convencer a los organizadores en busca de espacios realmente cómodos e inspiradores que fomenten la creatividad.

Las cadenas están apostando con fuerza por espacios rompedores y sorprendentes, pero a la vez acogedores y que fomenten la creatividad, y que faciliten la presencia de asistentes de otras partes del mundo de manera sencilla y con calidad. Aspectos como la conectividad o el equipamiento audiovisual se dan por supuestos para empezar a hablar. Hoy en día es tan básico como las sillas o las mesas. Estas son algunas de las propuestas más originales:

Melia Madrid Serrano. High Tech BallsMeliá Hotels International
BIG IDEAS SPACES

Espacios para que abunde la creatividad, para que el tiempo sea productivo, para que las reuniones de trabajo fluyan… Meliá Hotels International apuesta por el concepto ‘Big Ideas Space’ en los establecimientos de su marca Innside, con hoteles urbanos en distintas ciudades alemanas, Manchester, París, Nueva York o Palma. Se trata de pequeñas estancias acogedoras y agradables, con una decoración divertida. Hay espacios con sofás, taburetes y otros  elementos desenfadados. También cuentan con neveras y estanterías bien provistas para sentirse como en casa, incluidas las chuches.

Todo es relajante, desde el color de las paredes a los mullidos sofás. Establecimientos como el Charles De Gaulle, en París, o el Manchester de la insignia Innside ya cuentan con estos pequeños rincones. En ellos abundan una cuidadosa selección de objetos táctiles y, cómo no, sus herramientas tecnológicas, como las pantallas Smart Kapp, en las que se pueden escribir ideas, mapas mentales, garabatos… La conectividad y los participantes hacen el resto.

Barceló_X RoomBarceló Hotel Group
XROOM

La pasada edición de IBTM World, el referente ferial del mice que cada año acoge Barcelona, fue el escenario escogido por Barceló Hotel Group para presentar su revolucionario concepto de sala de reuniones: XRoom. Este espacio está inspirado en las últimas tendencias tecnológicas que están irrumpiendo con fuerza en el sector. «Es un espacio pionero, ideado para ofrecer una experiencia disruptiva», explican desde la compañía. Así es como Barceló mira hacia el futuro y da un giro al espacio convencional de reunión para transformarlo en una innovadora sala inmersiva que ofrece nuevas posibilidades a empresas que buscan sorprender y diferenciarse, sobre todo en las presentaciones, con un espacio realmente impactante.

Barceló_X RoomTodo en XRoom, su diseño, la integración tecnológica y la multifuncionalidad, ha sido diseñado para personalizar el espacio creando una experiencia sensorial. Y para ello se conjugan elementos como la iluminación, el video mapping, el sonido, la conectividad y una pantalla con activación gestual. «En la XRoom la presentación más sencilla consigue conectar y captar toda la atención de los asistentes, que pasan de ser espectadores pasivos a ser parte activa del mensaje», explican fuentes de la cadena. Por ahora, el concepto XRoom solo está disponible en el hotel Barceló Sants, en Barcelona.

 

Nhow. Lobby loungeNH Hotel Group
ALTO RENDIMIENTO

El concepto de alto rendimiento, de reuniones eficaces, marca la propuesta de salas de reuniones en NH Hotel Group. Una de sus principales equipamientos es la tecnología Smart Room System para Skype for Business. Se trata de un sistema de videoconferencia de última generación que permite que todos los asistentes disfruten de una comunicación virtual en tiempo real de alta calidad.

En estos espacios se pueden organizar dos tipos de reuniones: online y offline. En las primeras pueden conectarse hasta 250 participantes virtuales. De esta manera, todos los asistentes, ya estén presentes o en otros lugares, pueden interactuar en tiempo real desde sus dispositivos y compartir el contenido. Por su parte, en las reuniones con presencia física, la estrella son las pantallas interactivas para estimular la creatividad. Este tipo de salas está disponible en establecimientos como el NH Collection Madrid Eurobuilding, el NH Collection Barcelona Constanza, el NH Collection Berlin Mitte y el NH Amsterdam Zuid.

Entre el equipamiento de estos espacios destacan la herramienta colaborativa Barco ClickShare, que permite a los asistentes compartir fácilmente diversos contenidos; su famoso sistema de proyección holográfica en 3D para presentaciones, vídeos animados o  presentadores virtuales, entre otras posibilidades, y que está disponible en el Barcelona Constanza, el nhow Milano y NH Noordwijk Conference Centre Leeuwenhorst, en Países Bajos; equipamiento para eventos como la pantalla led abovedada de 300 m2 del hotel Eurobuilding; iluminación y sonido envolvente; y, por supuesto, conexión wi-fi de alta velocidad y de fácil acceso.

Cuestión de futuro

Predicting the meeting rooms and spaces of the future & improving meeting dinamics es un completo estudio, presentado en septiembre del año pasado y elaborado por la Asociación Internacional de Centros de Convenciones (IACC), que analiza el futuro de las de las salas de reuniones desde múltiples puntos de vista. El informe incide en la importancia de la sede y la sala escogida para el evento, que tiene que facilitar el desarrollo del evento aportando valor con aspectos como la localización, su funcionalidad, los servicios que propone o su carácter original o rompedor.

Los organizadores de reuniones suelen valorar cuatros grandes aspectos, según este trabajo. En primer lugar, elementos que faciliten la creatividad y el intercambio de conocimiento entre los asistentes. En segundo, que el espacio facilite el networking. Además, es muy relevante para los organizadores que el espacio cuente con servicios tecnológicos de última generación. Y, por último, que la sala tenga flexibilidad y versatilidad para adaptarse a las peculiaridades de todo tipo de reuniones.

No se puede hablar de una sala de reuniones eficaz sin tener en cuenta su equipamiento. Según el estudio de ICCA, cualquier espacio de este tipo debe tener en cuenta aspectos como la singularidad, es decir, que incluya elementos que supongan una diferenciación con respecto a la competencia. Por descontado, es fundamental la conexión a internet y la señal wi-fi, que aporte velocidad, pero también seguridad. Y, relacionado con la conexión, el equipamiento técnico.

También resultan claves, según el estudio, la iluminación, en la que ha de primar la luz natural; una buena localización y acceso para los asistentes, especialmente de los que acuden desde otras ciudades; capacidad de adaptación a los requerimientos de cliente (distintos formatos y propuestas); un mobiliario que se adapte al intercambio de conocimiento y el networking; el servicio, impecable; la movilidad; gastronomía como servicio complementario; y una constante actualización de las instalaciones.

Por último, no hay que olvidar los gustos y preferencias de las nuevas generaciones, como los millennials, hiperconectados y con preferencia por espacios poco rígidos y donde se prime la experiencia de la propia reunión. La sala de reunión ha de ser una extensión de la compañía y de los trabajadores, de su filosofía de empresa, y contribuir al logro de los objetivos de las distintas partes implicadas.

 

Meliá París La Défense
SALAS TECNOAVANZADAS

Independientemente del concepto y del producto que ofrezca una cadena en lo que a salas de reuniones se refiere, todo pasa por la tecnología, que inunda los hoteles desde la recepción hasta el último rincón de las habitaciones. La conexión es clave, sobre todo para permitir proyecciones, compartir datos y, especialmente, facilitar la videoconferencia.

Una encuesta elaborada por la empresa tecnológica Logitech pone de manifiesto aspectos como que los dispositivos de videoconferencia son herramientas profesionales cada vez más demandadas y necesarias para un mayor número de profesionales, tanto organizadores como asistentes. En concreto, para el 86 % de los encuestados, la videoconferencia acelera la toma de decisiones y para el 83 % es una herramienta esencial para mejorar la productividad de los equipos de trabajo. De hecho, la mayoría de salas de reuniones de alto nivel cuentan con estos dispositivos y la conexión suficiente para utilizarla sin problemas.

Entre las claves que ha de tener una sala tecnoavanzada es importante que se trate de un espacio práctico, es decir, que permita tanto reuniones presenciales como virtuales. También resulta fundamental que cuente con el equipamiento tecnológico suficiente para dar servicio a todas las necesidades de los equipos de trabajo. En el caso de la videoconferencia, una cámara de alta definición, equipos de audio potentes y pantallas aptas para visionar y compartir contenidos, pero también para presentaciones en múltiples formatos. Por último, es deseable que la tecnológico sea fácil de usar y que no requiera, en la medida de lo posible, de personal técnico que rompa la tranquilidad o la confidencialidad del encuentro.

 

TAMBIÉN LAS HABITACIONES

La tecnología como elemento disruptivo se extiende prácticamente por todo el hotel. Está ya presente en las salas de reuniones, en las recepciones y, por supuesto, en las habitaciones. Es el futuro del alojamiento. Un claro ejemplo es la ‘Tech-room’ o habitación 100 % tecnológica presentada por Meliá. Proyección 360 grados en las paredes, asistencia por voz, robot de limpieza, conexión con todos los dispositivos tecnológicos del cliente, sonido envolvente, panel inteligente e interactivo con los servicios del hotel… Ningún detalle escapa, porque hasta el mobiliario está conectado para ofrecer experiencias relajantes durante el descanso en la cama o los sofás, para controlar las cortinas… y todo desde el principio, al abrir la puerta con una llave digital. ‘Tech-room’ se encuentra ya en Meliá Madrid Serrano y es el referente para expandir este concepto por el resto de la cadena hotelera.

Otro concepto innovador que facilita al cliente su experiencia en Fastpass, de NH Hotel Group, centrado en facilitar el tránsito. Este producto permite tres servicios esenciales: Online Check-in, Choose your Room y Online Check-out. Ya está disponible en la mayoría de los establecimientos europeos de la compañía y supone hacer todo el proceso de forma automática, segura y, sobre todo, fácil, para que el huésped no se preocupe por nada.

Pero no solo el cliente es el destinatario de estos avances, también los empleados. Ilunion Hotels cuenta con un rompedor programa de escucha y reconocimiento profesional digital. Los clientes tienen la posibilidad de valorar, reconocer y dejar un comentario sobre los empleados concretos que han hecho grata su experiencia. Esta información pasa automáticamente a formar parte de su perfil laboral. Es la tecnología total.