Sostenibilidad, responsabilidad, ESG… son los mantras actuales, las consignas de moda. Y bienvenidas sean. Ya se trate de cumplir de forma convencida con las directrices de Naciones Unidas para salvar el planeta de su punto de no retorno o sirva para llenar páginas de las memorias anuales de turno en las grandes compañías cotizadas en Bolsa, lo cierto es que el medio ambiente y la sociedad salen ganando. Aunque se trate de gotas en el océano, la concienciación de unos y otros va en aumento, y el segmento del Business Travel & MICE no podía ser menos.
Tome nota: ISO 20121:2012. Esta es la norma cuyas directrices hay que seguir para que un evento sea sostenible. A partir de ahí, del cumplimiento de la norma, imaginación al poder. Que un evento sea sostenible es mucho más que no usar envases de plástico en el catering, iluminar con luces led o que el transfer sea en coche eléctrico. Es tomar decisiones acertadas sobre impactos negativos asociados a los aspectos sociales, ambientales y económicos; así como decidir sobre la ubicación; el lugar de alojamiento de los participantes y ponentes; la movilidad y accesibilidad; los materiales de comunicación, difusión y promoción; los servicios de restauración, catering y avituallamiento; o la gestión de proveedores de suministros, servicios y asistencias técnicas, así como los programas de ocio o entretenimiento complementarios.
¿Estamos ante una moda, una estrategia, o ante un auténtico deseo de hacer las cosas bien? Pues hay de todo. Frente a términos como el green washing, una práctica de marketing verde destinada a crear una imagen ilusoria de responsabilidad ecológica, se encuentran cada vez más empresas y personas de a pie convencidos de que el futuro del planeta pasa por usar bambú en vez de plástico en su tenedor, por viajar en tren en vez de en avión o por ver el programa del congreso en el móvil en vez de en un folio.
LA HORA DE LOS EVENTOS
«El primer propósito, la primera obligación de una empresa, es ser rentable. La sostenibilidad no debe servir para ocultar carencias. Tiene que ser el resultado de añadir el impacto positivo medioambiental y social al comportamiento de una empresa, pero sin olvidar jamás la parte económica», afirmó María Guerrero, presidenta de Acción por la Música, durante la celebración de la reunión anual de la industria de los eventos, AEVEA & Co, organizada por las Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA).
«Me temo que la sostenibilidad sigue estando fuera, porque se la percibe como un plus, como algo opcional», señaló por su parte Alberto Gómez, director de Ephymera. «Sin embargo, tiene que estar tan normalizada e integrada en cualquier empresa y en la industria de eventos como los sistemas de facturación o pago de impuestos». En esta línea se pronunció Raquel Seiz, Marketing & Communication Manager de 4 For everything: «Desde hace ya varios años las agencias de eventos ponemos sobre la mesa el tema del impacto medioambiental y social a la hora de planificar eventos. Es cierto que hay que dar el paso siguiente: no contemplarlo como un añadido, sino como algo en la misma base y fundamento de cualquier planteamiento de evento».
Por su parte, Arnau Bayarri, Sustainability Consultant en Ferrer, afirmó: «Las empresas estamos trabajando en extender la conciencia de sostenibilidad mediante formación interna a nuestras personas. Cuestiones como la preferencia de contratación de proveedores locales —mejor impacto social— o la inviabilidad del desperdicio alimentario están empezando a calar en todos los niveles de la toma de decisiones».
Finalmente, Jordi Rius, Sales Manager en SOMOS Unit Elements, incidió en que ser sostenible puede ser más caro que no serlo, pero que, aun así, compensa. «Serlo puede encarecer algunos elementos y diseños, pero puede también abaratar costes de recursos o servicios que ahora consideramos muy sofisticados y pueden hacerse de manera mucho más simple sin perder nada de su eficacia».
MANERAS DE TRABAJAR
La nueva realidad debe abordarse desde la sostenibilidad y, por extensión, la responsabilidad. Casi nada. Es decir, como reza la política de una multinacional, «cumplir escrupulosamente con todos los requisitos aplicables en cada caso —incluyendo, en especial, la legislación en materia de seguridad y salud, ruidos, residuos, privacidad y protección de datos de carácter personal—, así como promover la accesibilidad, la inclusión, la no discriminación y el fomento de la diversidad en su planificación y ejecución». Es una nueva manera de hacer las cosas, muy por encima del simple beneficio económico o de imagen corporativa, aunque no es nuevo, pues ya hace años que se habla de ella.
Tanto es así que, además del cuerpo legislativo y de normas de calidad, han aparecido expertos y compañías para aportar a los eventos y reuniones su toque de sostenibilidad. Una muestra es Ephymera, que trabaja «para que meeting planners, agencias, destinos y festivales de música puedan incorporar la sostenibilidad a sus valores de marca». Sin ir más lejos, facilitan la obtención de Eventsost, una certificación para la sostenibilidad en la industria de los eventos.
Según esta compañía, cinco son los elementos fundamentales en el binomio reponsabilidad-MICE. En primer lugar, los denominados eventos de responsabilidad social corporativa (RSC), relacionado con la naturaleza, sí, pero también con las personas desfavorecidas, infancia, formación, etc. En segundo lugar, la medición y compensación de la huella de carbono. No hay actividad que se precie en la que no aparezca este elemento. Nos jugamos mucho con el cambio climático y esto permito aportar un granito de arena a la causa. El tercer elemento es la mencionada certificación de la sostenibilidad, ya que lo que no se puede medir no existe. Además, la legislación avanza y para cumplirla es necesaria una correcta estructuración y auditoría de los eventos. El cuarto elemento en discordia para Ephymera es la sostenibilidad de los caterings. Esto significa que tiene que haber varias opciones alimentarias (veganas, vegetarianas, etc.), que los productos sean locales, que no conlleve sufrimiento animal y otras consideraciones que están a la orden del día de los consumidores. Finalmente, el quinto elemento es básico: la comunicación de lo organizado, mostrar que un evento de estas características es posible y que no afecta al buen desarrollo. Además, supone un espaldarazo a la imagen de la compañía o institución en cuestión.
UNA MUESTRA
La citada norma ISO 20121:2012 asegura que se realiza un «evento sostenible», independientemente de su naturaleza. Pongamos como ejemplo una junta de accionistas de una multinacional; de una compañía en concreto: Iberdrola; y de un año: 2022. Según esta energética, las tres claves para que su junta general de accionistas sea un evento sostenible son: «Conocer y dar respuesta a las necesidades de los grupos de interés, mantener una relación de confianza e implicación con nuestros proveedores y maximizar el impacto socioeconómico allí donde se celebra el evento».
El sistema de gestión de sostenibilidad de eventos de la eléctrica contempla cuatro líneas estratégicas, con objetivos y acciones concretas para cada uno de los eventos:
- Mejorar la accesibilidad: lograr que sean accesibles al 100 % de las personas.
- Minimizar el impacto ambiental: reducir la cantidad de residuos generados y mejorar la valoración de estos, disminuir la huella de carbono y el consumo energético, así como reducir el impacto ambiental indirecto (huella ambiental) derivado.
- Ayudar a la comunidad local: favorecer la entrada al mercado laboral de personas jóvenes, propiciando su primera experiencia profesional.
- Aumentar la sensibilización en materia de sostenibilidad a todo el personal participante o afectado por los eventos celebrados, además de mejorar los procesos de comunicación y participación durante el desarrollo de estos.
La primera junta de accionistas de Iberdrola certificada como un evento sostenible fue la de 2016. Desde entonces, la compañía ha extendido la certificación a otros eventos corporativos multitudinarios. En un proceso imparable.
ASPECTOS ESENCIALES
En términos generales las claves para la sostenibilidad de eventos giran en torno a tres grandes aspectos, además de otros elementos complementarios. En esencia son de tipo ambientales, sociales y económicos. En el caso de los primeros, los ambientales, estamos hablando de consumo de energía, de agua, de materiales y alimentos…, pero también de generación y gestión de residuos, contaminación lumínica, acústica y atmosférica local, e incluso la emisión de gases de efecto invernadero, los tristemente conocidos como GEI.
Todo lo relacionado con el medio ambiente es lo que más se está teniendo en cuenta en los últimos tiempos, debido a una creciente concienciación, tanto de las empresas como de sus propios clientes. Se ha convertido en una demanda inherente prácticamente a cualquier presupuesto. Y si no, que se lo digan a los event planners, que pueden ver caer un proyecto por no ofrecer alternativas al plástico de un solo uso o no poder compensar la huella de carbono del evento en cuestión.
El segundo de elementos, el apartado social, también ha cobrado mucha fuerza en los últimos tiempos. No hay que olvidar que los famosos Objetivos de Desarrollo Sostenible de la onu, los icónicos ods, recorren todo el abanico de acciones sociales, económicas y ambientales. Este apartado incluiría, por ejemplo, todo lo relacionado con la accesibilidad y la señalización, la relación con grupos de interés y la comunidad local donde se celebra el evento, las condiciones sociolaborales del personal, la seguridad e higiene en el trabajo, la igualdad de oportunidades, la formación y capacitación y la seguridad global, así como el consumo de sustancias ilegales. Es un enfoque integral centrado en la personal, ya sea participante o trabajador.
Finalmente, y no menos importante, el organizador ha de hacer frente a una serie de elementos económicos que van a marcar el resultado de su proyecto. Todo evento genera un impacto económico a escala local que puede colaborar al desarrollo de esas comunidades. También tiene que ver con la evaluación de los proveedores y los productos, incidiendo a su vez en la transparencia y el buen gobierno de las partes implicadas; también está relacionado con la satisfacción de los usuarios, y, finalmente, con la innovación.
Poner en juego todos estos elementos hace necesario llevar a cabo un proceso complejo y exhaustivo, no solo para cumplir con lo que marca la norma de calidad al respecto, sino para cumplir de manera fehaciente con ese objetivo más elevado de una industria responsable. Por ello, hasta cuatro fases se contemplan: de planificación, organización, ejecución y evaluación. Más que nada porque, además de todos los aspectos anteriormente reseñados, hay numerosas y heterogéneas figuras que toman parte en cualquier evento y todas, bien coordinadas y con los objetivos claros, han de remar en una sola dirección.
Se trataría de, además de los propios promotores y organizadores, del personal adscrito al evento y los voluntarios si los hubiera, las empresas organizadoras, las proveedoras de servicios logísticas y técnicos, de alimentos y materiales, los hoteles o sedes donde se celebra el evento, los operadores de transporte de los delegados o participantes, los patrocinadores, los asistentes —ya sean ponentes o público— e incluso la comunidad local.
LA GLOBALIZACIÓN
Environmental, Social and Gobernance (ESG). Las siglas de moda abarcan a toda la industria, no solo a los eventos: agencias, compañías de transporte, alojamientos, empresas de servicio… Todos se hallan comprometidos con este imparable movimiento, cada uno en su respectiva parcela, que va desde el uso de combustibles sostenibles (SAF) en la aviación, al ahorro de agua y energía en hoteles o el uso de medios de transporte eléctricos. Existen muchas formas de ayudar al planeta.
Esto es lo que se puso de manifiesto en una reciente edición de Forum Business Travel, que bajo el nombre «Viajar con propósito», reunió a representantes de los distintos sectores que conforman el mice. Todos pusieron sobre la mesa la necesidad de elaborar estrategias coordinadas, en la que todos los integrantes de la industria remen en una misma dirección.
En el caso de la aviación, se ha iniciado un viaje de no retorno que incluye uso de biocombustibles, optimización de flotas, eliminación de plásticos, eliminación de rutas cortas, reciclaje de elementos, compensación de la huella de carbono… Y no lo hace porque lo pida la ONU. Según un sondeo realizado el año pasado por Air France y KLM España en colaboración con la revista Corresponsables, el pilar fundamental de una estrategia responsable de los viajes corporativos es el empleo de proveedores sostenibles, como señalaron el 70 % de los encuestados, seguido de la compensación de CO2, con un 63 %. El informe apunta además un dato decisivo: dos tercios de las empresas encuestadas estarían dispuestas a pagar un suplemento en los viajes corporativos para neutralizar su huella de carbono.
En esta línea se mueve el sector hotelero, que es uno de los pioneros. Compañías líderes del sector alojativo a nivel global como Accor Hotels llevan años marcando la pauta en este terreno y están ayudando a orientar la transformación. Rebeca Ávila, VP Sustainability Southern Europe de este grupo, apuntó durante su intervención en FBT a un cambio de paradigma en la sostenibilidad: «Estamos pasando de un modelo de compensación al modelo de contribución, en definitiva, se trata de contaminar menos». Y, por supuesto, la concienciación a todos los niveles es esencial. «En Accor damos formaciones de sobre sostenibilidad al 100% de los empleados», comentó Ávila.
La clave de lo que está pasando la dio en ese mismo foro Xavier Angrill, socio responsable de ESG en el Sector Turístico de Deloitte: «Hoy vemos que se están desarrollando proyectos estratégicos de ESG que complementan el plan de negocio financiero tradicional. Estos planes ya incorporan objetivos a medio plazo y asumen compromisos y están condicionando la evaluación y la retribución en función de estas variables. Es cierto que queda mucho camino por recorrer, pero estamos en la vía correcta». Ahora bien, para que esto se produzca, afirmó, «hay que pasar del cumplimiento al convencimiento». Alternativas hay, pero en primer lugar hemos de interiorizar que cuidar del planeta es tarea de todos… y que no nos queda mucho tiempo.
UN COMPROMISO GLOBAL
El Programa para el Medio Ambiente de las Naciones Unidas (PNUMA) define un evento sostenible como «aquel que se diseña, organiza e implementa de forma que minimice los impactos ambientales negativos y deje un legado positivo para la comunidad que lo alberga».
Esta entidad considera que un evento de bajo impacto ambiental ha de organizarse teniendo en cuenta los siguientes requisitos:
- Reducir al mínimo las emisiones de gases de efecto invernadero, como el CO2, y realizar compensación de emisiones.
- Minimizar el consumo de recursos naturales (incluidas agua y energía) y adaptar la demanda a los recursos disponibles.
- Evitar la producción de residuos cuando sea posible y reutilizar o reciclar los generados.
- Proteger la biodiversidad y los recursos hídricos, aéreos y el suelo.
- Beneficiar a la comunidad local desde el punto de vista social, ambiental y económico, tanto durante el evento como una vez finalizado el mismo.
- Aplicar los principios anteriores en la adquisición de bienes y servicios para el evento, la elección del lugar, el transporte, el servicio de comidas y el alojamiento.
- Sensibilizar a los participantes, al personal, a los proveedores de servicios y a la comunidad local en relación con la sostenibilidad, y comunicar todas las medidas y metas adoptadas.
PROPUESTA DE CERTIFICACIÓN
Ephymera ofrece Eventsost, una certificación de sostenibilidad para la industria mice. Según esta compañía, con la información específica de cada empresa crea un sistema de gestión de la sostenibilidad en eventos adaptado, empleando para ello su plataforma tecnológica Eventsost Key, en donde queda recogido el modo en que dicha compañía tiene que aplicar los criterios de sostenibilidad para eventos de Eventsost.
Su esquema de certificación se basa en más de dos centenares de criterios aplicables a eventos en función de la tipología y del briefing del evento, y que se agrupan en categorías como alojamiento y restauración, accesibilidad de personas, gestión de residuos, sistema de gestión, alimentos y bebidas, espacios para eventos, movilidad sostenible, condiciones laborales, ahorro energético, gestión del agua, aspectos socioeconómicos, regalos y merchandising, emisiones atmosféricas, legado de eventos, actos al aire libre, ahorro de materiales, huella de carbono y comunicación y visibilidad. Hasta la fecha han certificado eventos de empresas como Airbus, Indra, Línea Directa, Wolters Kluver, Banco Sabadell, BBVA, Seur, Zaragoza Congresos, Gijón, Roche…
Tienen tres tipos de certificado:
Certificate of Compliance. Dirigido a empresas que poseen un sistema de gestión para el diseño y la producción de eventos de manera sostenible empleando la plataforma Eventsost Key.
Recurso sostenible. Para productos o servicios para eventos cuyo empleo garantiza unos mejores resultados de sostenibilidad para el evento.
Evento sostenible. Para eventos que sean organizados por una agencia previamente certificada con el Certificate of Compliance y que cumplan los parámetros definidos por Eventsost para ser un evento más sostenible.
IDEAS PRÁCTICAS
Las tendencias y propuestas para un evento sostenible son numerosas y muy interesantes. Frente a las apuntadas por Ephymera, otra compañía organizadora, Enbex, propone siete medidas muy fáciles de aplicar y que pueden marcar la diferencia, no solo en tener la conciencia tranquila, sino en la satisfacción final del asistente, que al final es de lo que se trata. Estas son sus siete propuestas:
Disposición del espacio. Tanto si se tiene que crear el espacio para eventos sostenibles de cero, como si hay la posibilidad de reformarlo, utilizar materiales sostenibles es todo un acierto. Por otra parte, entre los meses de mayo y septiembre miles de actos suceden en las calles, parques, fincas y espacios dedicados a eventos, espacios que se deben aprovechar con propuestas reutilizables.
Movilidad respetuosa. Escoger una buena ubicación es fundamental para que el evento tenga éxito. Sin embargo, hay que ser capaces de crear la fórmula perfecta: escoger el sitio idóneo, pero evitar que cada invitado acuda en su coche privado, fomentando así la contaminación. Si es un lugar al que se puede llegar a pie, en bicicleta u otros medios sostenibles, mejor aún. En caso de incluir el coche privado, contemplar la opción de incluir facilidades para vehículos eléctricos. El respeto también incluye a las personas con movilidad reducida o algún tipo de discapacidad.
Catering de km 0. Una buena criba para escoger un servicio u otro es el uso de productos ecológicos, de temporada y de proximidad, para aprovechar los recursos de la tierra, además de minimizar los gastos de transporte de los alimentos. Otro de los aspectos a tener en cuenta son los materiales para la conservación. Es mejor optar por vidrio, metal o tela. Igualmente, es conveniente pensar en alguna opción para las personas vegetarianas, veganas o con otras costumbres alimentarias.
Obsequios. No tienen por qué ser un objeto prefabricado o típico como el resto. Es mucho más útil pensar, por ejemplo, en camisetas que después se pueden utilizar y seguirán teniendo impacto.
Sin papel. Seguir usando papel para las invitaciones o para las listas de asistentes con la tecnología existente no es muy sostenible. Existen infinidad de aplicaciones para hacerlo digitalmente. En caso de tener que usarlo por algún motivo, es aconsejable optar por el reciclado y por impresoras no contaminantes.
Infraestructura. Los hoteles sostenibles son una buena opción. Se pueden aprovechar las horas de sol para evitar el gasto inútil de energía y la contaminación lumínica. Si no hay más remedio, las luces led son la tendencia para el ahorro energético y para el uso razonable de la electricidad. El agua también es uno de los elementos imprescindibles en un evento, pero el consumo responsable es todavía más importante.
Economía local. Además de la ecología, la sostenibilidad económica es uno de los puntos más importantes para el buen desarrollo de la sociedad. Dar trabajo de forma local a personas de la zona, ya sea de forma directa o indirecta, se considera algo muy positivo. Además, la inclusión sociolaboral de personas discapacitadas hará que contribuye a una mejora de su calidad de vida.
