CWT Travel Management Institute ha detectado las prioridades de la gestión de viajes para 2011 a través de una encuesta realizada entre 187 travel managers de todo el mundo. Tras coincidir en el análisis del mercado con el informe de tendencias publicado en el anterior número de meetin, el laboratorio de inteligencia de Carlson Wagonlit Travel propone estas recomendaciones.
TRANSPORTE AÉREO
- Se espera una subida moderada del coste del transporte aéreo.
- Hay que tener en cuenta el impacto del aumento de los cargos por servicios adicionales a la hora de negociar e incluir estos gastos en la política de viajes.
- Es probable que haya una menor disponibilidad de tarifas restringidas en 2011, de ahí la importancia de que los pasajeros reserven con suficiente antelación.
- En el caso de las compañías de bajo coste, conviene tener en cuenta sus limitaciones. Además, no siempre ofrecen las tarifas más bajas desde un punto de vista lógico en el momento de la reserva.
- Se recomienda limitar el número de proveedores preferentes para optimizar los descuentos y aprovechar las alianzas como tácticas de negociación.
ALOJAMIENTO
- A la hora de preseleccionar los hoteles, conviene considerar otros factores aparte de la categoría, ya que no siempre es un indicador fiable de la calidad. Merece la pena recordar que los viajeros dan menos importancia a la categoría o a la oferta de servicios del hotel que a su ubicación.
- Es prudente seguir solicitando acuerdos de disponibilidad de última habitación en mercados de alta ocupación y supervisarlos detenidamente mediante auditorías periódicas de las tarifas.
- Resulta recomendable incluir servicios adicionales al negociar las tarifas para mitigar los aumentos de precio cuando sea posible.
- Hay que comprobar que los viajeros frecuentes se benefician de los servicios ofrecidos en los programas de fidelización.
- Incluir consultas específicas sobre las prácticas medioambientales de los hoteles en las solicitudes de propuesta.
- Compartir los precios tope por ciudad con los proveedores durante el proceso de selección para animarles a equiparar tarifas y a los viajeros a seleccionar hoteles preferentes cuando hacen una reserva.
FERROCARRIL
- Los expertos del sector predicen un probable aumento de los precios en 2011 debido a la introducción de nuevas líneas de alta velocidad y peajes más altos.
- La gestión de los billetes transfronterizos seguirá siendo compleja. Cada país ha construido sus redes ferroviarias sin planificar la interconexión.
- Gestionar las ventajas y desventajas de optar por ferrocarril o el avión en los programas de viaje ahora que el tren se está convirtiendo en una alternativa atractiva al transporte aéreo.
COCHE
- Solicitar garantías de disponibilidad en las negociaciones con empresas de alquiler de vehículos.
- Indagar acerca de los aspectos medioambientales a la hora de seleccionar proveedores preferentes. Algunas empresas de alquiler ofrecen vehículos más ecológicos e información sobre las emisiones de carbono.
- Considerar si existen posibles sinergias entre el programa de viajes corporativo y la gestión de la flota de empresa. Es posible que las empresas puedan aprovechar los volúmenes combinados en las negociaciones.
- Tener en cuenta que muchas empresas de alquiler de vehículos se están expandiendo en Brasil, China, India y Rusia y, por lo tanto, los contratos podrán abarcar zonas geográficas más amplias.
REUNIONES Y EVENTOS
- Equilibrar los ahorros con el impacto comercial de las reuniones y eventos. Esto puede lograrse mediante una gestión estratégica de reuniones y eventos que integre la organización, la tecnología y los procesos adecuados con el apoyo de proveedores especializados.
- Planificar las reuniones y eventos anualmente para sacar el máximo provecho de los recursos tanto internos como externos. A la hora de negociar con proveedores, una visión más clara de los volúmenes puede suponer grandes oportunidades de descuentos. Las empresas deberán considerar plantear sus propuestas con mayor antelación que en años anteriores.
- Buscar sinergias con los viajes de negocios regulares, al tiempo que se tienen en cuenta las exigencias específicas de las reuniones y eventos.
- Subcontratar la gestión de reuniones y eventos a un número limitado de proveedores preferentes. Una colaboración eficaz con los proveedores adecuados permite a las empresas aprovechar la experiencia externa a la vez que se reducen los costes.
- Recordar que la tecnología no puede arreglarlo todo. A pesar de que, indudablemente, las herramientas específicas para reuniones y eventos ofrecen ventajas, las empresas que las incorporan deben contar con la organización adecuada y con una estrategia de gestión del cambio.
UN TERCIO DE LAS EMPRESAS ESPAÑOLAS AUMENTARÁ SU GASTO EN VIAJES
Más de un tercio de las empresas de España incrementarán, a pesar de la crisis, su presupuesto para viajes de negocio al tiempo que recurrirán a la realización de reservas y compras anticipadas.
Esta es una de las principales conclusiones del “I Informe FCm de Viajes de Empresa en España” realizado por la agencia FCm Travel Solutions que, tras encuestar a 200 empresas de todos los tamaños, analiza los comportamientos y las tendencias en la gestión de sus viajes de negocios.
Otras conclusiones importantes de este primer análisis del sector en nuestro país muestran datos y tendencias como los siguientes:
- Las compañías españolas intensifican su internacionalización ante la atonía de la economía española. Así, mientras que el mercado doméstico cae un 10% en 2010, el tráfico a América crece un 8% y un 16% a Asia.
- Más de un 50% de las empresas en España redujo su gasto en viajes en 2010. Este año el porcentaje bajará al 31%.
- La utilización de tarifas reducidas, así como la reserva y compra anticipada se acelera y el uso de las tarifas promocionales llega hasta casi el 90% en el tráfico europeo.
- La medición del retorno de la inversión (ROI) de los viajes corporativos comienza a tomar protagonismo en una coyuntura económica de lenta recuperación. Así, un 12% de los responsables de viajes afirman cuantificarlo.
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