Un informe elaborado por Carlson Wagonlit Travel a partir de 222 entrevistas a responsables de reuniones y eventos en 15 países revela que es posible reducir los gastos entre el 10 y el 25% aplicando las mejores prácticas de gestíón.
Las empresas pueden ahorrar entre el 10 y el 25% del gasto en reuniones y eventos (M&E) al aplicar mejores prácticas en la gestión y el cumplimiento, la contratación y los procesos, según se desprende del estudio. El gasto en M&E representa entre un 0,5% y un 1,5% de los ingresos de las empresas, en función del sector de actividad, o entre el 35 y el 60% del importe que gastan por separado en los viajes de empresa puntuales.
El informe está basado en 222 entrevistas a responsables de reuniones y eventos en 15 países, además de 40 encuestas a expertos en todo el mundo, 2.360 cuestionarios a participantes en eventos en seis países, así como la propia base de datos del CWT Travel Management Institute, la unidad de investigación de Carlson Wagonlit Travel.
A pesar de la importancia del gasto, muchas empresas no cuentan con una estrategia de M&E o con políticas o procedimientos necesarios para optimizarlo y centrarse mejor en los objetivos comerciales. El estudio identifica varios pasos que las empresas pueden seguir para maximizar la gestión:
– Diseñar una estrategia y una política de M&E que respalde los objetivos estratégicos y estipule normas precisas, términos contractuales estándares y procesos específicos para su seguimiento.
– Crear un calendario anual de eventos y presupuesto de M&E. Esto permite que las organizaciones hagan el mejor uso de sus recursos, incluído el espacio para reuniones no utilizado debido a cancelaciones, y ofrece una mayor visibilidad para negociaciones con los proveedores.
– Seleccionar y negociar con los proveedores. Trabajar con agencias de M&E, socios logísticos y proveedores tecnológicos permite que las empresas fomenten la experiencia externa a la vez que reducen los costes. Muchas empresas también trabajan con un número limitado de hoteles y aerolíneas preferentes de su programa de viajes de empresa para crear sinergias.
– Establecer un proceso de planificación formal. Los objetivos comerciales bien definidos, los procesos de aprobación formal, la planificación avanzada, los destinos bien escogidos y la subcontratación fomentan la sistematización y el cumplimiento en toda la organización y ayudan a garantizar el rendimiento de la inversión.
– Implantar un registro eficaz de los asistentes. Sustituir los procesos de registro manual por tecnología permite ahorrar tiempo y mejorar la coordinación y la calidad de los datos para los organizadores y los asistentes de M&E. Asimismo, el software de gestión estratégica de las reuniones ofrece una solución más completa para la gestión de procesos, contratación y gasto.
– Optimizar el pago y el reembolso. El uso de un único modo de pago como, por ejemplo, una tarjeta de reuniones corporativas para todos los costes de proveedores y una tarjeta de crédito corporativa para los gastos reembolsables de los asistentes, permite que las empresas gestionen mejor los datos de los gastos y fomenten el cumplimiento del programa de M&E.
– Evaluar el cumplimiento de la política y el rendimiento de M&E. Los indicadores de rendimiento estandarizados que miden la satisfacción, el ahorro, el rendimiento de los proveedores y el cumplimiento de las políticas adoptadas permiten que las empresas comparen su rendimiento con los objetivos, identifiquen áreas de mejora y garanticen un progreso continuo.
Más información:
http://www.carlsonwagonlit.com/en/global/tmi/etm/meetings_and_events.html?src=EM07010206.
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